Em uma viagem corporativa, o reembolso das desposas não envolve, somente, o ressarcimento do funcionário, mas também os elementos referentes às finanças do seu negócio e o cumprimento estrito da legislação trabalhista.

Nesse sentido, é preciso ficar atento para continuar usufruindo das vantagens inerentes a esses deslocamentos, evitar complicações judiciais e aprimorar a gestão financeira de sua organização.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, as principais informações para ajudar você a entender o funcionamento de uma política de reembolso de viagens corporativas. Boa leitura!

Regras claras e simples

Para assegurar o compliance nos reembolsos das viagens corporativas, o primeiro passo consiste em elaborar um roteiro capaz de explicar claramente aos seus colaboradores como e quanto as solicitações devem ser feitas.

Caso o deslocamento ocorra sem que estes elementos estejam previamente determinados, as mensagens passadas implicitamente indicarão que a sua empresa cobrirá todos os gastos – o que é prejudicial a ambos os lados.

Despesas reembolsáveis

A lista com as despesas que poderão ser reembolsadas (evidentemente, mediante a devida comprovação), deve estar expressa claramente em sua política. Logo, não avalie comprovantes a posteriori, visando decidir os itens que serão reembolsados, uma vez que essa atitude tende a causar conflitos e desgastes desnecessários. Inclua nesta lista:

• Uso de internet e de telefone;
• Documentações para a viagem, como o visto;
• Alimentação;
• Transporte local (aluguel de veículos e táxi);
• Passagens etc.

Despesas não reembolsáveis

Do mesmo modo, é altamente recomendável antecipar informações acerca do que nunca será objeto de ressarcimentos. Nesse ponto, você deve incluir, basicamente, as despesas que não possuem ligação com a atividade profissional ou o motivo do deslocamento do seu colaborador, tais como:

• Multas de trânsito;
• Taxas cobradas por perda de voos;
• Gastos com avarias em equipamentos e objetos;
• Compra de souvenirs, dentre outros tipos de despesas estritamente pessoais.

Formas de reembolso

Conforme mencionado anteriormente, você poderá efetuar o pagamento das viagens corporativas de acordo com três possibilidade distintas: o pagamento de diárias, o adiantamento ou o reembolso. Por outro lado, é fundamental entender as principais diferenças entre elas!

Reembolso

Os funcionários arcam, nesse método, com as despesas de suas viagens. A seguir, solicitam o reembolso. Para tanto, eles devem prestar contas, de modo a comprovar os gastos realizados.

Em síntese, para que tudo dê certo, é imprescindível ativar mecanismos ideais de controle. Por exemplo, as planilhas não representam um bom recurso para efetuar registros, à medida que elas demandam tempo para a sua atualização, assim como uma apuração que é pouco coerente com as rotinas atribuladas do mundo corporativo.

Adiantamento

De modo complementar ao reembolso, a empresa, ao realizar o adiantamento de despesas, faz uma estimativa acerca dos valores que serão gastos em uma dada viagem corporativa. A partir desse cálculo, o setor responsável repassa uma quantia adiantada ao colaborador.

Assim como ocorre no reembolso, o profissional necessita, também, efetuar a sua prestação de contas, a fim de solicitar o remoldo de suas despesas na viagem ou devolver os valores restantes. A empresa pode, ainda, permitir que o colaborador retenha as quantias restantes, utilizando-a como saldo em sua próxima viagem.

Pagamento de diárias

Para o pagamento das diárias de viagem, a empresa realiza um cálculo prévio, considerando o que deve ser gasto e estabelecendo um valor que deve ser pago diariamente.

É essencial, especialmente neste caso, que a sua estimativa seja baseada em pesquisas (“data-driven”), a fim de evitar injustiças na determinação dos valores, restringindo a experiência do seu colaborador.