Saiba as considerações importantes na hora de fazer esse cálculo e dicas importantes.

Uma das causas mais importante e que pode gerar grandes dores de cabeça na hora de calcular as despesas de viagens de corporativas está relacionado ao valor dos quilômetros percorridos por um veículo. Além do mais, várias empresas têm funcionários que utilizam carros para suas realizar suas atividades, seja para viagens de negócios ou para se locomover durante essas campanhas locais.

Durante o período de trabalho, essas campanhas de deslocamento precisam reduzir o ressarcimento do consumo de combustível e, se o carro pertencer ao viajante, cobrir também o custo da mecânica do carro. Essa recompensa é primordial para uma melhor produtividade e retenção de funcionários. Mas você sabia que existe um cálculo para medir o valor dos quilômetros rodados?

Reembolso de km rodado

Para calcular o valor dos quilômetros rodados, é importante antes definir o que deve ser levado em consideração em cada empresa ao realizar o cálculo.

Conforme discutimos aqui, mais importante do que estimar o consumo de combustível é a organização considerar outros custos associados ao uso do veículo do funcionário.

No Brasil, 2022 começa com um aumento no valor médio de varejo da gasolina e do diesel da Petrobras para as concessionárias, impactando o preço que chega ao consumidor final do produto. O preço médio do litro de gasolina da Petrobras para as concessionárias passou de R$ 3,25 para R$ 3,86, um aumento de 18,8. Já o diesel passou de R$ 3,61 para R$ 4,51 por litro, alta de 24,9. Como resultado, o valor dos quilômetros percorridos aumenta.

Basta passear pelos postos de gasolina para ver os altos valores nas placas e faixas. Segundo levantamento da Agência Nacional do Petróleo, Gás e Biocombustíveis (ANP), o valor médio da gasolina em 2022 é de R$ 7.210. O preço médio do diesel é de R$ 6.564.

Além disso, a instabilidade econômica e política global está afetando diretamente a maneira como essas variantes são distribuídas no bolso de todos. Nesse contexto, é importante que esse cálculo leve a um valor de reembolso justo para todas as partes envolvidas.

Por isso vamos reafirmar os 4 pilares para realizar o cálculo do reembolso em relação ao valor do km rodado. Veja abaixo quais são:

Atenção: Para fazer alguns cálculos neste post, vamos supor que o custo por litro de combustível seja R$ 7,00/L

Use um carro padrão

Primeiro você precisa definir um carro padrão para estimar o consumo médio de combustível. Com o veículo em falta, a empresa pode comunicar ao funcionário que o reembolso foi efetuado tendo em conta o consumo médio de combustível por litro do veículo.

Por exemplo, um Gol UP novo tem consumo médio de 14,75 km/l, conforme declarado pelo fabricante. Supondo que o custo do combustível seja de R$ 7,00/l, o custo médio por km rodado com os novos ajustes feitos pela Petrobras no início do ano é de R$ 0,47.

Lembre-se de atualizar este valor regularmente devido a flutuações no preço do combustível.

O que deve estar incluso no reembolso

O custo de um veículo vai além do combustível. Para ser justo com o funcionário, é importante definir quais itens serão incluídos no reembolso.

Essa é uma questão interna para a empresa decidir e discutir com os funcionários. O ideal é que isso já esteja mencionado na política de viagens (que já ensinamos aqui no blog) para que ambos estejam em conformidade com seus direitos e responsabilidades desde o início.

Alguns exemplos do que pode estar incluso no reembolso: Limpeza do veículo, seguro, estacionamento, pedágio, mecânica, IPVA e depreciação, com base na tabela Fipe.

Defina a quilometragem anual do veículo

Outro fator importante a ser considerado é a quilometragem anual do veículo. É importante saber quantos veículos são conduzidos em média em um ano se os funcionários usam o veículo para viagens frequentes. Isso permite conhecer o custo total ao longo do tempo e acompanhar os indicadores para auxiliar na tomada de decisão.

Pagamento parcial

Se o carro pertence à empresa e o funcionário o utiliza tanto para trabalho quanto para lazer, é importante que o pagamento parcial seja feito. Portanto, a empresa tem que se comprometer a pagar custos parciais como IPVA, seguro, combustível, manutenção, etc. aos veículos.

Despesas corporativas que devem ser reembolsáveis?

Também é importante definir quais situações e despesas podem ser reembolsadas. Lembre-se de que existem diferentes situações em que um veículo deve ser utilizado, seja ele alugado, de funcionário ou de empresa. De qualquer forma, aqui estão algumas situações comuns no cotidiano dos trabalhadores:

• Transações que exijam o deslocamento com veículo;
• Visita a clientes em local em específico;
• Viagem para compra de equipamentos ou materiais para a empresa;
• Viagem corporativas, desde que o veículo seha usado pelo colaborador.

Observe que todas as situações acima são recuperáveis, pois o funcionário está trabalhando para a empresa, seja em viagem de negócios ou trabalhando com o veículo. No entanto, o reembolso não se aplica a viagens casa-trabalho, viagens na hora do almoço e atividades não relacionadas à empresa.

Considere os seguintes itens: combustível, revisões, depreciação, manutenção, seguro, impostos, estacionamento, pedágios e outros, e defina com a empresa o que fará parte do reembolso na apólice de viagem e o que será arcado pelo empregado.

O cálculo dos quilômetros percorridos é muito específico para cada empresa, pois é necessário levar em consideração a situação específica e a política de viagens corporativas de cada empresa. Além disso, é importante definir claramente com antecedência todos os itens que serão reembolsados.

 

Agora é importante saber o consumo médio de combustível do veículo em questão e quantos quilômetros foram percorridos para a viagem de negócios (para isso você pode verificar o hodômetro do veículo ou usar um GPS). Depois de conhecer esses valores, basta dividir a quilometragem percorrida pela capacidade em litros dos carros e multiplicar pelo valor do litro de gasolina. Por exemplo: 40km quilômetros percorridos divididos por 14,75km por litro consumido pelo carro = 2,71 litros. Ao preço do litro de 7 reais, um total de R$ 18,97 tem que ser ressarcido.

É aqui que entra em jogo a opção de ter um carro básico por um valor de consumo fixo. Se levarmos em conta os R$ 0,47 por km, basta multiplicar pela distância percorrida. Isso economiza tempo, mas não é um valor muito preciso, pois cada carro tem um consumo de combustível diferente por km.

Com este valor base, é hora de somar os valores adicionais previamente definidos como elegíveis para reembolso. Para custos únicos de cada viagem, como B. Pedágios, basta adicioná-los para obter o valor do reembolso. Para despesas recorrentes como limpeza (mensal) ou IPVA e licenciamento (anual), defina se o valor total será ressarcido de tempos em tempos ou se será parcelado para incluir no cálculo de km rodados.