Duty of Care (do inglês, “Dever de Cuidar”, em tradução livre) é um conceito que evidencia os cuidados que uma empresa deve ter com os seus colaboradores no âmbito das viagens corporativas.

Em outras palavras, o conceito implica na responsabilidade ética e legal perante os profissionais em deslocamentos a trabalho, elucidando a obrigação da sua empresa em assegurar a integridade, a saúde, a segurança e o bem-estar desses indivíduos.

Aliás, a abrangência do Duty of Care, desde uma perspectiva jurídica, é ainda maior. Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, como a sua gestão de viagens corporativas pode agir para evitar a negligência com os funcionários durante as viagens corporativas. Boa leitura!

Como garantir a implementação do Duty of Care?

A implementação do Duty of Care na sua empresa depende, em grande medida, da qualidade do planejamento prévio. Isso significa que o gerenciamento de riscos, as informações e os relatórios sobre as viagens devem ser atualizados frequentemente, a fim de que cada colaborador saiba o que terá pela frente e reconheça as próprias responsabilidades.

Alguns fatores são essenciais para que a sua empresa esteja enquadrada no conceito do Duty of Care:

• Plano emergencial;
• Contato direto;
• Perfil e dados de emergência;
• Relatório informativo;
• Relatório de situação, dentre outros.

Plano emergencial

A elaboração de um plano emergencial é de suma importância para que a sua empresa saiba como proceder perante algum tipo de imprevisto. Antecipadamente, a gestão de viagens corporativas deve considerar que, apesar dos fatos extraordinários que possam acontecer, funcionários e gestores não devem ficar desnorteados.

Da mesma forma, para delinear um plano emergencial eficiente, você deve pensar nas soluções mais rápidas disponíveis para dotar a equipe de procedimentos a seguir diante de situações de crise.

Perfil e dados de emergência

Ter um registro atualizado (e constantemente alimentado) com todas as informações dos colaboradores implica em se precaver para futuras emergências. Nesse sentido, liste o contato dos profissionais mais próximos e dados médicos relevantes.

Posteriormente, para assegurar a eficácia do Duty of Care na sua empresa, é necessário estabelecer um canal simples, rápido e direto com os viajantes, para resolver problemas ou sanar eventuais dúvidas.

Relatório informativo

Outra dica essencial consiste em manter um relatório – algo como uma newsletter – com informações recorrentes e importantes para os colaboradores que viajarão. Alertas globais, aumento de tarifas, acidentes internacionais etc., são bons exemplos de assuntos que podem constar nesse documento.

Em seguida, inclua dados acerca dos destinos que os seus colaboradores viajam com maior frequência – nos casos em que há essa periodicidade. Dados sobre as condições das estradas ou acontecimentos recentes podem, também, servir de grande ajuda.

Apoio tecnológico

Ao buscar apoio tecnológico no mercado, é possível encontrar plataformas que permitam gerenciar todas as etapas dos processos de reembolsos, gastos e custos empresariais.

Por sua vez, os colaboradores passam a contar com apps exclusivamente dedicados à digitalização de recibos e aos registros de despesas. Dessa forma, a gestão de viagens corporativas monitora, em tempo real, a emissão de comprovantes. Isto é, os funcionários não precisam se preocupar em armazená-los até o retorno ao prédio da empresa.

Relatório de situação

O relatório de situação é um documento com dados pré-viagem. Ele deve ser produzido pelo setor responsável, na empresa, pela gestão de viagens corporativas, devendo conter informações específicas acerca dos principais riscos enfrentados pelos profissionais em deslocamento. Afinal, é importante conhecer os problemas que poderão surgir, antes que a viagem tenha início, não é mesmo?