Assim como em muitos segmentos, as viagens corporativas também passaram por mudanças significativas nos últimos anos em função dos avanços tecnológicos e, também, das transformações nos comportamentos dos consumidores.
Em outras palavras, as reservas em viagens corporativas trazem novos desafios aos gestores. As tarefas relativas a encontrar os melhores transportes, hospedagens e voos tornaram-se ainda mais dinâmicas. Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, 5 dicas práticas para simplificar o seu trabalho. Boa leitura!
1. Reduza a quantidade de opções
Como o título deste artigo sugere, a melhor iniciativa consiste em simplificar o deslocamento dos profissionais. Quando há muitos conteúdos disponíveis, os critérios avaliativos podem ficar severamente prejudicados, sobretudo, para quem ainda não tem experiência nesses tipos de tarefa.
Isso significa que o seu negócio pode se beneficiar com o estabelecimento de parcerias com empresas que contribua para a seleção das melhores ofertas de aluguel de automóveis, voos e hotéis, considerando os limites da sua política corporativa, além das estratégias organizacionais e as preferências de seu público interno.
2. Implemente soluções tecnológicas
Felizmente, a tecnologia propicia uma ampla gama de recursos para otimizar a sua estratégia de gerenciamento de viagens corporativas. Portanto, há ferramentas excelentes que podem ajudar você a gerar relatórios, fazer reservas de hotéis e passagens etc.
Evidentemente, estas soluções não devem ser implementadas em desacordo com a política da sua empresa. Nesse contexto, é altamente recomendável buscar plataformas com interfaces intuitivas e de fácil utilização, pois, a tendência é que diferentes colaboradores tenham acesso a elas.
Recorra a soluções que aumentam a produtividade, evitando a inclusão de aparatos tecnológicos que apenas compliquem a vida dos seus colaboradores, burocratizando as tarefas ou gerando retrabalhos.
3. Faça um excelente controle de orçamento
O controle orçamentário facilita o gerenciamento das suas despesas. Embora isso pareça evidente, muitos gestores ainda não compreendem que este controle pode ser utilizado, também, como ferramenta de planejamento.
Afinal, essa medida faz com que o negócio tenha de encarar as próprias particularidades. Dessa forma, não resta outra alternativa a não ser assegurar que as devidas preparações sejam postas em curso antecipadamente.
No momento da implementação de sua política para as viagens corporativas, priorize estratégias que gerem economia, por meio da gestão dos chamados “custos invisíveis” (incluindo as tarifas corporativas como o “no show” e o “late check in”) e da análise de relatórios gerenciais.
4. Elabore uma política para as viagens corporativas
Conforme mencionado, a política para as viagens corporativas deve ser detalhada, abrangente e clara. Desse modo, ela fornecerá um guia prático para que os seus funcionários entendam como se portar nestas ocasiões, além de saberem a quem recorrer e quais são as categorias de valores que precisarão representar.
5. Inclua os colaboradores no planejamento
Os gestores de viagens corporativas podem ficar sobrecarregados ao realizarem o planejamento sozinhos. Ademais, por não ter um contato direto com eventualidades referentes ao deslocamento, é comum que as melhores soluções deixem de ser ativadas.
Por esse motivo, os especialistas ressaltam a necessidade de incentivar a corresponsabilidade de todos os membros da equipe. Do mesmo modo, muitos procedimentos concernentes ao gerenciamento das viagens corporativas – como o treinamento profissional e a gestão financeira – demandam conhecimentos oriundos de outros setores da empresa.
