A política de reembolso de despesas é essencial para qualquer empresa. Principalmente para as que trabalham com viagens corporativas, vendedores externos e outros profissionais que paguem despesas com o seu próprio dinheiro e tenham direito a reembolso por parte da corporação.
Como funciona
Quando o colaborador necessita viajar a trabalho, por exemplo, todas as despesas como locomoção, estadia e alimentação são reembolsadas. Outros custos indispensáveis para a realização do trabalho também são pagos pela empresa, exceto aqueles não relacionados à atuação. Estes, ficam por conta do colaborador.
Esse reembolso é feito por um conjunto de regras, entretanto, muitas empresas não seguem um padrão de sucesso. Com um processo ruim, alguns problemas podem surgir no caminho. A falta de definição de quanto será coberto, por exemplo, gera desentendimentos por todas as partes envolvidas, além de um processo completamente manual.
Sendo assim, listamos algumas dicas fundamentais para criar uma política de reembolso eficaz! Confira abaixo.
Processo de reembolso eficaz
Ter uma boa política de reembolso de despesas auxilia a empresa a ter um maior controle sobre os gastos da empresa, o que é essencial para verificar a viabilidade do serviço prestado, ajuda a planejar as ações e orçamentos realistas, além de otimizar a gestão financeira do negócio. Otimizando o processo de reembolso, é possível deixar todos os processos mais rápidos, eficientes e eficazes, minimizando imprevistos e incertezas.
Entre os benefícios de um processo de reembolso eficaz, a equipe financeira consegue ter mais tempo e recursos para realizar outras atividades importantes para o negócio. Para os funcionários que precisam do reembolso também é benéfico, uma vez que recebem o dinheiro acordado de forma mais justa e organizada.
E de que forma é possível montar um sistema eficaz?
Seguir a lei
Antes de mais nada, é importante seguir as normas e leis trabalhistas, que estabelecem que a empresa deve arcar com as despesas de: transporte e deslocamento, hospedagem, alimentação, entrada em eventos e outras solenidades, combustível, e quaisquer gastos relacionados ao trabalho.
Se a empresa não reembolsar o funcionário poderá sofrer com recursos legais. Então, o primeiro passo é: seguir a legislação à risca.
Prever os custos
Antes da viagem do colaborador, é indispensável que tenha uma análise dos gastos previstos para tal tarefa. Além disso, é necessário pesquisar as melhores opções, tanto para o colaborador quanto para a empresa. Transporte adequado e alimentação são fatores indispensáveis para serem pensados antes. Para evitar problemas, preveja uma margem a maior de 20%.
Automatize o processo
Muitas empresas utilizam planilhas do Excel para controlar o reembolso dos funcionários. Embora funcione para alguns, existem novas soluções mais tecnológicas que desempenham um trabalho com exatidão, de maneira mais cômoda e facilitada. Inclusive, nosso sistema de viagens corporativas, já existe essa função. Lá você terá o custo da viagem de ponta a ponta, ou seja, desde a passagem aérea até o valor de gastos com despesas com alimentação e deslocamento.
Os processos manuais consomem muito mais tempo.
Pagamentos apenas com comprovantes
Para evitar quaisquer problemas, a empresa deve pagar o colaborador apenas quando o mesmo apresentar os comprovantes de despesa. Essa regra evita muita dor de cabeça e situações constrangedoras para ambas as partes e evita muitas fraudes.
Nosso sistema permite você já tirar a foto do comprovante para registrar a despesa.
Crie limites
Determine um limite de gastos para cada categoria, assim todos os colaboradores terão um norte e não comprometerá as economias da empresa.
