As viagens corporativas devem ser constituídas como verdadeiros investimentos em seu negócio, um importante passo rumo ao futuro. Quando os gestores compreendem a importância de ampliar mercados, firmar novas parcerias, treinar os colaboradores ou reduzir danos, esses deslocamentos tendem a gerar excelentes resultados.
Por vezes, as viagens com alguns dos objetivos citados – ou qualquer outro – representa o movimento que a sua empresa faz para atingir as metas de curto, médio e longo prazo. Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, os principais elementos para assegurar que isso ocorra na sua gestão de viagens corporativas. Boa leitura!
O retorno sobre o investimento em viagens corporativas
Quando um funcionário regressa de uma dada viagem sem ter cumprido o seu objetivo, as possibilidades de avaliar o retorno sobre o investimento são bem menores. Em termos práticos, boas avaliações começam com os gestores.
Isso significa que o cálculo da lucratividade obtida com um deslocamento (embora pareça subjetivo) deve ser comparado com os valores dos custos previstos e finais. Em outras palavras, o retorno é influenciado significativamente graças ao modo pelo qual cada viagem corporativa é planejada.
Viagens mais lucrativas
Para que as suas viagens corporativas sejam cada vez mais rentáveis é imprescindível assegurar a qualidade do planejamento, a fim de baratear os custos sem, para tanto, reduzir a qualidade dos serviços.
As ações dos consultores de viagens corporativas, por exemplo, indicam um importante diferencial competitivo no momento de consolidar essas garantias. Por analogia, a elaboração do relatório de despesas deve obedecer, a princípio, a política interna da organização.
Enquanto isso, a política de viagens corporativas deve prezar tanto pela redução dos custos quanto pela agilidade de cada processo. Se a sua empresa não possui ou ainda esteja desenvolvendo tais normas, tenha em mente que padronizar rotinas é um aspecto crucial para que o seu planejamento seja, efetivamente, cumprido por toda a equipe de colaboradores.
Especificação de despesas
A especificação de despesas é importante porque esclarece quais gastos devem ser custeados pela empresa e quais são de responsabilidade dos funcionários. Da mesma forma, esta medida elimina dúvidas acerca de quais são, de fato, as obrigações de cada parte envolvida.
De modo geral, as despesas corporativas são elencadas na própria política de viagens da empresa. Porém, se restarem dúvidas, englobe os gastos com alimentação, local de trabalho, traslados, reservas de hospedagem, pagamento de passagens etc.
Ao contrário do que muitos líderes empresariais pensam, o relatório deve conter dados simples, tais como os nomes dos funcionários em deslocamento, os motivos da viagem (captação de talentos, encontros com fornecedores, treinamentos, dentre outras possibilidades) e a sua duração.
Política de reembolso
O planejamento que segue normas claras, incluindo as regras para o reembolso, consolida-se como uma das medidas preventivas mais eficazes para reduzir custos em viagens corporativas.
De maneira idêntica, o seu planejamento deve considerar, também, as despesas a serem pagas com antecedência. Nesse sentido, é indicado estipular a menor quantidade possível de despesas reembolsáveis.
Juntamente a isso, você pode optar por modelos prontos ou criar relatórios personalizados segundo as necessidades do seu negócio. Seja como for, a prestação de contas deve ser clara o bastante para que sirva de referência e consulta nos próximos planejamentos e, ainda, nos processos de tomada de decisões.
