Como um relatório de viagens corporativas pode ajudar a otimizar seu centro de custo?

Como gestor de viagens corporativas, você está em constante busca por aprimoramentos dos resultados do seu negócio, não é mesmo? Felizmente, é possível elevar os níveis de eficiências de seus processos a partir da utilização do Relatório Integrado (RI).

Chamado, também, de “Relatório de Viagens Corporativas”, a ferramenta vem sendo implementada por empresas de todas as partes do mundo, visando incrementar o desenvolvimento dos registros organizacionais e aperfeiçoar a gestão das contas.

Trata-se, basicamente, de uma nova forma para a preparação de documentos na empresa, a fim de conferir maior transparência às atividades realizadas. Desse modo, os relatórios ficam menores, trazendo dados mais objetivos acerca das contas, das perspectivas da empresa, do desempenho, da governança e da estratégia do negócio.

Pensando nisso, apresentamos, a seguir, as principais formas pelas quais a adoção do Relatório de Viagens Corporativas pode contribuir significativamente para otimizar o seu centro de custo. Boa leitura!

Melhora na comunicação

A comunicação é potencializada, tanto externa quanto internamente. Isso significa que a elaboração deste relatório de viagens corporativas não funciona como isolada, mas integra todos os setores da empresa e – ainda mais importante – leva em consideração as informações e dados gerados pelo público.

Tomada de decisões assertivas

Uma das consequências mais imediatas de ter documentações enxutas e completas consiste no aumento da capacidade que os gestores têm de obter uma visão global da empresa, utilizando dados amplos, objetivos e transparentes. Assim, os processos decisórios têm maiores chances de acerto, à medida que se baseiam em dados concretos.

Criação de estratégias eficientes

Todos os membros da empresa são beneficiados com a implementação do Relatório de Viagens Corporativas, uma vez que o recurso incentiva o pensamento integrado da equipe.

Assim, as estratégias começam a ser definidas considerando o longo, médio e curto prazo, além de todas as demandas e necessidades dos gestores, funcionários, clientes e parceiros de negócio.

Colaboração da equipe

Os relatórios tradicionais sempre foram criados com a articulação de “partes” de tarefas realizadas pelas diferentes áreas da empresa. Essa metodologia faz com que grande parte da organização não compreenda as informações geradas ou, sequer, os objetivos de outros departamentos.

Em suma, com o relatório integrado, gestores e colaboradores conseguem entender melhor as metas de cada área – o que estimula e facilita o trabalho alinhado e harmônico em prol dos resultados buscados pela empresa.

Redução de erros

Este benefício é obtido de duas formas. Em primeiro lugar, pelo fato de que seu Relatório de Viagens Corporativas será menos extenso e, simultaneamente, necessitará da atuação de mais profissionais. Isso facilita a identificação de eventuais falhas.

A segunda forma ocorre devido a utilização de ferramentas tecnológicas especializadas no gerenciamento de contas que estão disponíveis no mercado. Sob o mesmo ponto de vista, fica bem mais fácil ratear despesas por projeto ou centro de custo sem, para tanto, prejudicar as operações globais da empresa.

Aplicação dos 7 princípios

A fundamentação teórica do Relatório de Viagens Corporativas, no modelo integrado que propomos neste artigo, é assegurada pelo instituto IIRC (sigla inglesa para “Conselho Internacional de Relatórios Integrados”, em tradução livre).

Em termos práticos, a proposta deste conselho formado por especialistas internacionais consiste na aplicação de sete princípios que devem nortear a construção do seu documento:

  • Comparabilidade e coerência das informações;
  • Concisão;
  • Completude e confiabilidade dos assuntos;
  • Materialidade dos temas;
  • Relação com as partes interessadas;
  • Conectividade dos dados;
  • Foco na estratégia.

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