As empresas que investem em viagens corporativas devem primar pela atualização constante acerca das estratégias de mercado e ferramentas tecnológicas, a fim de realizarem os processos em trânsito e eliminar eventuais contratempos.

Nesse contexto, há uma tendência em voga capaz de ajudar o seu negócio nestas duas frentes: o Self Booking. Trata-se de uma solução que já é bastante utilizada no exterior, embora sua implementação no Brasil ainda seja recente.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, o conceito de Self Booking, como fazer para o incorporar na sua política de viagens e, ainda, as possíveis otimizações que podem ser obtidas em seu planejamento. Boa leitura!

O conceito de Self Booking

A expressão “Self Booking”, originária do inglês, pode ser livremente traduzida por “autorreserva”. Trata-se de uma ferramenta de gerenciamento das viagens corporativas.

Além da otimização do tempo de planejamento, ela confere maior autonomia aos viajantes, eliminando o excesso de trocas de mensagens entre os funcionários, setores administrativos da empresa e agências de viagens.

Desse modo, o Self Booking eleva a produtividade do negócio, concentrando todos os dados em um só lugar. Ademais, as ofertas de hotéis, transfers, passagens aéreas, roaming de dados, aluguel de carros e outros serviços apresentam custos significativamente menores.

Essa plataforma emite bilhetes, efetua reservas, reúne informações relevantes e gera relatórios para tornar as comunicações mais fluidas. É possível, também, registrar as tarefas realizadas durante cada deslocamento, facilitando as prestações de contas aos gestores no momento do retorno ao trabalho dos colaboradores.

A incorporação do Self Booking na política de viagens da sua empresa

Todos os itens supramencionados são efetivados em conformidade com a sua política de viagens corporativas, os limites estabelecidos de valores e os prazos de cada reserva.

O Self Booking permite, também, a produção em tempo real de relatórios, a fim de que os gestores possam monitorar cada etapa realizada, ainda que esteja na sede física da empresa.

Na sequência, os funcionários podem solicitar a documentação completa para apresentar aos gestores ou, caso prefira, os próprios executivos podem fazer a solicitação diretamente na plataforma. Essa solução evita retrabalhos, minimiza falhas, gastos desnecessários e, principalmente, queda na produtividade.

A otimização do planejamento de viagens corporativas

A partir desse ponto, você conseguirá manter alinhados o papel dos colaboradores e o planejamento empresarial, evitando custos desnecessários e assegurando as condições necessárias para que os profissionais executem suas tarefas com sucesso durante cada viagem.

As contribuições do Self Booking, portanto, são fundamentais para que as atividades profissionais sejam executadas com a autonomia e a segurança ideais para os colaboradores. Dentre as suas principais vantagens, destacam-se:

• Ajuda de custo;
• Alimentação do funcionário;
• Credenciais para os eventos corporativos;
• Definição de cargos e/ou funções com autorização para viajar representando a sua marca;
• Meios autorizados de transporte (transfer, transporte público, aluguel de automóvel etc.);
• Teto máximo para as aquisições de passagens e reservas de hotéis.

Em contrapartida, a política de viagens corporativas deve demonstrar claramente as expectativas do negócio, os níveis de autonomia dos colaboradores e, além disso, trazer técnicas e orientações para que as tarefas sejam executadas com excelência.