O que é considerado despesa em uma viagem? O que está incluso na ajuda de custo que a empresa oferece ao funcionário? Quais gastos são reembolsáveis e quais não são?
Em uma viagem corporativa, os gastos podem ser uma dor de cabeça para a empresa. Mas, isso só acontece quando a companhia não possui uma política de viagens bem estruturada e que funcione bem. Ao enviar um funcionário para uma viagem corporativa é preciso ter bem claro (para colaborador e para a empresa) todos os pontos necessários, incluindo os itens que são e os que não são cobertos pela empresa, além de detalhes de como é realizado o reembolso das despesas do funcionário durante a viagem corporativa.
Deixar tudo em pratos limpos, vai tornar a viagem corporativa mais eficiente e proveitosa, uma vez que o colaborador se sentirá seguro para cumprir o seu papel junto à empresa. Então, antes de partir para uma viagem de negócios, é importante que o funcionário esteja ciente de todos os seus direitos e responsabilidades. Confira algumas dicas que podem ajudar a sua empresa e os seus funcionários na organização de uma viagem corporativa, tornando a rotina mais dinâmica e as informações mais precisas.
- Tenha regras bem definidas e transparentes de reembolso
Para que tudo corra bem em uma viagem corporativa, o primeiro passo é ter transparência nos processos. Defina regras claras de reembolso e compartilhe-as com os seus funcionários. Uma vez que o colaborador se sente seguro e apoiado para usar os recursos que lhe são oferecidos e sabendo que ele está protegido pela política de reembolso da empresa, a chance de sua viagem ser mais tranquila e ter sucesso é bem maior.
Ter clareza nas regras também ajuda a evitar problemas quanto aos gastos de um funcionário durante uma viagem corporativa. Ele deve saber previamente o que é responsabilidade dele e o que é responsabilidade da empresa.
Vale ressaltar que a política de reembolso de viagens corporativas e todos os seus itens devem estar acessíveis a todos, através de um portal interno, de comunicados por e-mail ou da forma que melhor as informações encontrarem o colaborador, desde o seu primeiro dia na empresa.
Para facilitar o processo, o ideal seria a empresa já deixar todo tipo de despesas configuradas previamente em um sistema de gestão de viagens corporativas com seus respectivos valores permitidos.
Para tornar o processo mais organizado e efica, além de configurar as despesas aceitáveis na prestação de contas, também é importante realizar a configuração dos valores e definir se esses podem ou não serem alterados.
- Estipule um processo de solicitação de reembolso
O processo de solicitação de reembolso nem sempre é simples. Em muitos casos, se torna um processo demorado pela falta de uma boa definição nas práticas de reembolso. Além disso, por ser um assunto financeiro pode ser sensível e requerer cuidados maiores.
Mas, com um processo de solicitação de reembolso bem definido, muitos desses problemas podem ser minimizados. O ideal é que o funcionário tenha orientações claras sobre como realizar o procedimento da melhor forma. Alguns pontos que devem estar bem explicados:
- Até quantos dias após a viagem corporativa a solicitação pode ser realizada;
- Por qual canal o pedido de reembolso deve ser encaminhado;
- Quais recibos são aceitos;
- Que tipo de recibos ou documentos devem ser anexados;
- Quanto tempo após a solicitação será realizado o reembolso.
Seguindo todos esses passos, o processo de solicitação de reembolso será mais efetivo e bem organizado.
- Guarde todos os recibos de despesas
É muito importante ter um arquivo com todos os recibos de despesas. Algumas empresas que utilizam sistemas de gestão de viagens corporativas conseguem documentar os recibos em uma plataforma, de forma mais prática e organizada. Sejam recibos físicos ou digitais, é imprescindível tê-los arquivados e salvos em locais seguros.
Os recibos são uma base de dados para consultas, além de serem também documentos de apoio à gestão tributária, o que é fundamental para a empresa.
Dentro da nossa plataforma, o colaborador consegue consultar o recibo a qualquer momento.
- Estabeleça um prazo para realizar o reembolso de despesas para seus funcionários
Ter claramente uma data ou um prazo estabelecido para a realização do reembolso dos seus funcionários é fundamental. Isso demonstra organização, o que é imprescindível em qualquer etapa do processo de gestão financeira de uma companhia. Além disso, é preciso ter em mente que o funcionário certamente tem seus compromissos financeiros e aquele dinheiro que ele usou na viagem corporativa poderá fazer falta. É importante que essa seja uma regra seguida com rigor.
A falta de uma definição de prazo para a realização do reembolso pode acarretar em problemas no controle financeiro e também entre os colaboradores. O prazo para reembolso deve ser pensado de forma estratégica, estabelecida e respeitada.
- Avalie o processo constantemente
Não é porque a sua empresa tem uma política de reembolso de funcionários bem estruturada que ela não precise de ajustes. Um dos maiores erros que as empresas cometem quando o assunto é gestão financeira é não revisar os processos executados. De tempos em tempos, é fundamental revisar e avaliar se os processos estão sendo eficientes ou se precisam de alguma atualização para apresentarem melhores resultados. Práticas que são realizadas há anos, sem atualizações podem virar um grande problema. E não sria diferente com as despesas de viagens corporativas.
Avalie tudo minuciosamente, ouça a opinião dos seus funcionários sobre o assunto, detecte práticas que podem estar sendo prejudiciais e revise o que pode ser melhorado.
- Ofereça a opção de digitalizar o reembolso das despesas dos funcionários
Em tempos em que tudo (ou quase tudo) pode ser resolvido pelo celular, exigir recibos impressos de seus colaboradores pode ser visto como uma atitude antiquada. A transformação digital é uma realidade e por que não tirar proveito dela? Tornar digital o processo de reembolso de funcionários em uma viagem corporativa já é uma realidade em muitas empresas. E as vantagens dessa digitalização são inúmeras, como tornar tudo mais rápido, seguro e livre de falhas.
A Kennedy possui um sistema de gestão de despesas em viagens corporativas que é tudo o que a sua empresa precisa. Esqueça ter que pedir aos funcionários que preencham folhas e mais folhas de papel manualmente. Deixe de lado também a exigência de guardar inúmeros recibos que podem ser danificados ou perdidos. Troque isso por uma ferramenta simples que te ajuda a documentar solicitações e reembolsos, fáceis de serem gerenciados. Uma forma de monitorar despesas e reembolsos de maneira dinâmica e um uma única plataforma.
