Diária de viagem X Ajuda de custo: você sabe quais são as diferenças?

Muitas vezes, a rotina de trabalho não se restringe apenas às atividades exercidas dentro da empresa, já que as viagens corporativas estão sendo retomadas e cada vez mais integradas ao itinerário de corporações e seus colaboradores. Sem dúvida, elas trazem muitos benefícios tanto para o empregador quanto para os empregados, contribuindo para coisas essenciais a nível do crescimento das empresas.

Essas atividades, porém, naturalmente acabam tendo seus gastos. Desde a contratação de uma agência de viagens corporativas até mesmo aos detalhes da duração destes eventos, como os custos da mobilidade, acomodação e alimentação dentro do destino escolhido. Para esse e outros momentos que exigem um custeio, a empresa pode se deparar com dois termos que, quando não conhecidos, podem acabar sendo confundidos: A diária de viagem e a ajuda de custo.

Ambos ainda podem gerar muitas dúvidas quanto a sua configuração e, principalmente, como um se diferencia do outro. Pensando em te auxiliar na diferenciação desses dois processos e até mesmo te ajudar na hora de decidir qual melhor se encaixa para a realidade da sua empresa, escrevemos esse artigo para te explicar as dúvidas recorrentes quanto a esse tema!

O que é definido como diária de viagem?

Estando diretamente conectada com as viagens corporativas, a diária de viagem nada mais é do que o pagamento realizado pelo empregador para o custeio das viagens de seus colaboradores, realizando essa cobertura de gastos como parte do próprio contrato de trabalho firmado entre as partes.

Segundo a CLT, inclusive, caso esse valor venha a ser maior do que 50% da remuneração do funcionário, deverá ser incluído ao salário total do empregado. Uma vez que as duas coisas são atreladas, as diárias de viagem passam a ser incididas por horas extras, adicionais noturnos, adicionais de periculosidade e todos os outros direitos trabalhistas garantidos por lei ao colaborador referentes à sua remuneração.

Essa natureza salarial, porém, não acontece quando o empregado comprova que as verbas das diárias de viagem, mesmo que altas, são única e exclusivamente para custear a viagem em si, podendo validar essa ocorrência por meio de notas fiscais durante uma prestação de contas para com a empresa.

Ou seja, nos casos onde as diárias de viagens são comprovadamente usadas em sua totalidade para o custeio desses eventos, e não como compensação ao colaborador por realizar viagens corporativas, esses valores deixam de se configurar como remuneração salarial, garantindo que não haja um aumento excessivo na folha de pagamento.

Resumidamente, para que a diária de viagem seja configurada como parte do salário, é necessário que: 1) ela integre o contrato de trabalho firmado entre empregado e empregador; 2) que sejam pagas com habitualidade e não apenas esporadicamente; 3) se configurem sendo maiores que 50% do salário base do empregado; e 4) que não seja exigido uma prestação de contas referentes a cada viagem por parte do empregador.

O que é definido como ajuda de custo?

A primeira coisa que precisa ser ressaltada é que a ajuda de custo não está atrelada às viagens corporativas. Estas, quando precisam ser suportadas pela empresa, terão o amparo justamente da diária de viagem. A ajuda de custo, por sua vez, corresponde à quantia que a corporação disponibiliza ao colaborador de forma estritamente ocasional.

A melhor forma de explicar do que se trata a ajuda de custo é ilustrando-a com um exemplo. Imaginemos que, por algum motivo, um colaborador seja transferido para outra filial da empresa e a sua mudança acabe sendo necessária para seu trabalho. Nesse cenário, a corporação ficaria encarregada de custear os gastos com a relocação do empregado, e esse custeamento seria justamente a ajuda de custo.

Dessa forma, o objetivo primário dessa categoria de custeio se encontra nesses cenários, onde é necessário viabilizar a transferência do colaborador para um local diferente daquele onde ele laborava originalmente, sem que isso gere prejuízo para ele. É obrigatório para a empresa arcar com os custos dessas mudanças, e as corporações cumprem com esse dever por meio da ajuda de custo.

Apesar desta ser a regra, também há outras ocasiões que permitem a ajuda de custo. Quando é necessário que o trabalhador compareça a um evento corporativo em nome da empresa, por exemplo, os seus gastos serão ressarcidos pela ajuda de custo também. Dessa forma, sua principal característica é a indenizatória, para reaver custos que foram feitos pelo colaborador em prol da corporação.

A característica mais importante da ajuda de custo é que ela deve ser ocasional. Isso porque, a partir do momento em que passa a ser paga recorrentemente, assume natureza de remuneração, de forma que estará sujeita aos mesmos descontos e taxas que o salário do colaborador que a recebe está. 

Na prática, qual é a importância dessa diferenciação?

Por fim, podemos concluir que, apesar de poderem ser confundidas, a diária de viagem e a ajuda de custo são totalmente diferentes entre si. É importante estar habituado às características de cada uma para que você saiba qual se encaixa em cada caso diferente, e dessa forma, poderá evitar transtornos futuros.

Fique atento quanto a isso! Afinal, a implementação de uma ajuda de custo em uma situação onde se cabe a diária de viagem, por exemplo, pode gerar processos trabalhistas e outras questões judiciais para a empresa, como acusações de fraudes fiscais. São questões delicadas e que podem atrapalhar o bom funcionamento da sua companhia, afetando coisas tremendamente importantes, chegando até mesmo a interferir em viagens corporativas.

É indispensável que tudo esteja dentro da total legalidade, e como são questões complicadas, é altamente recomendável que você contrate uma agência de viagens corporativas para te auxiliar com essas questões. Dessa forma, você poderá contar com um sistema de gestão de viagens efetivo, que cuidará de pontos essenciais para a sua empresa, como a prestação de contas, que, como vimos, é imprescindível para essas ocasiões.

No final das contas, sempre há mais para saber e é para te ajudar com isso que nós estamos aqui! Existem outras questões que também merecem nossa atenção e cuidado para serem tratadas. Inclusive, você já sabe como está funcionando o reembolso de gastos em períodos de home office? Vá para o nosso próximo post, para saber mais sobre isso!

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