As viagens corporativas são uma parte importante da rotina de muitas empresas, que precisam deslocar seus colaboradores para diferentes destinos, com objetivos variados, como visitar clientes, participar de eventos, fazer cursos ou representar a marca.
No entanto, organizar uma viagem corporativa não é uma tarefa simples. É preciso levar em conta diversos fatores, como a necessidade, o orçamento, a logística, a segurança e a satisfação dos viajantes.
Para que uma viagem corporativa seja bem-sucedida, é fundamental fazer um planejamento cuidadoso e estratégico, seguindo algumas boas práticas e utilizando as ferramentas adequadas.
Neste artigo, vamos apresentar algumas dicas e ferramentas para você planejar uma viagem corporativa de sucesso. Confira!
Identifique a real necessidade da viagem
O primeiro passo para planejar uma viagem corporativa é identificar se ela é realmente necessária e se vale a pena o investimento. Para isso, você deve analisar:
- Qual é o objetivo da viagem e quais são os resultados esperados?
- Quem são os participantes da viagem e qual é o perfil de cada um?
- Qual é o destino da viagem e quais são as condições do local?
- Quais são os riscos e os benefícios da viagem para a empresa e para os viajantes?
Essas perguntas vão ajudar você a avaliar se a viagem é relevante para o negócio e se há outras alternativas possíveis, como reuniões virtuais, por exemplo.
Planeje com antecedência
Uma das melhores formas de economizar tempo e dinheiro em uma viagem corporativa é planejá-la com antecedência. Isso permite que você pesquise as melhores opções de passagens, hospedagens, transportes e serviços, além de evitar imprevistos e contratempos.
O ideal é que você comece a planejar a viagem com pelo menos três meses de antecedência, definindo as datas, os roteiros, os fornecedores e os documentos necessários.
Você também deve comunicar aos viajantes sobre os detalhes da viagem com antecedência, para que eles possam se preparar adequadamente.
Estabeleça um orçamento adequado
Outro aspecto essencial para planejar uma viagem corporativa é estabelecer um orçamento adequado, que cubra todos os custos envolvidos na viagem, sem comprometer o fluxo de caixa da empresa.
Para isso, você deve considerar os seguintes itens:
- Passagens aéreas ou rodoviárias;
- Hospedagens;
- Transportes locais;
- Alimentação;
- Seguro-viagem;
- Taxas e impostos;
- Despesas extras.
Você deve fazer uma estimativa dos valores de cada item, baseando-se em pesquisas de mercado e em experiências anteriores. Você também deve definir um limite de gastos para cada viajante e orientá-los sobre como prestar contas das despesas.
Consulte a política de viagens da empresa
A política de viagens da empresa é um documento que estabelece as regras, os procedimentos e as diretrizes para as viagens corporativas. Ela serve para padronizar as práticas, garantir a segurança e o bem-estar dos viajantes e otimizar os recursos da empresa.
Por isso, antes de planejar uma viagem corporativa, você deve consultar a política de viagens da empresa e segui-la à risca. Nela, você vai encontrar informações sobre:
- Quem pode autorizar as viagens;
- Quais são os critérios para escolha dos fornecedores;
- Quais são as categorias permitidas de passagens e hospedagens;
- Quais são os meios de pagamento aceitos;
- Quais são os documentos exigidos;
- Quais são as normas de conduta dos viajantes;
- Como solicitar reembolsos ou adiantamentos.
Se a sua empresa ainda não tem uma política de viagens definida, é recomendável que você crie uma o quanto antes, com base nas melhores práticas do mercado e nas necessidades da sua organização.
Contrate uma agência de viagens corporativas
Uma das melhores formas de planejar viagens corporativas de sucesso é contar com o apoio de uma agência de viagens corporativas, que é uma empresa especializada em atender as demandas das organizações que precisam organizar e gerenciar suas viagens.
Uma agência de viagens corporativas pode oferecer diversos benefícios para a sua empresa, como:
- Negociar melhores condições e preços com os fornecedores;
- Oferecer soluções personalizadas e integradas para as viagens;
- Disponibilizar ferramentas tecnológicas para facilitar o planejamento e o controle das viagens;
- Prestar suporte e assistência 24 horas para os viajantes;
- Garantir a conformidade com a política de viagens da empresa;
- Gerar relatórios e indicadores sobre as viagens.
Uma das agências de viagens corporativas que se destaca no mercado é a Kennedy Viagens, que oferece soluções completas e inovadoras para as empresas que precisam realizar viagens de negócios. A Kennedy Viagens tem sede em Imperatriz – MA e filiais em São Paulo – SP e Curitiba – PR, e conta com uma equipe qualificada e experiente, que busca sempre a satisfação dos clientes.
Se você quer saber mais sobre a Kennedy Viagens e como ela pode ajudar a sua empresa a planejar uma viagem corporativa de sucesso, entre em contato pelo telefone 0300 313 4221 ou pelo e-mail corporativo@kennedyturismo.com.br.
Conclusão
As viagens corporativas são uma realidade para muitas empresas, que precisam deslocar seus colaboradores para diferentes destinos, com diferentes objetivos.
Para que essas viagens sejam bem-sucedidas, é preciso fazer um planejamento cuidadoso e estratégico, seguindo algumas dicas, como:
- Identificar a real necessidade da viagem;
- Planejar com antecedência;
- Estabelecer um orçamento adequado;
- Consultar a política de viagens da empresa;
- Contratar uma agência de viagens corporativas.
Seguindo essas dicas, você vai conseguir organizar uma viagem corporativa eficaz, econômica e satisfatória, tanto para a empresa quanto para os viajantes.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Se você gostou, compartilhe com seus colegas. E se você quer saber mais sobre viagens corporativas, continue acompanhando o nosso blog. Até a próxima!
