O relatório de viagens corporativas é uma ferramenta imprescindível para que os responsáveis pelo setor efetuem o controle financeiro. Com este documento, os processos são facilitados e as tarefas inerentes à contabilização dos reembolsos se tornam mais assertivas, seguras e ágeis.

Por exemplo, eventuais fraudes em prestações de conta podem ser reduzidas consideravelmente quando existe um relatório de viagens corporativas efetivo. Ademais, os dados armazenados também podem trazer valiosos insights.

Desse modo, você terá melhores condições de elaborar um compilado bastante completo (e rápido) dos gastos em deslocamentos, analisando como e onde os ativos da sua empresa estão sendo utilizados. Em cenários de redução de custos, os gestores podem usar as informações para tomar decisões acerca de eventuais diminuições e cortes.

É possível, também, identificar os profissionais que seguem (ou não) as diretrizes do negócio e as melhores práticas. Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, excelentes dicas para ajudar você a elaborar um relatório de viagens corporativas para o seu negócio. Boa leitura!

Priorize os comprovantes

Na atualidade, os comprovantes não precisam ser entregues, após a viagem, em papel. Sobretudo, há plataformas online que disponibilizam a digitação de notas fiscais e de recibos, permitindo que os colaboradores efetuem todos os registros necessários com a câmera de seus smartphones.

Eventualmente, caso você ainda não conheça esse tipo de recurso, é altamente recomendável solicitar uma demonstração de algum consultor ou realizar testes grátis das plataformas disponíveis no mercado.

Elabore a sua política para o reembolso de despesas

É preciso, antes de pensar no seu relatório, que o seu negócio tenha uma política de reembolsos adequada. Ela guiará a montagem deste documento e, ainda, deixará claro para todos os funcionários o que pode (ou não) ser ressarcido pela empresa.

Primordialmente, cada organização conta com as suas próprias regras. Portanto, fique atento à definição desta política de reembolso. Caso seja necessário, aproveite a experiência de gestores bem-sucedidos em seu segmento, visando obter a inspiração necessária.

Defina a estrutura de seu relatório

Reflita sobre as informações que devem ser preenchidas pelos funcionários que viajaram. Essa questão é crucial para a montagem do relatório. Dentre as despesas tradicionais, destacam-se:

• Adicionais: os imprevistos que requerem gastos extras;
• Alimentação: os custos de restaurantes ou de pedidos de refeições durante as viagens;
• Transportes: gastos com deslocamentos no local;
• Hospedagem: englobam diárias de pousadas, hotéis etc.

Escolha a plataforma

As inovações tecnológicas trouxeram soluções capazes de facilitar substancialmente os registros de despesas nos relatórios. Logo, esqueça os papeis impressos para os preenchimentos.

Por último, um bom exemplo disso pode ser encontrado nas planilhas do Google Sheets – com atualizações em tempo real. Essa medida pode contribuir tanto para os gestores quanto para os colaboradores. Vale enfatizar, porém, que, mesmo assim, falhas ainda podem acontecer. Então, permaneça atento!

Evidencie os benefícios para os funcionários

A importância do relatório de viagens corporativas deve ser explicada a cada um dos colaboradores envolvidos. Afinal, se a sua empresa não possui um sistema de gerenciamento com a digitalização dos custos, por exemplo, os registros podem gerar sérios problemas.