De acordo com o velho ditado: “imprevistos acontecem”. Infelizmente, a gestão de viagens corporativas não está livre deles. Um dos maiores desafios neste quesito, aliás, é a necessidade de deslocamentos urgentes, isto é, sem os devidos planejamentos.
Nessas circunstâncias, você deve assegurar que os colaboradores sejam instruídos da melhor forma possível. Evidentemente, as viagens corporativas não devem ocorrer sem prévio aviso.
Porém, os ambientes de negócios contam com exigências inesperadas de clientes e fornecedores e a sua empresa não pode perder boas oportunidades de negócio devido à falta de organização, não é mesmo?
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, elementos fundamentais para ajudar você a lidar com essas situações, tais como a gestão de risco e outras ferramentas de fácil implementação e excelentes resultados. Boa leitura!
Gestão de risco
A sua empresa deve estar preparada, pois, existem alguns pontos que não podem se perder em decorrência do surgimento de viagens de “última hora”. Nesse sentido, evite a desorganização, aplicando as melhores práticas de gestão de risco.
Ao atuar com o equilíbrio necessário, você garantirá que os colaboradores tenham o apoio que necessitam para a realização dos objetivos perseguidos pelo seu negócio. De modo geral, o ideal é mitigar impactos negativos e, ao mesmo tempo, fortalecer o relacionamento com os colaboradores – lembre-se de que eles também foram pegos de surpresa.
Juntamente a isso, é crucial que a sua empresa pense estrategicamente sem, para tanto, negligenciar os aspectos relativos ao bem-estar e à saúde dos viajantes corporativos.
O primeiro passo consiste em analisar os riscos pessoais (que envolvem diretamente o colaborador, como acidentes, atrasos, qualidade da alimentação, dentre outros) e os riscos financeiros (por exemplo, o valor das hospedagens, das passagens, insumos necessários etc.).
Viagens de “última hora”
Criatividade e “jogo de cintura” não podem faltar para os líderes empresariais que se deparam com a necessidade de garantir o sucesso de viagens corporativas inesperadas.
Enquanto gestor, é você quem deve tomar as providencias necessárias – com a devida cautela – para selecionar as melhores acomodações, alimentação e transportes. Assim, impedirá que sua empresa tenha que arcar com altos custos nessas situações.
Passagens e hospedagem
Como são de “última hora”, esse tipo de viagem não conta com planejamento prévio. Desse modo, as passagens (aéreas ou terrestres) saem muito mais caras. Entretanto, é preciso avaliar com atenção a necessidade de que os colaboradores cheguem rapidamente ao local combinado.
Isso evita gastos excessivos e o consequente prejuízo ao setor financeiro da sua empresa. Mesmo que um negócio bastante lucrativo seja fechado nesta viagem, até que os resultados cheguem, o seu negócio não pode ficar “no vermelho”.
Enfim, é altamente recomendável providenciar hospedagens baseadas na localização, ou seja, nas proximidades do evento. Essa iniciativa minimiza riscos e contribui para qualificar a gestão de viagens corporativas, à medida que contém gastos com deslocamentos de carro.
O mais indicado, portanto, é procurar locais que tenham um espaço apropriado de coworking e/ou sala de conferências. Ainda mais importante: isso permitirá que o funcionário tenha as condições necessárias para executar o seu trabalho à distância.
