Gastos com viagens corporativas costumam representar uma das cinco maiores fontes de despesas das empresas, independentemente do seu porte. Se há deslocamentos de funcionários, há gastos. Então, como economizar dinheiro nas viagens corporativas?
Antes de mais nada, esse já não é mais um assunto de estratégia para executivos de alto escalão das empresas. Todos os empregados precisam fazer sua parte. Desde o diretor financeiro que quer reduzir os gastos anuais até o gerente de viagens que tenta agradar seus colegas ou o viajante, exausto, com os vários imprevistos que aparecem… economizar com viagens corporativas é papel de todos.
Nesta lista, você vê dicas de como controlar os gastos em viagens corporativas.
- FLEXIBILIDADE PARA RESERVAR VOOS
Quando um profissional tem de ir a outra cidade, geralmente é por necessidade, porque apenas uma videoconferência não é suficiente. Mas seja para visitar um cliente ou montar uma equipe em um novo projeto, as datas de viagem podem permitir alguma flexibilidade.
Quando um gerente de viagens, diretor ou assistente executivo reserva um voo para um funcionário, ele precisa saber se há espaço de manobra. E quase sempre há.
Ter essa margem pode ser sinônimo de economia de até 50% em voos e hotéis. Por isso, vale a pena incentivar os profissionais a serem proativos com a flexibilidade nos dias de viagem.
Nos formulários de reserva, peça três datas de saída e chegada e ordem de preferência, assim o viajante vai propor suas melhores opções e as opções de economia aumentam.
- FACILITAR O CUMPRIMENTO DAS POLÍTICAS DE VIAGENS
Políticas de viagens corporativas muitas vezes acabam não sendo lidas pelos funcionários, pois podem ser longas, complicadas ou difíceis de encontrar. Mais de 50% das empresas não possuem políticas para fazer reservas com celular, por exemplo. E se esses tipos de reservas estão se tornando mais frequentes, o mesmo acontecerá com as viagens que não estão de acordo com as políticas.
Para evitar este tipo de problema, as políticas têm de ser simples, práticas e fáceis de ler. É possível deixar que os funcionários façam suas próprias reservas dentro das normas corretas, de preferência com ferramentas virtuais já parametrizadas para as políticas e que só possa ter exceção mediante autorização de um supervisor.
- DEFINIR OS MELHORES REQUISITOS DE REEMBOLSO
Quando os profissionais entregam seus informes de gastos, é importante ver para onde estão indo suas despesas após a viagem. Pedir que sejam detalhados é importante, pois a falta de detalhes pode acarretar em gastos fora do controle.
Imagine que o viajante envie apenas um documento do recibo do cartão de crédito da hospedagem. Informações sobre outras despesas, como refeições por conta do quarto, não aparecem nesses casos.
Com requisitos claros de relatórios de despesas (como faturas completas e recibos detalhados), você evitará compras furtivas, ficará dentro dos orçamentos e cumprirá as políticas.
- OBSERVAR TENDÊNCIAS EM GASTOS DE VIAGENS
Da mesma maneira, os detalhes vão orientar para tendências nas viagens futuras. Quanto mais informação, melhor. Se para economizar em casa precisamos saber para onde vai a maior parte de nossa renda, uma empresa também precisa entender quais aspectos das viagens de negócios têm mais impacto nas despesas.
É importante fazer algumas perguntas para uma melhor orientação neste tópico:
– Quais são os viajantes que mais gastam?
– Como podem reduzir custos com transporte ao aeroporto, wi-fi, etc?
– O que precisa e pode mudar em determinado período para ficar dentro do orçamento anual de viagens da equipe?
Não deve ser muito difícil obter os dados que respondem a essas perguntas.
- TRANSPARÊNCIA E INCENTIVO AO CONTROLE DE GASTOS
Para controlar gastos em viagens corporativas, é importante ser tansparente e incentivar este controle. Portanto, quando cortes forem feitos, é fundamental ser claro com os profissionais para que eles saibam o motivo do corte e não se sintam prejudicados ou perseguidos.
Por exemplo, uma empresa que trabalha remotamente e realiza reuniões presenciais todos os anos, pode pedir para que o profissional corte custos com viagens para conferências para melhorar a experiência da reunião anual.
Na verdade, cada empresa terá motivos diferentes. E se a transparência não for a opção mais adequada, talvez os incentivos ajudem. Quando bônus como um almoço de equipe ou pontos de fidelidade são oferecidos para aqueles com orçamento limitado, os gerentes de viagens apresentam ótimas ideias para cortar custos.
