Despacho de mala tem sido um tema que gera dúvidas para a gestão de viagens corporativas – algo que se acentuou com as recentes mudanças nas regras. A partir de meados de 2022, por exemplo, o governo federal determinou o fim da gratuidade deste processo.

Enfim, é bastante natural que empresas e trabalhadores em deslocamento se questionem acerca da necessidade de pagarem algumas taxas nesse momento. Ademais, há outras considerações sobre o assunto que devem ser analisadas.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, as principais informações sobre o funcionamento dos processos de despacho de malas, a fim de ajudar você a aprimorar a sua gestão de viagens corporativas. Boa leitura!

O que é despacho de mala?

Primeiramente, leve em consideração que os despachos de malas são processos de entrega de bagagens para as companhias aéreas durante o check in dos passageiros. Logo, os itens são transportados nos bagageiros dos aviões, diferentemente das bagagens de mão, que podem ficar nas cabines acima dos assentos.

Para tanto, é necessário que as malas tenham dimensões de 45 cm x 35 cm x 20 cm. No entanto, as medidas podem variar de acordo com a companhia aérea. O peso, contudo, tende a ser fixado em até 10 kg.

Por último, os funcionários da companhia aérea realizam uma avaliação sobre o cumprimento – ou não – das especificações determinadas por suas empresas antes de cada voo.

As regulamentações gerais (aplicáveis a todas as companhias que atuam no Brasil) é estipulada pela Anac (Agência Nacional de Aviação Civil), com o intuito de assegurar o conforto e a segurança durante as viagens. Desse modo, há outras regras que determinam o que pode ser armazenado em bagagens de mão e o que deve ser despachado.

Ao planejar as viagens corporativas dos seus colaboradores, é indicado fazer uma breve pesquisa junto ao site do órgão para conferir a existência de atualização dessas normas.

Como funciona?

Este processo se inicia com a entrega da bagagem ao guichê da companhia enquanto o passageiro realiza o check in. Na sequência, basta aguardar pela entrega da mala em esteira rolante, na chegada ao destino.

Evidentemente, os seus colaboradores devem portar o comprovante com os dados necessários para retirarem as suas malas, garantindo a segurança, também, nessa etapa. Conforme mencionado, os despachos de malas podem ser cobrados, gerando a necessidade de consultar as regras aplicadas por cada companhia aérea.

Quais são os cuidados necessários?

As viagens precisam representar momentos confortáveis e prazerosos, sejam deslocamentos a trabalho ou a lazer. Nesse contexto, há cuidados que devem ser observados para evitar transtornos, tais como:

• Utilizar os serviços de plastificação de bagagens oferecidos nos aeroportos, se desejar;
• Manter uma quantidade adequada de itens dentro das malas, a fim de impedir que os zíperes sejam forçados;
• Assegurar-se de que as malas estejam em boa qualidade e estado antes de encaminhá-las ao despacho;
• Optar por malas dotadas de senhas ou cadeados, elevando a segurança dos itens guardados;
• Etiquetar apropriadamente, pois, as malas tendem a ser muito parecidas entre si. Portanto, use cordoes, fitas, adesivos etc., para facilitar a identificação;
• Retirar etiquetas de antigos voos: essa medida, embora simples, auxilia os operadores a melhorar a organização do processo;
• Chegar com antecedência no aeroporto, uma vez que realizar o check in com calma ajuda a minimizar os riscos de falhas.