Comunicação do viajante

Estamos entrando em um novo estágio da pandemia do COVID-19. Países e estados estão se abrindo. As empresas estão começando a retomar alguma aparência de operações normais. Mas os viajantes a negócios exigirão um novo nível de confiança, pois consideram voltar à estrada. A confiança dos viajantes nunca foi tão importante. É mais crítico do que nunca informar, preparar e comunicar aos viajantes em cada etapa de sua jornada. Descubra o que você pode fazer – e o que estamos fazendo – para oferecer a seus viajantes uma viagem tranquila e bem-sucedida.

Viagem do viajante

As informações relacionadas ao COVID-19 são alteradas a cada hora. A quantidade e a complexidade das informações – especialmente as informações de viagens – podem ser impressionantes.

À medida que a viagem de negócios for retomada, será essencial garantir que os viajantes tenham informações prontamente disponíveis para ajudá-los a planejar quais medidas tomar, saber se uma viagem é essencial para os negócios e ter certeza de que sua saúde, segurança e bem-estar são atendidos. Os gerentes de viagens podem se preparar para isso mapeando a jornada do viajante e assegurando a comunicação eficaz em todas as etapas do processo.

Passo 1

Antes da viagem

• Considere o sentimento do viajante
• Fornecer documentação para viagem e destino
• Atualizar viajantes sobre quaisquer alterações / exclusões de políticas
• Garantir que os viajantes tenham acesso a atualizações em tempo real e recursos informativos
• Estabelecer processo de aprovação de viagem
• Continuar o extenso processo de verificação de parceiros e fornecedores
• Considere atualizações de despesas para EPI e outras necessidades de segurança e saúde

Passo 2

Reserva

• Considere o impacto nos ambientes online e offline
• Garantir que os agentes tenham acesso a todos os alertas de viagem, informações de destino e recursos de viagem
• Incentivar / ordenar o processo de aprovação antes da viagem
• Integre mensagens amigáveis ​​para viajantes em sua ferramenta de reserva on-line

etapa 3

Durante a viagem

• Educar os viajantes sobre novos processos e expectativas antes da partida ao viajar
• Considere soluções de pagamento sem contato
• Estabelecer procedimento se o viajante ficar doente na estrada
• Desenvolver procedimento para ajudar os viajantes em caso de exposição potencial, surtos de destino ou proibições de viagens e novos protocolos

Passo 4

Depois da viagem

• Considere o sentimento de viagem ao retornar
• Desenvolver recomendações de quarentena / retorno ao escritório
• Fornecer informações sobre despesas adicionais para necessidades de viagem (relacionadas ao PPE / COVID-19)
• Desenvolver procedimento se o funcionário ficar doente ao retornar

Tecnologia

Aproveite as tecnologias de comunicação digital, como mecanismos de mensagens e sistemas de gerenciamento de conteúdo, para alcançar viajantes em vários canais e dispositivos. (Sua empresa – especificamente marketing ou RH – já pode usar esses tipos de tecnologias para se comunicar com funcionários e clientes.) Ao usar as ferramentas disponíveis para fornecer atualizações oportunas e relevantes, você incentiva os viajantes a se envolverem no programa de viagens e confiarem nas ferramentas, conforme necessário. fontes confiáveis ​​de informação.

3 canais eficazes para alcançar seus viajantes

Enquanto 92% dos viajantes * preferem e-mail para receber comunicações de seus departamentos de viagem, não pare por aí. Utilize vários canais para compartilhar informações em momentos relevantes no ciclo de planejamento e viagem.

Intranet corporativa

Revise o conteúdo do site de viagens e a navegação no site. As viagens também devem ter uma posição de destaque no site global da intranet corporativa, facilitando a localização dos funcionários por informações importantes relacionadas a viagens. Faça referência a aplicativos ou ferramentas móveis essenciais e forneça informações de download, para garantir que os viajantes permaneçam totalmente conectados quando estiverem em trânsito.

Ferramenta de reserva online

Coloque mensagens dinâmicas e estáticas direcionadas e de alta visibilidade durante todo o processo de reserva para fornecer aos viajantes as informações essenciais de que precisam quando começam a usar a ferramenta novamente. As mensagens guiarão os viajantes ao longo do processo, aumentando sua confiança. Incorpore links na ferramenta para fornecer aos viajantes acesso direto a informações adicionais para apoiar suas decisões.

Aplicativo móvel

Incentive o uso de aplicativos essenciais, incluindo os fornecidos pelo TMC, e parceiros de segurança, como TripSource e ISOS. O dispositivo móvel é a vida útil do seu viajante – e a maneira mais eficaz de influenciar as decisões durante a viagem.

Sempre que possível, personalize a experiência do aplicativo para maximizar o valor. Ative os recursos de segurança, programe mensagens de política, forneça acesso a números de emergência e diretrizes de segurança.

O que você pode fazer

Lista de verificação de comunicações do viajante

Pesquise os viajantes para descobrir o que eles precisam para se sentirem confiantes

Atualize sua política para refletir o sentimento do viajante

Desenvolva perguntas frequentes para responder a perguntas comuns sobre viagens

Mapeie sua jornada de viajante, identificando todos os possíveis pontos de contato e oportunidades de comunicação

Crie modelos de comunicação editáveis ​​para fácil distribuição pelos canais

Personalize aplicativos com recursos de segurança, conteúdo atualizado da política, mensagens atualizadas

Planejar uma agenda de publicação social e gerenciar interações nas comunidades sociais

Use mensagens móveis para alcançar os viajantes na estrada

Destaque o site de viagens no site global da intranet corporativa

Promova a adoção da ferramenta de reserva on-line e dos aplicativos de suporte