Controlar os reembolsos é imprescindível para todas as empresas que investem os seus recursos em viagens corporativas. Desse modo, todos os gestores que se preocupam com a eficácia desses processos visam a redução de custos e a elaboração de uma política capaz de manter o ordenamento correto das despesas reembolsáveis.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, 3 maneiras simples, rápidas e, sobretudo, práticas, para ajudar você a controlar os reembolsos das viagens corporativas na sua empresa, a fim de atingir os melhores resultados. Boa leitura!

1. Simplifique os processos

Todos os procedimentos referentes ao reembolso devem ser transparentes, simples e objetivos. Essa recomendação é crucial, principalmente, para evitar confusões acerca das regras para o ressarcimento e os consequentes conflitos entre colaboradores – que, via de regra, geram improdutividade e insatisfação.

Para garantir maior simplicidade aos processos, torne as cláusulas de sua política de reembolso o mais diretas e claras possíveis. Além disso, procure eliminar as etapas burocráticas e desnecessárias, facilitando a comunicação com equipe e padronizando os procedimentos.

Ao implementar essa iniciativa, a sua empresa alavancará a produtividade do setor financeiro, reduzirá os erros, diminuirá os custos e aprimorará as experiências dos seus talentos nas viagens corporativas.

2. Observe a legislação

Você precisa analisar a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), a fim de saber o que a legislação diz sobre o assunto. Conforme o que vigorava antes de 2017 – ano de promulgação da Reforma Trabalhista – os reembolsos nunca deveriam ultrapassar 50% do valor do salário dos funcionários.

Porém, a Reforma trouxe alterações positivas para o relacionamento entre empregadores e colaboradores, uma vez que flexibilizou os reembolsos das diárias de viagem ou de pagamentos de outro tipo.

No artigo 75 D, o novo texto orienta que as empresas devem ressarcir as despesas pagas pelos funcionários. No entanto, prevê um valor máximo para o pagamento. Outra mudança benéfica pode ser encontrada no Artigo 457, §2º, o dispositivo indica que as diárias para as viagens não fazem parte do salário, ainda sejam habitualmente pagas.

Isso significa que certos encargos não devem incidir sobre esses procedimentos, tais como as férias, o décimo terceiro salário, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), dentre outros.

3. Estruture uma política adequada de reembolsos

A política de reembolso pode ser entendida como um conjunto de regras e procedimentos que visam padronizar a devolução dos recursos aos colaboradores que necessitam arcar com as despesas de viagens.

O documento precisa ser redigido de acordo com a cultura da sua organização e as especificidades do negócio, mas ele deve ter, em geral, algumas das seguintes etapas:

• Prazo para pagamento: o limite temporal par que os funcionários peçam a restituição de valores;
• Procedimento para as solicitações: os passos a serem seguidos pelos colaboradores para que sejam reembolsados;
• Limite para os reembolsos: valores máximos que serão reembolsados;
• Formas de devolução dos valores: os tipos de pagamento que podem ser viabilizados aos funcionários, como cartão corporativo, diárias e adiantamentos;
• Despesas não reembolsáveis: a lista dos custos que geram o direito ao ressarcimento.