Quando as viagens corporativas fazem parte da nossa rotina profissional, o cálculo de KM é um procedimento essencial para que o reembolso de despesas possa ser feito adequadamente e, assim, que a organização interna seja mantida.

Cálculos esses, inclusive, que precisam sempre passar por manutenções, para que possam acompanhar a atualização dos valores que também sofrem alterações, como a correção do IPVA ou a inflação que surge com o tempo, por exemplo.

Ter um sistema consistente e prático para realizar esses cálculos é de suma importância, tanto para a empresa quanto para os funcionários que realizam esse trajeto. Dessa forma, você poderá garantir a transparência da prestação de contas, aumentando o laço de confiança entre todos os envolvidos.

Sabemos que a realização desses cálculos de KM rodado podem acabar gerando algumas dúvidas, mas não se preocupe! Escrevemos esse artigo justamente para te ajudar com isso, e esperamos que, ao final destes, todas as suas dúvidas quanto ao assunto possam ser sanadas.

O que considerar na hora de calcular o KM rodado?

Antes de partir para a prática, é importante fazer um levantamento prévio sobre todos os valores que precisarão ser levados em conta na hora da realização desta conta. Além do preço da gasolina atual, é essencial colocar outros fatores na lista na hora de calcular.

É importante que o modelo do veículo seja levado em conta, já que diferentes carros percorrem as mesmas distâncias com gastos de combustível diversos. Também coloque em sua planilha o tempo que o veículo rodará em serviço e, claro, qual será a quilometragem percorrida para a viagem — ida e volta, importante ressaltar.

Porém, tenha em mente que existem gastos que ocorrem antes mesmo da viagem em si, já que, para garantir a segurança de todos os envolvidos, é necessário a realização de um check up completo do veículo para certificar-se de que está tudo certo com o carro.

Da mesma forma, podem haver gastos posteriores. A maioria das corporações opta por já acrescentar nas contas desse reembolso a taxa de limpeza do veículo pós viagem, para que assim, ele esteja preservado para futuras ocasiões.

Assim, é importante ressaltar que esse cálculo de reembolso de KM não é algo engessado, já que pode sofrer alterações de empresa para empresa. Independente do que você queira acrescentar para essas contas, o importante é deixar claro em sua política o que está incluso para esses reembolsos e o que não é coberto por eles.

Como eu posso fazer essa conta?

Depois de já ter elencado todos os gastos que entrarão para o reembolso de KM, é hora de partir para a prática e fazer os cálculos. Para isso, existem alguns métodos que podem te ajudar, e aqui separamos três que são muito usados para viagens corporativas. Confira!

1. Hodômetro — Faça a conta pelo medidor de KM

Essa é uma das práticas mais comuns de serem utilizadas para as contas de reembolso de KM. Com ela, você fará suas contas baseando-se diretamente no hodômetro do carro, que nada mais é o dispositivo localizado no painel que tem como função medir a quilometragem rodada pelo veículo.

Para esse método, você precisará considerar o valor atual do litro de combustível, a quantidade de combustível usada para abastecer o veículo durante a viagem, a quilometragem que estava constante no hodômetro antes do trajeto e a quilometragem constante no hodômetro após ele.

Com isso em mãos, é só fazer um cálculo rápido utilizando a clássica regra de 3, e você terá o valor de KM que precisará ser reembolsado. Aqui podemos notar como é necessária uma revisão prévia no veículo, pois assim, você se certificará de que o hodômetro estará funcionando em sua plenitude evitará problemas com a realização das contas para reembolso.

2. Google Maps ou Waze — Conte com a ajuda de apps de mapas e viagens

As ferramentas digitais também são uma ótima opção para quem busca um meio mais facilitado para realizar as contas do reembolso de KM. Se você optar por esse método, primeiramente terá de baixar algum aplicativo que conte com essa opção de GPS, como o Google Maps ou o Waze, que são sempre muito utilizados para isso.

Dentro do app, você colocará o ponto de saída e o destino da viagem, e assim, ele já lhe mostrará qual será a quilometragem percorrida para realizar aquele trajeto. Dessa forma, você só precisará retomar algumas informações que já instruímos serem levantadas, como o preço do combustível atual e quantos quilômetros por litro o carro realiza, para que, assim, faça o cálculo referente ao valor do KM rodado.

Aqui neste texto pode falar da funcionalidade do nosso sistema que permite calcular o KM percorrido baseado no google maps e calculado o valor a ser reembolsado baseado na política da empresa, após preenchido todas as informações esse trajeto é enviado para aprovação e posteriormente reembolso ao funcionário. 

3. Controle de Reembolso — Existem aplicativos específicos para te auxiliar

Como já dito, o reembolso de KM é uma das coisas mais essenciais das viagens corporativas, e devido a sua relevância, já existem diversos aplicativos que foram feitos especificamente para realizar essas contas de maneira facilitada!

Basta você consultar a app store do seu celular e procurar justamente por “reembolso de KM” ou “reembolso de viagens”, que várias opções de apps aparecerão para você! Assim, basta você pesquisar mais sobre cada uma, para decidir qual melhor atenderá as necessidades da sua empresa.

Esses aplicativos são ótimas alternativas nesses casos, já que facilitam e muito as contas, além de contarem com opções personalizadas, que te permitem incluir nos cálculos qualquer valor extra que também entre para a política de reembolso de viagens da sua corporação.

Escolha o método que melhor se encaixa com você e sua empresa!

Como podemos ver, existem vários métodos eficientes para calcular qual o valor do KM rodado nas viagens corporativas. No final das contas, o melhor a se fazer é optar por aquele que melhor vai se encaixar com a sua política de reembolso e com a realidade profissional da sua corporação!

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender um pouco mais sobre esse tópico tão relevante e essencial para nossas rotinas. Estamos sempre em busca de te ajudar, e para isso, trazemos aqui vários conteúdos de qualidade que podem te auxiliar com suas dúvidas!

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