O que é RDV e qual a importância dele para as empresas?

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Os relatórios de despesas de viagens são conhecidos como RDV. Esse processo é conhecido e extremamente importante para qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande.


Essa gestão é feita com o objetivo de reembolsar os custos de um colaborador ou prestador de serviços. Auxilia as empresas com a gestão e comprovação de despesas relacionadas às viagens corporativas. 


O processo costuma ser rotineiro para os colaboradores que exercem trabalhos fora do escritório ou viajando a serviço, uma vez que essa forma de trabalho terá sempre gastos com transporte, alimentação, hospedagem ou outros requisitos importantes para a execução do serviço em questão.

 

Um relatório de despesas de viagens pode registrar: os itinerários da viagem, os funcionários que estão viajando, data de saída e de chegada, tipos de transporte e o custo de cada deslocamento, hospedagem utilizada e o custo de cada uma delas, gastos com alimentação, gastos pontuais como entrada em eventos e lavanderia, por exemplo.

 

Quais são as vantagens de um RDV?

 

Existem diversos benefícios em utilizar o RDV em uma gestão de viagens corporativas. Lembrando que a comprovação desses gastos pode ser obrigatória, caso a empresa realize o reembolso de viagens ao colaborador.

 

Algumas das vantagens, tanto para a empresa quanto para o colaborador, de contar com um RDV eficiente são: 

 

  • Organização de gastos: é muito mais fácil encontrar informações que você deseja consultar quando há um controle por meio de relatórios.

 

  • Controle dos gastos de viagens: com os relatórios também é possível controlar o que pode ser gasto ou não. Isso porque o relatório inclui a descrição de cada item, ajudando na tomada de decisões.

 

  • Prestação de contas: com o relatório de despesas, o colaborador consegue prestar contas de uma forma muito mais fácil, pois ele terá em mãos todas as informações que precisa. Afinal, o objetivo do RDV é justamente esse: transformar o processo de reembolso muito mais simples.

 

  • Redução de fraudes: uma pesquisa mostrou que 15% de todas as fraudes que costumam acontecer em uma empresa, são relacionadas a viagens corporativas. Por isso, com um RDV eficiente é mais difícil que isso ocorra.

 

  • Adequação de política de viagens: o relatório de despesas de viagens também pode ajudar a empresa a adequar a política de viagens com base nos dados obtidos no relatório. Por exemplo, se a empresa notar que os gastos com alimentação são sempre altos, basta fixar um valor máximo para esse fim.


Sendo assim, seja para comprovar aos funcionários, para a Receita Federal ou para os gestores, o RDV é um documento necessário e essencial para as empresas, pois detalha cada gasto que foi feito durante as viagens. Além disso, essa comprovação de dados pode ser usada para auditorias.

 

Quer saber mais a respeito da política de reembolso / prestação de contas? 

Acesse esses dois conteúdos: 

 

https://corporativo.kennedyviagens.com.br/2022/01/14/praticas-recomendadas-da-politica-de-reembolso-de-despesas/

 

https://corporativo.kennedyviagens.com.br/2022/01/20/voce-ja-sabe-como-calcular-o-valor-do-km-rodado-em-viagens-aprenda-agora-mesmo/

 

 

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