As viagens corporativas representam uma parte importante da rotina das empresas. Seja qual for o seu porte ou segmento de atuação, é fundamental assegurar que todas as etapas sejam desencadeadas sem maiores problemas.
A maior parte das fraudes em viagens corporativas decorrem da falta de dados em notas fiscais ou dados contrastantes na prestação de contas. Outro bom exemplo pode ser encontrado quando o funcionário acrescenta gastos pessoais nos pedidos de reembolso.
Embora não seja, exatamente, uma fraude, pode acontecer de o orçamento da sua empresa ser extrapolado em uma determinada viagem, pelo consumo ou contratação de produtos e serviços premium.
Enfim, todos esses problemas tendem a comprometer a imagem da organização e de seus colaboradores, gerando diversos conflitos internos. Pensando nisso, apresentamos, neste artigo, 5 dicas simples para evitar fraudes em viagens corporativas. Boa leitura!
1. Fique atento à elaboração de relatórios
Nem todas as fraudes em viagens corporativas ocorrem por má fé de seus funcionários. Elas podem decorrer de erros factuais na elaboração de relatórios de gastos.
Por esse motivo, a implementação de sistemas para a automação de processos é tão importante. Trata-se de uma solução capaz de simplificar as tarefas de todos os envolvidos, prevenindo equívocos e falhas.
2. Automatize processos
Pode ser útil – tanto para a empresa quanto para os colaboradores – o uso de sistemas ERP ou softwares de gerenciamento que automatizem processos de reembolso nas viagens corporativas.
Assim, os funcionários podem enviar fotos de comprovantes no momento dos gastos ou que as despesas efetuadas no cartão colaborativo sejam automaticamente incluídas nos relatórios.
Dessa forma, é possível aprimorar os processos de verificação desses documentos e obter maior controle sobre os gastos, além de contribuir com a preservação do meio ambiente com a adoção de práticas sustentáveis.
3. Analise a possibilidade de contratar especialistas em viagens corporativas
Um dos melhores métodos para prevenir as fraudas nas viagens corporativas é, precisamente, enquadrar os deslocamentos no orçamento disponível. Com todas as etapas organizadas antecipadamente (transportes, definição de hotéis etc.) a sua gestão será facilitada.
Isso pode ser realizado com a contratação de alguma empresa especializada nesses serviços. Conforme a experiência do parceiro escolhido, o seu negócio se beneficiará de assessorias que, durante emergências, providencie o suporte necessário para os seus funcionários.
4. Priorize a clareza na comunicação com seus colaboradores
A clareza na comunicação é um ponto fundamental para o sucesso da gestão de viagens corporativas. No intuito de evitar fraudes, você deverá identificar, por exemplo, as maiores necessidades dos funcionários durante os deslocamentos.
É preciso, ao detectar alguma fraude, investigar o que levou um determinado colaborador a se comportar dessa maneira, pois, erros e mal-entendidos podem acontecer inesperadamente.
5. Defina uma política de reembolso e gastos corporativos
A política de reembolsos e de gastos pode ser descrita como um documento contendo todos os dados relevantes acerca dos custos vinculados às viagens corporativas. Um de seus aspectos mais interessantes é que ele deve ser disponibilizado a todos os colaboradores.
É de suma importância que, nessa política, você discrimine claramente os gastos corporativos dos gastos pessoais. Ademais, a documentação deve estipular os casos nos quais será permitido (ou não) utilizar, por exemplo, o carro ou o cartão da empresa.
