A despeito do fato de que a sua gestão de viagens corporativas não deve encontrar maiores dificuldades na reserva de hotéis e na compra de passagens, sobretudo, por meio de sites na internet, não há nada que substitua as vantagens oferecidas às empresas que optam pela contratação de uma agência que oferece serviços especializados.
O principal benefício, evidentemente, pode ser encontrado na significativa redução de custos, uma vez que, em muitas situações, as viagens corporativas figuram entre as três maiores despesas das organizações.
Diferentemente do que muitos consideram, não há necessidade de diminuir a quantidade de deslocamentos, visando conter os gastos da empresa. De fato, é viável reduzir os gastos das viagens corporativas sem, para tanto, comprometer aspectos fundamentais, como segurança, controle e comodidade.
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, os principais motivos que têm levado cada vez mais empresas à contratação de agências especializadas em viagens corporativas. Boa leitura!
Flexibilidade nas cobranças de taxas
Todas as agências de viagens cobram taxas pelos serviços prestados. Sobretudo, um dos maiores diferenciais de uma empresa especializada em viagens corporativas reside na flexibilização dessas taxas, que podem ser, por exemplo, mediante o estabelecimento de um valor fixo mensal.
As distintas formas de cobranças das taxas são definidas, de modo geral, a partir do volume de serviços requeridos por cada empresa contratante que, por sua vez, toma por base as suas necessidades a cada período.
Planejamento
O planejamento é uma das melhores formas para reduzir custos. As agências de viagens corporativas, geralmente, são capazes de compreender as reais demandas das contratantes, estabelecendo planos de viagens que cobrem períodos predefinidos, gerando, desse modo, a política interna de deslocamentos a trabalho da empresa.
Esse documento representa um conjunto com normas e regras para definir o modo como os itens de cada viagem corporativa é comprado, tais como aluguéis de veículos, reservas de hotéis, passagens aéreas etc.
Seguir as diretrizes que constam na política interna de viagens corporativas é uma medida que, apesar de parecer simples, em um primeiro momento, pode reduzir as despesas em até 30% nesse centro de custo.
Soluções tecnológicas
Enquanto solução tecnológica, o Self Booking tem se consolidado como um dos maiores benefícios oferecidos pelas agências especializadas em viagens corporativas. Este recurso franqueia a cada executivo o acesso ao sistema por meio de senha e login pessoais, a fim de que busque pelos itens das suas próximas viagens corporativas.
Juntamente a isso, as reservas de hotéis e as passagens aéreas podem ser emitidas pelos próprios executivos ou por profissionais autorizados dentro da empresa. Em termos práticos, tudo dependerá de como o fluxo de aprovação será configurado em sua política de viagens corporativas.
Resolução de problemas
No mercado, já está amplamente consolidado o fato de que as agências de viagens corporativas entregam eficiência e agilidade em todos os procedimentos que envolvem esses deslocamentos, à medida que atuam vivenciam essa rotina cotidianamente.
Por isso, elas são capazes de proporcionar maiores níveis de comodidade, evitando imprevistos nos deslocamentos e resolvendo rapidamente quaisquer obstáculos que possam surgir.
Cumpre enfatizar que aspectos como aquisição de passagens (mesmo que sejam “de última hora”), remarcações de voos, dentre outras tarefas relevantes, podem ser realizadas pelos executivos mediante o sistema de Self Booking. No entanto, se for necessário aumentar a agilidade, os plantões das agências especializadas operam 24 horas por dia.
