Adiantamento para despesas de viagens: como conter os riscos?

Quando uma empresa envia um profissional para uma viagem corporativa, já é de conhecimento geral que os gastos essenciais, por lei, precisam ser cobertos pelo empregador. Para isso, um método muito adotado é o adiantamento de despesas de viagens, porém, é preciso ressaltar que essa tática pode conter alguns riscos.

Para quem não sabe, o pagamento desses eventos pode ser feito tanto por adiantamento quanto por reembolso. Como pode-se concluir, quando falamos de adiantamento, estamos falando de um valor certo que é anteriormente conferido para abranger todos os gastos feitos durante a viagem.

Dessa forma, para que o adiantamento de despesas de viagens corporativas seja realizado, existem algumas dicas que podem ser seguidas para conferir que tudo saia conforme planejado. Quer ficar por dentro de como se organizar para isso? É só continuar lendo esse post, que separamos algumas sugestões valiosas para você!

Quais são os riscos do adiantamento de despesas de viagens?

Existem vários fatores que podem acabar comprometendo o dinheiro separado para o custeamento de viagens corporativas quando estes ocorrem pelo método de adiantamento de despesas. Confira abaixo quais são os principais riscos:

Gasto do dinheiro do custeamento da viagem para outras coisas

Ainda que exista uma grande confiança entre empresa e colaborador, o risco de que o valor separado para as viagens corporativas acabe tendo outros destinos sempre é presente quando se trabalha com a política de adiantamento de despesas.

Às vezes, isso pode acontecer até mesmo de forma desintencional, sem que o funcionário aja de má fé na hora de destinar esse montante para outras coisas. Quando o adiantamento é feito por depósito em uma conta pessoal do colaborador, por exemplo, pode acontecer dele acabar confundindo valores e venha a gastar o dinheiro do adiantamento pensando estar fazendo uso de economias pessoais.

Perda ou roubo do dinheiro

Quando o adiantamento de despesas de viagens corporativas é feito em espécie, por outro lado, riscos que sempre estão à espreita é a perda ou o roubo dessa quantia. Por mais que todo o cuidado seja tomado, não dá para nos protegermos 100% contra imprevistos, de forma que pode acabar acontecendo uma desatenção, que acabe levando a perda dos valores, ou até mesmo uma fatalidade, e o montante acabe sendo roubado.

Nestes casos, o melhor a se fazer é disponibilizar um cartão pré-pago para os colaboradores e realizar a gestão das despesas por ele. No sistema da Argo, por exemplo, é bem simples realizar essa gestão: com o sistema, é possível realizar de forma integrada a conciliação entre adiantamento e as despesas realizadas.

Não realização da prestação de contas

A prestação de contas é uma etapa muito importante e que deve continuar sendo realizada mesmo no adiantamento de despesas. No método de reembolso, é mais comum que o funcionário vá atrás de realizar a prestação de contas o mais rápido possível, por precisar restituir valores gastos do próprio bolso, porém, pelo sistema de adiantamento, é mais normal que essa etapa pós viagem seja negligenciada.

É importante realizá-la, porém, para garantir a transparência e a confiança entre empresa e colaborador. Por meio dela, será possível reaver valores que sobraram e até mesmo afunilar o montante necessário para a próxima viagem, garantindo assim um aprimoramento na parte de planejamento das viagens corporativas.

Pensando em melhorar esse processo, o sistema da Kennedy conta com uma política que permite à empresa bloquear novos adiantamentos, caso o colaborador esteja com algum adiantamento em aberto. É possível ainda, bloquear lançamentos de notas cuja data de emissão seja superior a x dias (de acordo com a política de cada empresa) da data de prestação.

Como fugir dos riscos desses adiantamentos?

Até aqui, já vimos que o adiantamento de despesas pode acabar pregando algumas peças que podem comprometer o bom andamento da viagem corporativa e até mesmo o período posterior a ela. Por isso, é importante fazer o que estiver ao seu alcance para evitar problemas.

Tenha uma política clara de adiantamento de viagens corporativas

A melhor forma de blindar-se contra conflitos é manter um método bem organizado e funcional de política de adiantamento. Dessa forma, empresa e colaborador conseguirão estar completamente alinhados, não abrindo espaço para que dúvidas venham a gerar problemas durante toda essa operação.

Opte por um método seguro para o depósito dos valores, sendo uma boa opção ter uma conta em banco destinada especialmente para essas ocasiões, com cartão de crédito ou débito próprio. Dessa forma, será mais seguro para a empresa e até mesmo mais fácil para os colaboradores.

Através do sistema da Kennedy, é possível realizar a exigência de comprovações de notas por foto, seja nota fiscal, nota manual ou qualquer tipo de nota. Também é possível disponibilizar para o colaborador um cartão de crédito pré-pago e, desta forma, eliminar a necessidade de transferências bancárias ou dinheiro em espécie.

Faça um controle de gastos

É importante ter um controle de gastos eficiente para as viagens corporativas. Dessa forma, a empresa pode resgatar valores que não foram usados, ou restituir custos que precisaram ser pagos pelo colaborador, nos casos onde o montante do adiantamento não foi o suficiente na prática.

Dessa forma, além de facilitar a organização, também tornará os processos futuros mais práticos, podendo balancear com base em cada viagem realizada como a próxima poderá ser aprimorada, buscando sempre tornar a experiência melhor para todos os envolvidos.

Preze sempre pela transparência

No final das contas, a dica mais valiosa sempre será essa: a transparência. Uma comunicação eficiente entre colaborador e empresa sempre será a principal chave para que as viagens corporativas sejam proveitosas para ambos os lados, e para que a rotina profissional continue sendo agradável e respeitosa.

Alinhe as ideias com seus profissionais e certifique-se de incluí-lo em todas as etapas do processo do planejamento desses eventos, desde a escolha de uma boa agência de viagens corporativas até para o repasse do itinerário da ocasião, para que tudo possa ser cuidadosamente planejado e não haja qualquer falha de comunicação durante o percurso.

Quando bem planejadas e efetuadas com sucesso, as viagens corporativas agregam muito tanto para a empresa, quanto para os funcionários dela. Principalmente nesse período, pós-pandemia, onde a cultura desses eventos está sendo revitalizada e renovada, é um ótimo momento para aprimorar suas políticas de viagens, tornando-as ainda mais agradáveis e proveitosas.

Quando falamos de viagens corporativas, estamos falando de um assunto que está sempre se reinventando e abraçando novidades constantes para se manter atual. Isso é sempre bom, mas sabemos que também pode abrir brecha para várias dúvidas, e é justamente para te ajudar com isso que estamos aqui!

Buscamos sempre trazer artigos com dicas valiosas e conteúdos de qualidade, que te manterão atualizado sobre tudo o que você precisa saber sobre as tendências das viagens corporativas. E por falar nisso, você já sabe como as soluções end-to-end podem te ajudar nesse quesito? Leia o nosso último post, para ficar por dentro dessa funcionalidade que está aqui para agregar a sua empresa!

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