A criação de um teto de gastos para viagens corporativas representa, na atualidade, um dos procedimentos mais importantes para assegurar a saúde econômica das empresas.

É particularmente relevante, por exemplo, que a sua organização estabeleça, claramente, um limite para todas as despesas realizadas durante os deslocamentos dos seus colaboradores.

Nesse sentido, o mais indicado é definir valores máximos a serem dispendidos com alimentação (por refeição, se possível), ingressos, passagens aéreas, custos de transportes no local, despesas com diárias de hotel, dentre outros.

Desse modo, você obterá uma previsão dos investimentos mensais com viagens corporativas, sabendo exatamente a real situação de seu caixa, a fim de decidir se um determinado deslocamento é pertinente ou não a cada período. Além disso, fique atento aos seguintes pontos:

Prefira os carros por aplicativo

Nestes últimos anos, carros por aplicativo conquistaram a preferência do público, e não apenas durante as viagens corporativas. Semelhantemente, dentro das cidades, ocorreu a perda de lugar dos tradicionais táxis devido, sobretudo, aos custos.

Em geral, as corridas por automóveis por aplicativos são muito mais baratas em comparação com as corridas que são controladas pelos taxímetros. Além da questão dos preços, os veículos que trabalham por aplicativos são mais confortáveis, seguros e novos.

Se for necessário, pesquise o melhor aluguel de automóvel

Todavia, se o uso de automóveis por aplicativo se mostrar financeiramente inviável, ou se o profissional necessitar de um veículo exclusivo, a melhor opção, sem dúvidas, é alugar um carro.

Atualmente, existem muitas empresas que se dedicam ao aluguel de carros a ótimos preços, com segurança e conforto nas mais distintas cidades brasileiras e do mundo. Porém, é altamente recomendável pesquisar com antecedência, avaliando qual é a alternativa mais barata e adequada para o seu negócio.

Priorize hospedagens próximas ao evento

No momento de escolher as acomodações, indicamos optar pelos hotéis ou pousadas que ficam próximos ao local do evento ou empresa. Isso assegurará a economia dos custos que, de outro modo, seriam investidos em transporte.

Em muitas ocasiões, os locais que recebem grandes eventos contam com uma enorme quantidade de hotéis e outros tipos de hospedagem ao redor, precisamente para simplificar o deslocamento das pessoas.

Oriente os seus colaboradores

A despeito do teto de gastos, uma atitude capaz de fazer diferença consiste em solicitar aos funcionários que economizem nas viagens. Ainda que, por exemplo, os valores destinados para a alimentação sejam “X”, caso os funcionários encontrem estabelecimentos mais baratos – com a mesma qualidade – oriente-os a optar pelos locais que entregam a melhor relação entre custo e benefício.

Evite o excesso de bagagens

Nas viagens de avião, é de amplo conhecimento que o peso maior das bagagens (isto é, excedendo o permitido) tende a gerar cobranças de taxas adicionais por parte de todas as companhias aéreas.

Por esse motivo, você deve orientar os seus colaboradores a não levarem itens desnecessários em suas malas, visando impedir a caracterização do desrespeito às normas da companhia aérea em questão.

O mais indicado é a elaboração de um manual simples, recomendando os itens que devem ser levados durante as viagens corporativas. Desse modo, os seus funcionários conseguirão entender melhor quais são os itens mais utilizados, bem como a quantidade ideal de peças.