Antes de começar a falar sobre o assunto deste artigo, é importante explicar o que é e como funciona a política de reembolso dentro das empresas. Atualmente, com o crescimento das viagens corporativas, cada vez mais se faz necessário que as companhias estabeleçam regras para todo o processo que envolve o deslocamento dos funcionários. Só desta forma é possível ter benefícios com as viagens corporativas e evitar problemas futuros.
O Que Compõe uma Política de Reembolso
A política de reembolso nada mais é do que um conjunto de normas criado para regulamentar os reembolsos.
É neste documento que devem constar detalhes de quais despesas são elegíveis para reembolso e quais não são, seus valores, o passo a passo do processo de prestação de contas por parte dos funcionários, os prazos para a solicitação e recebimento e todos os aspectos importantes que determinam como funcionará o reembolso das despesas.
Atenção na Política de Reembolso de Quilometragem
Entre algumas das despesas corporativas que são normalmente cobertas e, portanto, reembolsáveis está a quilometragem rodada. E é sobre a política de reembolso de quilometragem que iremos falar neste artigo especificamente.
Detalhes Importantes da Política de Quilometragem
Em poucas palavras, a política de reembolso de quilometragem é o que determina como deve agir o colaborador, no que diz respeito ao reembolso de valores, que teve o seu carro próprio utilizado para a realização de atividades profissionais. Confira alguns pontos que devem estar claros na política de reembolso de quilometragem:
- Como devem ser comprovadas as despesas de quilometragem rodada;
- Como e quando o reembolso será realizado;
- Como será feito o cálculo para o reembolso da quilometragem rodada;
- Qual é o teto do reembolso;
- Qual é o valor da quilometragem para reembolso;
- Trechos percorridos e em que situações será realizado o reembolso.
Como Calcular o Custo do Quilômetro Rodado
De maneira geral, as empresas determinam previamente na política de reembolso de quilometragem um valor que será pago (reembolsado) por quilometragem rodada.
Neste cálculo, deve-se considerar o gasto com combustível, além de despesas como depreciação, seguro do veículo, limpeza, manutenção e tributos, tais como IPVA e DPVAT.
Situações Cobertas pela Política de Quilometragem
Uma dúvida que pode surgir no meio do caminho é como deve ser feito o cálculo do custo do quilômetro rodado. Para isto, é necessário selecionar as despesas que serão reembolsadas e levar em consideração o modelo do veículo (isso irá determinar o gasto por quilômetro rodado, além de fatores como seguro e manutenção).
É de suma importância ainda determinar em que situações o funcionário tem a cobertura pela política de reembolso de quilometragem. Algumas delas são:
- Deslocamentos que estejam dentro da rota de vendas;
- Deslocamento oriundos do atendimento de clientes;
- Deslocamento do atendimento ao cliente e retorno à empresa;
- Deslocamento até o aeroporto ou rodoviária com o fim de viagem corporativa;
- Deslocamento para compra de materiais e/ ou equipamentos para a empresa.
Exceções à Política de Reembolso
Também é necessário determinar as situações em que política de reembolso de quilometragem não se aplica. Em geral, são elas:
- Deslocamento de casa para o trabalho e do trabalho para casa;
- Deslocamento com o fim de lazer durante as viagens corporativas;
- Deslocamento para almoço ou jantar fora do trabalho, desde que eles não envolvam atividades ligadas à empresa.
Dito isto, é preciso determinar a melhor forma de fazer esse controle. Pensando em otimizar a gestão das políticas de reembolso, o que muitas empresas têm feito é recorrer às empresas de viagens corporativas. Muitas delas, assim como a Argo, possuem apps que facilitam toda a gestão e processo que envolve os reembolsos. Todo o controle pode ser realizado pelo celular, de forma simples e prática.
Processo de Prestação de Contas e Reembolso
Como o funcionário deve prestar contas das despesas para solicitar o reembolso? Esse é mais um ponto importante e que deve constar na política de reembolso de quilometragem. A empresa deve determinar um modelo, seja de relatório ou de planilha, para o controle dos custos em viagens corporativas. É necessário definir também quais são os comprovantes necessários e o prazo para que eles sejam enviados. A empresa também não deve deixar de determinar como será o pagamento e em quantos dias o funcionário deve receber o seu dinheiro de volta. Todo esse controle pode ser feito também com o app da Argo.
Importância Estratégica da Política de Reembolso
Importante dizer que a política de reembolso de quilometragem dentro de uma empresa, tem não apenas o papel de organizar as finanças, mas também de evitar dores de cabeça com processos trabalhistas, por exemplo. Se uma empresa tem uma política de reembolso bem estruturada e clara aos seus colaboradores, significa que ela não deixará de cumprir com a obrigação de ressarcir o funcionário pelas suas despesas corporativas. Em casos de processos trabalhistas, as empresas que possuem uma política de reembolso bem estruturada terá os documentos probatórios dos reembolsos, evitando problemas. Além disso, esse processo garante transparência e confiança na relação entre a empresa e seus colaboradores.
Se você tem dúvidas sobre como construir uma política de reembolso de quilometragem eficiente para a sua empresa, continue acompanhando os nossos conteúdos!
