Compliance e governança são pilares cruciais para que uma empresa não tenha problemas jurídicos, sobretudo em um país tão burocrático como o Brasil. Mais do que impedir que gastos ou problemas futuros aconteçam, trabalhar dentro das regras conforta e assegura a fluidez entre os stakeholders do negócio.
Na gestão de viagens, compliance refere-se geralmente à prática de aderir a uma política de viagens definida por uma organização para ajudar a atingir um determinado objetivo geral. Estes índices podem ser medidos por empresas de viagens corporativas e relatados como parte de extensos dados de informações de gerenciamento.
Gestores de viagens corporativas dentro das empresas e agências de viagens corporativas (travel management company, ou TMCs, na sigla em inglês) precisam ter as regras de compliance nítidas e decoradas para que nenhum deslize seja cometido. E, mais do que ter isso decor e salteado, é fundamental que eles transmitam isso aos funcionários (ou peçam que os gestores da empresa o façam). Essa transparência auxilia todos os colaboradores a saberem como atuar.
Aliás, não só funcionários. É importante também deixar claro para qualquer fornecedor envolvido que a companhia segue regras de compliance e de conduta. As linhas são tênues entre recusar e aceitar benefícios dados por parceiros, acreditando que isso não vai influenciar nas relações futuras, que na maioria das vezes é o certo a se fazer.
Acaba sendo muito fácil que os colaboradores se percam em questões como essas, pois a todo momento há grandes empresas parceiras oferecendo ingressos em shows e jogos, estadias em hotéis, passagens aéreas, upgrades e outros presentes. “Não existe almoço grátis”, como dizem, para dizer que nada é gratuito e na grande maioria das vezes há alguém para receber algo em troca.
Uma dica valiosa: qualquer empresa, de qualquer porte, deve ter um rol de regras e condutas, passada formalmente a seus funcionários. E para ajustar os termos em relação à área de viagens e eventos corporativos, que é um setor onde presentes e benefícios são abundantes, as agências de viagens corporativas podem ser as melhores aliadas.
As TMCs têm esse conhecimento técnico, sabem os pontos e aspectos onde os problemas podem aparecer justamente pela experiência no tema com outras empresas. Ser transparente é sempre a melhor solução.
Estar de acordo com as conformidades legais, provar que há procedimentos corretos e que a empresa está em busca por alinhamento já coloca a empresa um passo à frente em relação aos fornecedores. Essa demonstração também pode viabilizar legalmente uma corporação junto aos órgãos que regem a lei.
E vale ressaltar que empresas com um número volumoso de colaboradores têm de ter todo seu staff sob controle: caso um deles fuja do compliance, todo o time acaba sendo punido. Todo a cadeia acaba sendo corresponsável, pois as boas práticas dependem de cada colaborador, em cada gesto.
É a mudança em pequenos atos que impacta o futuro. Nossos valores têm de ser revistos. Isso é fundamental na relação de parceiros de negócios.
Portanto, a orientação de uma agência de viagens corporativas sobretudo a empresas emergentes, que estão começando a apresentar um número de deslocamento maior, é que se priorize a implementação de um código de conduta e com uma estrutura grande para se cuidar disso, como por exemplo a formação de um Conselho. É uma área onde o investimento tem um sentido de minimizar danos. Furando o compliance, aí sim o prejuízo pode ser grande.
Estabelecidas as regras de como agir com seu profissional, seu fornecedor e seu cliente, o caminho se abre e as condutas ficam mais fáceis de serem seguidas. Combinado não é caro. Trabalhar e agir com transparência e probidade ajudam no desenvolvimento da empresa e no mercado de trabalho como um todo.