Qual é o papel que uma agência de viagens corporativas precisa ter?
Com uma experiência de compra cada vez mais autônoma em praticamente todos os setores, o viajante a trabalho se tornou bem exigente com relação a serviços.
Em seu papel de consumidor, ele sabe muito bem onde encontrar suas passagens, reservar um quarto de hotel, e dar um Google para pesquisar distâncias e estabelecimentos. Muitas das etapas que um dia foram demandadas para um deslocamento profissional, hoje são feitas em questão de minutos, por um smartphone.
É por isso que uma agência de viagens corporativas precisa ser muito mais do que uma tiradora de pedido para ter um papel bem mais completo e estratégico na vida do seu cliente. Garantir a segurança, a melhor logística, as condições ideais para que ele cumpra com seu papel principal, que é trazer êxito profissional na bagagem.
E vale ressaltar que quanto mais tempo uma agência de viagens corporativas trabalha para uma empresa, mais conhecimento estratégico ela terá para personalizar as viagens de acordo com a preferência dos clientes. Saber do que eles gostam, cada embarque, cada trajeto.
PRINCIPAIS FUNÇÕES DE UMA AGÊNCIA DE VIAGENS CORPORATIVAS
Garantir que todas as viagens da empresa sejam rentáveis e seguras, reduzir os obstáculos que podem aparecer durante os processos de reserva e garantir o cumprimento da política de viagens corporativas são algumas das principais funções de um gestor que trabalha neste meio.
Sem uma gestão adequada desses pontos básicos, pode haver inúmeras complicações. Pode parecer simples, mas a depender do porte da empresa, há uma variedade enorme de tipos de itinerários, despesas e necessidades que deve se ter em conta, e organizar tudo isso é fundamental para que as empresas não fiquem sobrecarregadas, levando a custos crescentes e viagens desorganizadas.
Outras funções primordiais de empresas de viagens corporativas:
– Organizar vistos;
– Realizar reservas de voos e outras reservas de transporte, como aluguel de carro;
– Velar pelo bem-estar dos viajantes e assegurar que as políticas corporativas da empresa está sendo cumprido;
– Criar o itinerário de viagem de maneira a minimizar o estresse do cliente para que ele realize seus negócios;
– colaborar com o departamento financeiro para ajustar os processos de gasto de viagens;
– Garantir que o viajante embarque com um seguro viagem;
– Procurar inserir opções de lazer para que sua viagem seja menos estressante;
– Fazer a logística da viagem com o máximo de acuracidade para que, por exemplo, o cliente não se hospede tão distante de onde precisa cumprir seus compromissos.
VANTAGENS DE TER UMA AGÊNCIA DE VIAGENS CORPORATIVAS
Muitas empresas internalizam sua gestão de viagens corporativas, o que torna a experiência de seus colaboradores mais complicada e aumenta o risco desorganizar a casa.
É fundamental que as agências de viagens mostrem seu devido papel, de tornar os processos de planejamento de viagens corporativas mais transparentes e libertar as empresas do fardo de gerenciar todos os fatores envolvidos. Um dos maiores benefícios de usar um agente de viagens corporativo é a economia de tempo com a terceirização de várias tarefas.
– A agência de viagens corporativas tem relação com os principais fornecedores de companhias aéreas, hotéis e espaços de eventos. Essa parceria é fundamental para obtenção das melhores ofertas e descontos.
– Gerenciamento de processos complexos de despesas: transferir obrigações de despesas de viagem para um agente de viagens corporativo libera as empresas do tempo gasto com papelada e reclamações.
– Agências de viagens corporativas têm um conhecimento 360º sobre as necessidades de um deslocamento a negócios. Seus colaboradores são treinados para entender todas as empresas e as necessidades específicas de cada viajante. Documentação, vacinação, regras, vistos, benefícios de passageiro frequente, entre outros atributos, são de conhecimento das agências.
– Resolução de problemas: viajar com a assistência de uma agência corporativa permite com que os empregados possam se comunicar diretamente com o agente durante o processo. Um telefonema, um whatsapp, uma mensagem e os agentes podem reorganizar facilmente o transporte, auxiliar sobre medidas de segurança de cada país e facilitar ou mudar os itinerários.
