Viagens corporativas são uma parte fundamental do mundo dos negócios. Elas podem ser usadas para fechar negócios, treinar funcionários, participar de eventos e muito mais. Mas quando se trata de aprovar uma viagem corporativa, há muitas coisas a serem consideradas. Neste artigo, daremos algumas dicas e sugestões para ajudar as empresas a decidir quando aprovar uma viagem corporativa.
Analise a importância do evento ou reunião
O primeiro passo para decidir se aprovar ou não uma viagem corporativa é analisar a importância do evento ou reunião. Se a viagem é necessária para fechar um grande negócio ou para participar de um evento que pode fornecer muitas oportunidades de networking, é provável que valha a pena o investimento. Se a viagem é para uma reunião de rotina com uma equipe remota ou cliente, pode ser melhor considerar uma reunião virtual em vez de uma viagem.
Considere o custo da viagem
Outro fator importante a ser considerado é o custo da viagem. As empresas devem determinar o orçamento para viagens corporativas e levar em consideração todos os custos, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas associadas. Se a viagem ultrapassa o orçamento, as empresas devem avaliar se os benefícios justificam os custos adicionais.
Verifique a disponibilidade de pessoal
Antes de aprovar uma viagem corporativa, as empresas devem verificar a disponibilidade de pessoal. É importante garantir que a pessoa certa esteja participando da viagem e que não haverá impacto negativo nas operações diárias da empresa. Se a pessoa que deve participar da viagem não estiver disponível ou a viagem afetar negativamente as operações diárias, é melhor reconsiderar a viagem.
Pense na segurança dos viajantes
As empresas também devem considerar a segurança dos viajantes ao aprovar uma viagem corporativa. Isso inclui fatores como o destino da viagem, o transporte utilizado, o nível de segurança no local e outros fatores que possam afetar a segurança dos viajantes. Se a viagem envolver riscos significativos, as empresas devem tomar medidas para garantir a segurança dos viajantes ou reconsiderar a viagem.
Avalie a possibilidade de viagens virtuais
Com as tecnologias disponíveis hoje, as empresas podem considerar a possibilidade de viagens virtuais em vez de viagens físicas. Com videoconferências e outras tecnologias, é possível realizar reuniões, apresentações e até mesmo eventos virtuais sem a necessidade de viajar. Isso pode economizar dinheiro e tempo, além de reduzir o impacto ambiental das viagens.
Leve em conta a política de viagens da empresa
As empresas devem ter uma política clara de viagens corporativas que especifique quando e como as viagens devem ser aprovadas. É importante garantir que a política de viagens seja clara e que todos os funcionários saibam o que é esperado deles ao viajar a trabalho. A política de viagens deve incluir informações sobre os limites de orçamento, reembolsos e outros fatores relevantes.
Antecedência da reserva
As reservas antecipadas podem garantir que as tarifas sejam mais acessíveis e que os voos e acomodações escolhidos estejam disponíveis. É importante verificar com antecedência os preços de passagens aéreas e hotéis para o destino da viagem e avaliar se o custo está dentro do orçamento estipulado pela empresa. Além disso, reservar com antecedência também dá mais tempo para se preparar para a viagem, como organizar documentos, providenciar vistos, entre outros.
Utilize programas de fidelidade
As empresas podem economizar dinheiro em viagens corporativas utilizando programas de fidelidade de companhias aéreas e hotéis. Esses programas oferecem benefícios como descontos, upgrades de classe e acumulação de pontos que podem ser trocados por passagens e hospedagens futuras. É importante lembrar de verificar se a empresa já possui alguma parceria com empresas aéreas e hotéis e, assim, se beneficiar de tarifas corporativas.
Crie um itinerário de viagem
Para garantir uma viagem corporativa bem-sucedida, é importante criar um itinerário de viagem que especifique detalhadamente os horários de voos, reuniões, eventos, e outras atividades planejadas durante a viagem. Isso ajuda a manter o controle do tempo e evitar atrasos ou contratempos, permitindo que a viagem seja executada de maneira mais eficiente.
Realize uma análise pós viagem
Ao retornar de uma viagem corporativa, é importante realizar uma análise pós viagem para avaliar os resultados da viagem e determinar se os objetivos foram.
Portanto, aprovar uma viagem corporativa pode ser uma tarefa desafiadora, mas seguindo essas dicas e sugestões, as empresas podem tomar decisões informadas que garantam a segurança e eficiência dos seus colaboradores e, ao mesmo tempo, maximizem o retorno do investimento da empresa.
Ao avaliar a importância do evento, considerar as alternativas virtuais, definir um orçamento claro, criar uma política de viagens e antecipar reservas, as empresas podem economizar dinheiro e maximizar o tempo de seus colaboradores. Além disso, o uso de programas de fidelidade, a criação de um itinerário de viagem e a realização de uma análise pós-viagem podem ajudar a garantir que as viagens corporativas sejam executadas de maneira mais eficiente.
Lembre-se, viagens corporativas são uma ferramenta importante para as empresas, mas é preciso garantir que elas sejam aprovadas com segurança e eficiência para garantir o sucesso dos negócios. Ao seguir essas dicas e sugestões, as empresas podem se beneficiar de viagens corporativas bem-sucedidas e, ao mesmo tempo, garantir o bem-estar e a produtividade de seus colaboradores.
