5 dicas para economizar com reembolso de despesas de viagens

5 dicas para economizar com reembolso de despesas de viagens

Você sabia que as viagens corporativas estão entre os maiores gastos de uma empresa? Embora, sem dúvidas, as viagens de negócios sejam um investimento, os custos que elas trazem para uma organização certamente impactam nas contas ao final de um mês ou do ano. Planejar itinerários, controlar os reembolsos dos funcionários e organizar toda a gestão que envolve uma viagem corporativa pode ser tanto desgastante quanto custoso. E o cenário pode ser ainda mais problemático em casos de empresas de menor porte, sem tantas pessoas para cuidar dessa área. Para que esse impacto seja positivo, além da importância de as viagens corporativas serem planejadas e organizadas da melhor maneira possível, também é muito importante entender quais são os caminhos para conseguir economizar com elas. 

 

Neste artigo que trazemos hoje para você, vamos mostrar formas de gerenciar melhor esses custos (que, para muitos, pode ser um desafio) e, consequentemente, te ajudar a economizar nas viagens corporativas com dicas simples e fáceis de serem implementadas. Continue acompanhando para conferir! 

 

  1. Aposte em acordos comerciais 

Parcerias ou acordos comerciais (que sejam bons e benéficos para os dois lados, é claro) podem ser uma boa maneira de economizar nas despesas de viagens corporativas. Parcerias comerciais com companhias aéreas, por exemplo, podem ser uma possibilidade para conseguir descontos em bilhetes aéreos. Dependendo da negociação e de cada empresa, pode ser interessante estipular um volume mensal de reembolso de viagens corporativas, evitando, desta forma, desperdícios relacionados a voos ou passagens não utilizadas.

 

  1. Conte com uma política de viagens bem definida em sua empresa

Uma política de viagens corporativas planejada e bem definida e também com pontos claros entre funcionários e empresa é fundamental para uma viagem de negócios bem sucedida. É ela quem vai garantir que a sua empresa não se perca no controle e na organização das despesas geradas em cada deslocamento dos seus colaboradores. 

 

É de suma importância que a política de viagens corporativas contemple todos os aspectos esperados em uma viagem, como custos com deslocamento, hospedagem e alimentação, entre outros. Itens reembolsáveis, prazos para reembolso, valores e limites devem estar estabelecidos. Assim como recibos aceitos, definições de gastos, informações sobre cancelamentos ou alterações de reserva, tudo deve estar esclarecido entre funcionário e empresa para evitar dúvidas e até mesmo problemas futuros. 

 

  1. Atente-se à gestão de viagens corporativas

Se a sua empresa é de porte grande ou se as viagens corporativas são frequentes ou mesmo se não há uma pessoa especializada nisso, o ideal é que você contrate um gestor de viagens corporativas. Vale ressaltar que planejar e organizar uma viagem corporativa e todos os trâmites e detalhes que envolvem, podem ser uma tarefa árdua para quem não tem essa expertise. Além disso, qualquer falha pode trazer uma grande problema e, em alguns casos, arruinar uma viagem a trabalho, trazendo prejuízo ao invés de lucros e novas oportunidades. 

Para garantir que tudo saia conforme o planejado, a contratação de um gestor de viagens corporativas é, sem dúvidas, muito eficaz. Ele terá um papel de responsabilidade na empresa: será ele o encarregado de cuidar de todos os assuntos que envolvem as viagens corporativas e ainda cuidará da solução de problemas relacionados a esse assunto. 

 

Somente uma pessoa com conhecimento em Turismo e que seja especialista na elaboração de políticas de viagem corporativas, saberá indicar quais são os gastos necessários, onde estão os produtos de melhor custo-benefício e como aplicar toda essa política no dia a dia, de modo a otimizar o processo do início ao fim: desde o planejamento da viagem corporativa até o reembolso ao funcionário.

 

  1. Não deixe os detalhes de lado

Os detalhes são, na verdade, o que definem o sucesso ou o fracasso de qualquer viagem: seja ela corporativa ou não. E são eles: a escolha da companhia aérea, bem como o horário e a classe dos voos, o conforto e a localização do hotel reservado ao colaborador, o valor estipulado para gastos com comida e deslocamento, entre tantos outros. 

 

Mesmo sendo detalhes, eles são fundamentais e, portanto, sua escolha deve ser feita com muito cuidado para beneficiar empresa e funcionário.

 

Para garantir que boas escolhas sejam feitas, uma boa pesquisa das opções disponíveis vale muito a pena e, certamente, irá se reverter em uma economia considerável a longo prazo. 

 

  1. Faça uso de ferramentas de gestão de viagens corporativas

Faça das ferramentas de gestão de viagens corporativas suas aliadas nesse processo. Tendo em mente que os procedimentos que envolvem toda a gestão de despesas de viagens são muitos, essas ferramentas podem ser valiosas na organização. 

 

A Argo Viagens Corporativas possui uma ferramenta em que é possível resolver uma série de processos com poucos cliques. Além de substituir a papelada, as ferramentas ajudam na montagem de relatórios e aprovações. Outro benefício é o controle. Pelos aplicativos de gestão de viagens corporativas, o gestor pode acompanhar em tempo real tudo o que está acontecendo, otimizando o tempo e facilitando a gestão de viagens corporativas. 

 

Viu só como alguns passos podem ser decisivos para a economia em viagens corporativas? Esse assunto foi útil para você? Então, continue acompanhando os nossos conteúdos! 

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