Semelhantemente ao que ocorre em deslocamentos pessoais, as viagens corporativas podem sofrer as mais variadas situações e imprevistos. Bilhetes não voados, por exemplo, resultam de algumas dessas eventualidades.

A princípio, o cancelamento de uma viagem corporativa pode ocorrer por motivos diversos, tais como cancelamentos ou adiamentos de reuniões, imprevistos dos colaboradores, indisponibilidade de horários etc.

Ainda assim, o gerenciamento dos bilhetes não voados representa um enorme desafio para a gestão de viagens corporativas. Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, excelentes dicas para ajudar você a evitar perdas financeiras na sua organização. Boa leitura!

Controle os bilhetes não voados

Contornar e amenizar a situação incômoda gerada por bilhetes não voados é uma questão que têm preocupado continuamente os gestores de viagens corporativas. Por analogia, a primeira medida para superar esse desafio consiste em ter registros claros dos bilhetes que foram ou não foram voados.

Isso significa que é necessário manter um registro preciso dos voos nos quais os colaboradores embarcarão ou não. Até mesmo nos casos em que a perda do voo decorre de culpa do passageiro, você poderá solicitar o reembolso das taxas de embarque.

Evidentemente, isso pode variar muito, dependendo das regras e normas estabelecidas por cada companhia aérea. Todavia, essas discrepâncias apenas evidenciam a importância de ter esses dados sempre à mão.

Mantenha um banco atualizado de bilhetes

Quando um cancelamento ocorre, você precisa saber como acompanhar os créditos resultantes de bilhetes não voados. Para tanto, é altamente recomendável centralizar todos os dados relevantes, como:

• Informações do funcionário;
• Companhia aérea escolhida;
• Valores dos créditos gerados;
• Localizador, dentre outros.

Lembre-se, ainda, de atualizar essas informações todas as vezes nas quais os créditos forem utilizados em novas emissões. Ao mesmo tempo, evite planilhas para a realização desse controle.

Priorize o uso de sistemas “end to end”. Com eles, você pode armazenar todos os registros necessários, das compras aos cancelamentos, além de ter a possibilidade de notificar aos solicitantes a existência de saldos disponíveis para a utilização em futuros deslocamentos.

Incorpore deveres e direitos dos funcionários na política de viagens corporativas

A sua política de viagens corporativas, além de incorporar direitos e deveres dos colaboradores, deve ser um documento de fácil acesso e devidamente disseminado entre a equipe.

Em outras palavras, é imprescindível que a sua organização conte com uma política clara de viagens corporativas, de tal modo que nenhum funcionário tenha dúvidas acerca do que deve fazer caso seja necessário proceder a um reagendamento, cancelamento ou à utilização de saldos remanescentes.

Com normas bem definidas e disseminadas, os cancelamentos e, até mesmo, os reagendamentos, serão bem avaliados pelos seus colaboradores. Outro ponto que merece destaque pode ser encontrado nas aprovações de viagens – que devem ser realizadas de forma criteriosa e planejada.

Entenda as situações que geram alterações e cancelamentos

Seja como for, todas as dicas anteriores surtirão efeito apenas se você compreende as situações que provocam alterações nas viagens e/ou cancelamentos. Os motivos mais frequentes, de modo geral, giram em torno das mudanças de agenda e das iniciativas da própria empresa – quando reavalia os deslocamentos, entendendo que alguns podem ser desvantajosos.