As viagens corporativas são cada vez mais frequentes em todos os tipos de empresas, à medida que exercem um papel fundamental tanto na constituição de parcerias estratégicas quanto na concretização de novos negócios.

Entretanto, não podemos negligenciar o fato de que todas as viagens geram custos. Quando os deslocamentos não são organizados de modo correto, podem se tornar onerosos e comprometer a produtividade do negócio.

É justamente neste instante que a atuação do gestor se torna ainda mais importante para assegurar o êxito da viagem. Para tanto, o profissional conta com habilidades, conhecimentos e estratégias específicas para atender as necessidades da empresa.

Assim, o gestor são, efetivamente, figuras centrais de todos os negócios que buscam qualidade, eficiência e economia em todos os procedimentos de suas viagens corporativas.

Atuação do gestor de viagens corporativas

Conhecido, também, pelo seu nome em inglês, o “travel manager”, participa de todas as etapas de planejamento estratégico e logístico das viagens, no intuito de assegurar processos mais efetivos e otimizados.

Indicadores

O gestor de viagens corporativas monitora regularmente o desenvolvimento dos deslocamentos a trabalho, apresentando os indicadores de resultados que viabilizam um pleno acompanhamento dos investimentos realizados.

Desse modo, é possível obter uma noção clara dos retornos e dos níveis de qualidade de todos os prestadores de serviços e parceiros que, de uma forma ou de outra, atuam em prol do sucesso do negócio.

Planejamento

A organização logística de todas as viagens é de responsabilidade do gestor, que deve assegurar o cumprimento das normas da política interna e das diretrizes culturais da empresa.

Como uma de suas mais relevantes atribuições, ele deve procurar novos fornecedores de mobilidade e de viagens, acompanhando as emissões das passagens aéreas e monitorando as reservas de voos e hospedagens.

Suporte

O gestor de viagens corporativas, além dos preparativos que antecedem os deslocamentos, deve oferecer o suporte e o apoio necessário aos colaboradores durante todo o procedimento.

Em seguida, o profissional deve se atentar às necessidades dos seus funcionários, primando por sua segurança, bem-estar e os princípios do Duty of Care – conceito originário do inglês que indica a responsabilidade ética e legal da empresa com os seus colaboradores, no intuito de segurar, também, a saúde e a integridade dos viajantes.

Controle de custos

Dentre os desafios que a empresa enfrenta nas viagens corporativas, destaca-se os custos dispendiosos que podem acontecer. Sem o conhecimento devido das particularidades de cada processo, o deslocamento tende a gerar gastos altos e não planejados.

Todavia, cabem aos gestores de viagens corporativas a elaboração de estratégias, em em conformidade com a realidade orçamentaria do negócio e seus objetivos, que ofereçam a melhor relação possível entre custo e benefício.

Política de viagens

Para garantir a eficiência de uma viagem corporativa, a política interna da empresa é fundamental. Afinal, este documento estabelece as diretrizes que o negócio e os seus colaboradores devem seguir para aprimorar os resultados do deslocamento.

Para tanto, é indispensável que a política de viagens corporativas seja adequada às necessidades, objetivos e perfil da organização. Nesse sentido, o gestor deve elaborar uma política que mitigue riscos, alavanque processos e, principalmente, reduza os custos.

Evidentemente, a meta de cada viagem é a obtenção dos resultados planejados e dos objetivos estipulados para esta atividade. Contudo, isso não pode ser atingido se as necessidades reais da empresa forem ignoradas.