Considere que a sua empresa conta com uma equipe comercial cujos integrantes precisam viajar constantemente para outras localidades, a fim de obter novas oportunidades de negócios.
Além destes colaboradores, a sua área de Recursos Humanos (RH) e o setor jurídico também se movimentam bastante, visando participar de audiências, atuar na gestão de pessoas em filiais da companhia etc.
Cada profissional realiza, em média, 1 viagem mensal, em jornadas que raramente são iniciadas depois das 8 horas da manhã. Essa rotina, ainda que a realidade das suas viagens corporativas seja diferente deste exemplo, ela ainda é bastante cara e desgastante, não é mesmo?
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, algumas ferramentas e princípios que as empresas de sucesso têm utilizado para compreender os impactos orçamentários e otimizar os investimentos realizados em viagens corporativas. Boa leitura!
Calculando os deslocamentos terrestres
Em ambientes competitivos cada vez mais acirrados e globais, pessoas e empresas viajam frequentemente. A prova disso pode ser encontrada na grande quantidade de multinacionais que atuam nas principais metrópoles ao redor do mundo.
Para que a sua empresa se posicione da melhor forma possível no mercado, é fundamental trabalhar com a premissa de que as viagens aéreas dos seus colaboradores incluem, pelo menos, 5 deslocamentos terrestres (ônibus, metro, Uber ou táxi). Isso ocorre porque o viajante precisará de:
- Locomoção entre seu hotel ou casa até o aeroporto;
- Sair do aeroporto, no destino, até chegar à reunião ou escritório;
- Ir do escritório à hospedagem (hotel, pousada, Airbnb );
- Caso o retorno à sede da empresa for no dia subsequente, o profissional terá que se deslocar da hospedagem em direção ao aeroporto;
- Percorrer o trajeto de volta para a sua residência.
Gerindo os custos com mobilidade
Evidentemente, há uma clara necessidade de qualificar o gerenciamento dos custos com mobilidade. Em termos práticos, as maiores empresas do mundo integram estes investimentos em seus planejamentos estratégicos.
A prática comum consiste na prestação de contas realizada por cada colaborador, a fim de demonstrar os custos que tiveram ao longo das viagens. Sobretudo, oferecer um sistema que registra, digitalmente, cada despesa e a associa com um projeto ou centro de custo específico representa, na atualidade, um importante diferencial competitivo.
Nesse cenário, a implementação de plataformas que aprimoram a experiência gerencial é um excelente recurso, à medida que direciona os custos registrados pelos profissionais para fluxos internos de aprovação.
Tenha em mente que este processo deve responder às normas do seu negócio e, ainda, à sua política de viagens corporativas, a partir de elementos como a disponibilidade de orçamento, dentre outros.
Compreendendo os maiores desafios para a identificação dos custos
A despeito das soluções tecnológicas disponíveis, os maiores desafios para a gestão de viagens corporativas tendem a ser encontrados na ponta de cada processo. Em outras palavras, os registros originais (comprovante de pagamento, recibo etc.) ainda são analógicos.
Como estes registros são apresentados em papel, costumam representar uma contínua dor de cabeça para os profissionais que viajam a trabalho. Edição de dados (como as manipulações de valores), ilegibilidades e extravios geram desgastes tanto para a empresa quanto para os colaboradores, além de serem a razão principal dos reembolsos que são “feitos no escuro”, com o consequente desperdício de recursos financeiros.
