Como você sabe, a gestão de viagens corporativas lida com um ramo promissor e rentável da área de turismo – tanto em nosso país quanto no mundo. De fato, muitas organizações encontram nesses deslocamentos as melhores soluções para conseguirem alcançar os seus objetivos de negócio.
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, as melhores dicas para ajudar você a organizar viagens corporativas na sua empresa de um modo econômico e, ao mesmo tempo, suficientemente produtivo. Boa leitura!
Conscientização
Cada viagem corporativa tem, pelo menos, um propósito bem definido. Porém, é de suma importância que os seus colaboradores estejam cientes acerca disso. Do contrário, você correrá o risco de que os profissionais a confundam com o turismo de lazer.
Em algumas situações, isso pode levar os funcionários a fazerem escolhas e assumirem certas posturas, ao longo da viagem, que não estão em consonância com os interesses do seu negócio.
Organização
No ambiente corporativo, a organização é sinônimo de eficiência, não é mesmo? Sendo assim, uma das formas mais inteligentes de assegurar que as viagens ocorram do melhor modo possível consiste em planejá-las de forma organizada e coordenada, isto é, etapa por etapa.
Ou seja, para colocar este princípio em prática, siga à risca a sua política interna de viagens corporativas. A melhor solução pode ser encontrada na formação de uma boa equipe para atuar na gestão destes recursos.
Antecedência
Planejar as viagens corporativas com antecedência é crucial para evitar imprevistos, insatisfação dos colaboradores que viajarão e, principalmente, permite que a sua empresa obtenha maiores chances de negociar exitosamente com os clientes e/ou fornecedores.
Então, a elaboração de um cronograma das viagens que ofereça as condições necessárias para prever quais deslocamentos serão necessários nos próximos períodos contribuirá para que a sua gestão atue de forma mais estratégica diante de eventuais mudanças de planos (remarcações, cancelamentos etc.).
Pesquisa
A viabilidade de uma viagem corporativa é um dos primeiros pontos que devem ser avaliados. Para tanto, convém buscar respostas exatas para os seguintes questionamentos:
- Esta viagem é realmente necessária?
- Os objetivos apresentados compensam o volume dos investimentos a serem realizados?
- Será possível atingir estes mesmos resultados, mas, por outros meios?
Depois de superar esse primeiro momento, você já terá a certeza de que uma dada viagem é necessária. Logo, deverá iniciar a etapa de pesquisas, selecionando, por exemplo:
- Fornecedores;
- Valores das acomodações, da alimentação e das passagens;
- Estratégias e condições para economizar sem, para tanto, renunciar à qualidade dos serviços prestados aos viajantes.
Prestação de contas
Posterior à realizada de cada viagem (caso os colaboradores não usem algum método para o pagamento eletrônico do cartão corporativo), esta prestação é fundamental para que o profissional comprove quais foram as despesas realizadas em seu deslocamento, incluindo:
- Utilização de pacotes de internet ou telefonia móvel;
- Aluguel de veículos;
- Gorjetas;
- Refeições;
- Táxis, dentre outros serviços.
Planejamento
Não há viagens corporativas baseadas em orçamentos controlados e alinhadas com as reais necessidades da empresa e de seus funcionários sem a realização de um planejamento adequado.
Neste momento, a gestão precisa definir o local, a data, os funcionários que se deslocarão, o orçamento disponível, a dinâmica dos fluxos de aprovação e de solicitação, a distribuição de tarefas (reserva de hotéis, aluguel de automóveis, compra de passagens).
