5 dicas para otimizar a sua gestão de viagens corporativas

Considerando o atual cenário competitivo – cada vez mais acirrado e dinâmico – é inevitável a utilização de serviços e soluções tecnológicas para tornar mais eficiente o gerenciamento de viagens corporativas, não é mesmo?

Organizar os deslocamentos dos profissionais e controlar todos os dados de modo integrado é, de fato, um dos grandes desafios das empresas. As tarefas que geram muita informação e tomam tempo – como ocorre nas viagens corporativas – vêm sendo aprimoradas com a implementação de ferramentas e o recurso a assessoria especializada.

Essas tendencias resultam em eficiência, redução de custos e organização. Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, 5 excelentes dicas para otimizar a sua gestão de viagens corporativas. Boa leitura!

1. Estabeleça responsabilidades

Há muitas empresas de sucesso que definem, antecipadamente, os custos que serão cobertos por elas e aqueles que serão pagos pelos colaboradores, tais como o transporte, a alimentação, o combustível, as multas, itens consumidos de frigobar, dentre outros gastos adicionais.

Essa medida é de suma importância para definir as responsabilidades individuais de cada profissional da sua equipe e, consequentemente, estipular a política de reembolso mais adequada às especificidades do seu negócio e às características gerais do seu segmento de atuação.

2. Limite os gastos

Um dos objetivos centrais da política de viagens corporativas consiste em colocar limites nos gastos efetuados durante os deslocamentos. Além do estabelecimento dos valores que devem ser respeitados, isso aprimora os processos referentes à análise de custos, reduzindo consideravelmente o trabalho a ser realizado ao término de cada viagem.

Logo depois, todas as etapas podem ser configuradas no próprio sistema utilizado para gerenciar as viagens corporativas. Essa solução, geralmente, é disponibilizada pelas agências que se dedicam a gerir esses processos.

3. Contrate o seguro viagem

A não contratação do seguro viagem tende a ser um dos erros que custam mais caro no contexto das viagens corporativas. Seja qual for o tempo de deslocamento, o destino e as atividades realizadas, este ponto é imprescindível para assegurar o conforto e a segurança dos seus colaboradores.

Logo, é fundamental que o seguro viagem integre os elementos priorizados em sua gestão. Tenha em mente que todas as pessoas estão suscetíveis a enfermidades e doenças, de tal sorte que a empresa é responsável por zelar pelos cuidados necessários com os seus profissionais.

4. Controle as “lost savings (economia perdida)

Agências especializadas na gestão das viagens corporativas são capazes de monitorar os níveis de economia que a sua empresa pode atingir. Isso ocorre por que, mediante os sistemas implementados, é possível identificar o quanto uma organização é capaz de reduzir os próprios custos caso determinadas diretrizes sejam implementadas.

Porém, o controle das lost savings engendra o bloqueio de transações quando um determinado funcionário desrespeita a política e, simultaneamente, solicita a aprovação do profissional responsável – que pode fazer isso com apenas um clique!

5. Utilize uma ferramenta self-booking

Ao utilizar o self-booking você poderá, por meio de laptop ou smartphone, buscar e/ou reservar passagens e hospedagens segundo as necessidades do seu negócio, enviando as informações pelo sistema, a fim de que o setor responsável pelas compras emita os bilhetes correspondentes.

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