Para compreender a importância da gestão de reembolso, no contexto das viagens corporativas, é necessário considerar, antes de mais nada, que ela funciona mediante um processo do setor financeiro da organização.
Isso permite os ressarcimentos de gastos dos funcionários durante a realização das atividades profissionais (como a viagem corporativa), assegurando que recebam os valores desembolsados de volta.
Desse modo, após efetuar um determinado gasto vinculado ao trabalho, essas pessoas podem apresentar os devidos comprovantes para que os reembolsos corporativos possam ser efetivados.
Esse procedimento é relevante tanto para a empresa – que precisa evitar fraudes e gastos e excessivos – quanto para os funcionários – que terão seus recursos devolvidos. Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, os principais aspectos que evidenciam a importância da gestão de reembolso. Boa leitura!
Comunicação interna
A gestão de reembolso estimula a comunicação interna, à medida que as vantagens de explicar e divulgar os procedimentos para a equipe de colaboradores impacta positivamente os resultados das viagens corporativas.
Uma boa dica para aprimorar a comunicação consiste em imprimir cópias das normas que perfazem a política de reembolso, distribuindo-as aos colaboradores. Outra forma eficaz é disponibilizar este documento na plataforma utilizada pela empresa.
Visando reforçar os conhecimentos dos funcionários, é altamente recomendável promover reuniões explicativas, elucidando todos os detalhes e colocando-se, enquanto gestor de viagens corporativas, à disposição para sanar eventuais dúvidas.
Automação
A automação integra as soluções tecnológicas especialmente desenvolvidas para gerenciar os reembolsos em viagens corporativas. Em termos práticos, a automação pode incluir diversas operações que, de outro modo, seriam manualmente realizadas, tais como a aprovação de pedidos, a organização de documentos, o cálculo de despesas etc.
Nesse meio tempo, a automação pode minimizar as falhas, permitindo que os profissionais se concentrem em atividades mais estratégias, de forma a incrementar o valor agregado de cada hora trabalhada. A seguir, elencamos algumas vantagens da automação da gestão de reembolso. Confira:
Otimização dos processos
A automação da gestão de reembolso traz maior segurança à execução e praticidade aos processos, tornando o setor financeiro da sua empresa mais ágil e fluído para todos os funcionários envolvidos.
Redução de erros
A redução de erros é outro benefício decorrente da automação, uma vez que permite um controle eficaz e de todas as informações e dados. Dessa forma, tarefas automatizadas qualificam os serviços prestados, diminuindo a ocorrência de falhas humanas e desenvolvendo a busca por otimização.
Lançamentos em tempo real
Outra clara vantagem da automação na gestão de reembolso é a capacidade de lançar despesas de viagens corporativas em tempo real, utilizando apenas um smartphone.
O profissional que estiver realizando algum tipo de atividade externa necessitará, simplesmente, fotografar o comprovante emitido e, na sequência, fazer um upload para o setor específico da ferramenta contratada pela sua empresa.
Responsividade
Nem sempre as viagens corporativas ocorrem como o planejado, não é mesmo? Afinal, todas as atividades estão sujeitas a imprevistos que geram prejuízos ao seu negócio, assim como conflitos com os funcionários.
