As empresas com trabalhadores que precisam, por diferentes motivos, viajar para atender a reuniões de negócios e/ou demais compromissos, precisam ter um controle estrito sobre os gastos, não é mesmo?

Portanto, saber o que deve ser feito para montar a sua planilha de despesas é imprescindível. Assim, ao padronizar as prestações de contas dos seus funcionários, fica mais fácil obter a clareza necessária para gerenciar eficientemente o uso dos recursos destinados a essa finalidade.

Para que a sua planilha seja eficaz, é necessário identificar os dados que devem ser coletados, incluindo o montante de gastos, a sua classificação, as despesas previstas em orçamento etc.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, um breve passo a passo para ajudar você a garantir que a sua planilha de despesas para as viagens a trabalho seja realmente funcional. Boa leitura!

Adiantamentos

Em sua planilha, o campo do adiantamento de despesas deve estar sempre presente. Isso porque, caso não exista o devido controle, os funcionários podem acabar sendo ressarcidos por gastos contraídos na viagem e sequer comunicar que haviam recebido os estes valores antecipadamente.

Do mesmo modo, não se esqueça de que o adiantamento consiste em uma boa prática. Todavia, sem o controle devido, ele pode gerar onerações indesejáveis ao seu negócio.

Detalhes das despesas

Infelizmente, há muitas empresas que não conferem a devida importância ao campo específico para o detalhamento das despesas. Este é o campo adequado para que o colaborador descreva cada gasto efetuado.

Desse modo, poderá receber, posteriormente, o reembolso. Enfim, é preciso descrever, em cada despesa:

• O valor do gasto (total);
• A cópia da nota fiscal ou do recibo;
• O estabelecimento no qual o gasto foi realizado;
• As informações e os detalhes pertinentes;
• A data do gasto.

Categorias de gastos

Após compreender todos os aspectos sobre a viagem corporativa, é o momento de definir como os colaboradores apresentaram as despesas que ocorreram durante o deslocamento.

Separar estes gastos por categorias pode ser de grande ajuda, sobretudo, nas tarefas de análise de custos. Por isso, a criação de categorizações predefinidas pode impedir muitos imprevistos no futuro. Há certas categorias básicas que devem ser apontadas, incluindo:

• Transporte;
• Alimentação;

Dados sobre a viagem

O campo de dados sobre a viagem servirá para detalhar todos os aspectos que envolvem cada deslocamento: localidade, data de saída, data de retorno etc. Tais dados podem parecer básicos, mas são fundamentais.

Em contrapartida, compreender as motivações de uma dada viagem é, também, imprescindível para futuras análises. Essa etapa contribuirá para que você entenda melhor os objetivos dos deslocamentos para que, posteriormente, reveja o retorno proporcionado à sua empresa.

Dados pessoais

Como uma planilha não pode se identificar sozinha, você deve começar pelas informações pessoais do profissional viajante. Idealmente, devem ser preenchidos:

• Dados bancários para os reembolsos;
• Área, departamento ou setor de atuação;
• Cargo;
• Nome completo.

Estes dados, junto às categorias descritas acima, resumem para você como os ativos da empresa são utilizados. Somente após essa análise é que, seguindo as diretrizes da organização e a política definida de reembolso, os valores serão ressarcidos.