Agências de viagens corporativas ou gestores de viagens alocados dentro das empresas têm inúmeras responsabilidades para fazer com que o embarque e a estadia de seus clientes fluam da melhor maneira possível.
Aqui vão as principais delas:
1 – Criar e administrar itinerários
Se os voos são reservados diretamente com as companhias aéreas, é provável que tarifas sejam cobradas para qualquer mudança desejada no itinerário. E no mundo dos negócios as mudanças de horários são bem difíceis de evitar.
Por isso os agentes de viagens corporativas devem oferecer as passagens aéreas que são mais flexíveis na hora de mudar o horário. As tarifas podem ser um pouco mais altas (nem sempre o são), mas é um preço a ser pago para evitar dor de cabeças.
Ao deixar os planos de viagens nas mãos do agente de viagens corporativas, o viajante pode estar seguro que nada sairá mal em sua jornada, graças ao amplo conhecimento desses profissionais.
2 – Encontrar o melhor preço
Uma parte importante da empresa de viagens corporativas implica em encontrar as melhores tarifas possíveis e poder de negociação com os fornecedores de diferentes serviços.
Agências de viagens corporativas têm a experiência adequada no manejo de negociação, já que tratam com diferentes partes da indústria de viagens no dia a dia. Isto significa que podem encontrar as melhores tarifas, incluindo a obtenção de descontos especiais que de outro modo o cliente nunca conseguiria.
3 – Encontrar a hospedagem adequada
Organizar a hospedagem mais adequada para os viajantes de negócios é outra responsabilidade chave de um profissional especializado em viagens corporativas. O agente busca todas as opções disponíveis ao preço correto, incluindo casas de hóspedes, hostels, hotéis e pousadas, antes de reservas a hospedagem para o número de dias requeridos e o volume de profissionais na viagem.
Se o cliente tiver de se encarregar dessas tarefas ele mesmo, ele tem de investir tempos e esforços para buscar o alojamento ideal. A expertise do agente de viagens corporativas é extremamente útil neste tema, para encontrar a melhor hospedagem sem exceder as políticas de viagens.
4 – Organização do transporte
Uma das partes mais importantes do planejamento da viagens é o transporte. Ele pode ser administrado facilmente por um agente de viagens corporativas, que organizará suas necessidades de trabalho com antecipação. Esses especialistas se assegurarão de que os voos estejam reservados, se será necessário alugar carro ou contratar um transporte de uma empresa de receptivo no destino, organização do traslado do aeroporto, bilhetes de trem e ônibus, etc.
5 – Organizar reuniões e eventos de negócios
Se sua empresa necessitar organizar eventos ou reuniões no exterior, o processo pode demandar muito tempo e investimento. Ao contratar um agente de viagens corporativas especializada para que se encarregue dessa tarefa, custos podem ser reduzidos e os eventos são mais rentabilizados.
O processo de planejamento para organizar um evento pode ser complexo e requerer muito tempo. Portanto, uma empresa de gestão de viagens de boa reputação é muito vantajosa em tais situações.
6 – Controle de custos de viagens e cumprimento de políticas
Se administrar corretamente os custos de viagens é a tarefa principal de um agente de viagens corporativas, o benefício é ainda muito maior ao permitir que alguém com ampla experiência se encarregue desse trabalho. Os especialistas cumprem com as políticas de viagens corporativas mediante do uso da gestão de políticas de viagens em tempo real para maximizar a funcionalidade para viajantes de negócios.
Contratar uma agência profissional para se ocupar das necessidades de viagem da sua empresa não só gerará reduções de custo como também otimizará as relações comerciais e, ao mesmo tempo, cumprirá com as políticas de viagens.
