As viagens corporativas representam excelentes oportunidades para manter contato próximo com os fornecedores e clientes, além de expandir relacionamentos profissionais.

No entanto, para que todo o processo flua de acordo com o planejado, é necessário garantir uma boa gestão. Nesse sentido, há tarefas que podem tomar muito do tempo dos funcionários, gerando grandes quantidades de informações.

Desse modo, é crucial entrar em ação para tirar o máximo proveito de cada deslocamento e reduzir os custos sem, para tanto, comprometer a eficiência. De modo geral, é de suma importância estabelecer regras claras para os seus colaboradores.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo 7 dicas essenciais para ajudar você a obter o máximo de sucesso possível ao planejar as viagens corporativas da sua empresa. Boa leitura!

1. Estabeleça metas

A experiência de fazer uma viagem corporativa é extremamente compensadora, tanto para o funcionário quanto para a empresa que ele representa. Todavia, para que o seu colaborador não confunda esse deslocamento com turismo, é altamente recomendável apresentar as metas e os objetivos de negócio que devem ser atingidos.

2. Planeje com antecedência

Não há como economizar sem, primeiramente, elaborar um bom planejamento. Caso os seus funcionários precisem viajar, não se esqueça de definir, com o máximo de antecedência, as datas.

Assim, ficará mais simples conseguir as melhores ofertas do mercado em relação às reservas de hotéis e de passagens. Ao contrário do que muitos pensam, uma boa gestão de viagens na sua empresa é indispensável para gerar cronogramas eficazes para todos os deslocamentos necessários.

3. Gere relatórios

Os números do seu gerenciamento de viagens corporativas são essenciais. Para monitorá-los você deve utilizar ferramentas específicas ou planilhas, optando pela alternativa que melhor atenda às necessidades do seu negócio e, principalmente, as características gerais do seu segmento de atuação.

Tenha em mente que, para manter registros precisos desses deslocamentos, os relatórios sobre gastos e logísticas são indispensáveis. Afinal, esse documento contribui para evitar problemas e, até mesmo, sanar dúvidas financeiras.

4. Defina a sua política de viagens

A promoção de uma excelente gestão das viagens corporativas depende, em grande medida, da criação de uma política exclusiva para essa área. Essa definição deve tratar, diretamente, de elementos como as questões de segurança, as regras de reembolso, os valores praticados, dentre outros.

5. Defina a sua política de reembolso

Esse é um dos aspectos mais importantes da sua gestão de viagens corporativas. Isto é, a partir da política de reembolso a sua empresa conseguirá deixar claro quais são os gastos efetivamente necessários e possíveis ao longo de cada deslocamento.

6. Identifique as necessidades de cada viagem

As viagens corporativas estimulam os profissionais a saírem de suas rotinas habituais, propiciando a capacitação e, ainda, permitindo que conheçam lugares novos. No entanto, o real objetivo de cada viagem não pode ser esquecido.

7. Invista em uma boa ferramenta de gestão

As soluções tecnológicas avançam a passos rápidos. Desse modo, podemos contar, atualmente, com várias ferramentas capazes de simplificar a rotina de trabalho e as tarefas relativas à gestão de viagens corporativas.