Como economizar em viagens corporativas

Viagens corporativas são aquelas viagens realizadas pelos funcionários de uma organização, em nome da empresa. Ou seja, é uma viagem a trabalho realizada pelo colaborador para representar os interesses da firma onde trabalha, seja em um evento, uma reunião ou até mesmo para um treinamento.

Nesse sentido, uma viagem corporativa não deve ser encarada como uma despesa, mas sim como um investimento. Através dessa interação “in loco” com os clientes, diversos negócios são potencializados. Em uma reunião presencial, é mais fácil entender melhor o perfil e quais são as dores dos clientes. O contato pessoal também ajuda muito a estreitar as relações entre fornecedores e consumidores.

No entanto, para que esse investimento seja efetivo e traga retorno financeiro para a empresa, é preciso planejar bem as viagens corporativas e buscar formas de economizar nos custos envolvidos. Neste artigo, vamos apresentar algumas dicas de como fazer isso, seguindo as principais tendências do mercado.

1. Defina uma política de viagens corporativas

Uma política de viagens corporativas é um conjunto de regras e diretrizes que orientam os colaboradores sobre como proceder nas viagens a trabalho. Ela deve abranger aspectos como: quem pode viajar, quais são os limites de gastos, como fazer as reservas e compras, como solicitar reembolso, quais são os documentos necessários, entre outros.

Ter uma política de viagens corporativas bem definida e comunicada é essencial para evitar problemas como: gastos excessivos ou desnecessários, falta de controle sobre as despesas, desorganização nas viagens, insatisfação dos viajantes, entre outros.

2. Utilize uma plataforma de gestão de viagens corporativas

Uma plataforma de gestão de viagens corporativas é uma ferramenta tecnológica que facilita todo o processo de planejamento, reserva, compra e controle das viagens a trabalho. Ela permite que os colaboradores tenham acesso a ofertas exclusivas e diferenciadas de passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos, entre outros serviços.

Além disso, uma plataforma de gestão de viagens corporativas oferece recursos como: integração com a política de viagens da empresa, aprovação automática ou manual das solicitações de viagem, emissão de relatórios e dashboards com indicadores de desempenho e economia das viagens, aplicativo móvel para facilitar o acesso dos viajantes às informações e serviços necessários durante a viagem, entre outros.

Utilizar uma plataforma de gestão de viagens corporativas traz diversos benefícios para a empresa, como: redução de custos com as viagens, otimização do tempo dos colaboradores envolvidos no processo, maior controle sobre as despesas e o cumprimento da política de viagens, maior satisfação dos viajantes com a experiência da viagem.

3. Negocie com os fornecedores

Outra forma de economizar em viagens corporativas é negociar com os fornecedores que prestam serviços relacionados às viagens. Isso pode envolver: companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, agências de turismo, entre outros.

Negociar com os fornecedores significa buscar condições mais vantajosas para a empresa em termos de preço, qualidade, prazo, forma de pagamento, benefícios, entre outros. Para isso, é preciso ter um bom conhecimento do mercado, dos hábitos e necessidades dos viajantes, do volume e frequência das viagens, entre outros fatores.

Algumas estratégias de negociação com os fornecedores são: fazer cotações com diferentes fornecedores e comparar as ofertas, buscar parcerias de longo prazo que gerem fidelidade e confiança, aproveitar as promoções e descontos oferecidos pelos fornecedores, solicitar benefícios adicionais como upgrades, milhas, serviços extras, entre outros.

4. Antecipe as reservas e compras

Uma dica simples, mas eficaz, para economizar em viagens corporativas é antecipar as reservas e compras dos serviços necessários para a viagem. Isso significa planejar com antecedência as datas, destinos, roteiros e orçamentos das viagens e fazer as reservas e compras com a maior antecedência possível.

Antecipar as reservas e compras pode gerar uma economia significativa nos custos das viagens, pois permite aproveitar os preços mais baixos e as melhores condições oferecidas pelos fornecedores. Além disso, antecipar as reservas e compras evita problemas como: indisponibilidade de vagas ou serviços, aumento de preços por conta da demanda ou da sazonalidade, cobrança de taxas extras por alterações ou cancelamentos de última hora, entre outros.

Uma forma de facilitar a antecipação das reservas e compras é utilizar uma plataforma de gestão de viagens corporativas que permita fazer as cotações, reservas e compras online, de forma rápida e segura. Além disso, é importante ter um calendário de viagens atualizado e compartilhado com os colaboradores envolvidos no processo.

5. Escolha bem o meio de transporte

O meio de transporte é um dos itens que mais impactam no custo das viagens corporativas. Por isso, é importante escolher bem o meio de transporte mais adequado para cada viagem, levando em conta fatores como: distância, tempo, conforto, segurança, preço, entre outros.

De forma geral, existem três opções principais de meio de transporte para as viagens corporativas: avião, carro ou ônibus. Cada um tem suas vantagens e desvantagens, que devem ser analisadas caso a caso.

O avião é o meio de transporte mais rápido e seguro para longas distâncias. No entanto, também é o mais caro e pode envolver custos adicionais como: taxas de embarque, bagagem extra, traslados do aeroporto ao destino final, entre outros. Além disso, o avião pode estar sujeito a atrasos ou cancelamentos por conta de fatores climáticos ou operacionais.

O carro é o meio de transporte mais flexível e confortável para curtas ou médias distâncias. Ele permite que o viajante tenha maior autonomia e liberdade para definir seu roteiro e horário. No entanto, o carro também pode ter custos elevados com: combustível, pedágio, estacionamento, manutenção, seguro, entre outros. Além disso, o carro pode estar sujeito a problemas mecânicos ou acidentes no trânsito.

O ônibus é o meio de transporte mais econômico e sustentável para médias ou longas distâncias. Ele tem um preço fixo e acessível e não envolve custos extras como: taxas de embarque, bagagem extra ou traslados. No entanto, o ônibus também pode ser o meio de transporte mais demorado e desconfortável para as viagens corporativas. Ele depende da disponibilidade de horários e rotas das empresas de ônibus e pode estar sujeito a atrasos ou cancelamentos por conta de fatores climáticos ou operacionais.

6. Opte por hospedagens alternativas

A hospedagem é outro item que pesa bastante no orçamento das viagens corporativas. Por isso, uma forma de economizar é optar por hospedagens alternativas aos hotéis tradicionais. Essas hospedagens podem oferecer preços mais baixos e condições mais flexíveis para os viajantes.

7. Aproveite as vantagens dos programas de fidelidade

Outra forma de economizar em viagens corporativas é aproveitar as vantagens dos programas de fidelidade oferecidos pelos fornecedores de serviços relacionados às viagens. Esses programas consistem em acumular pontos ou milhas a cada compra ou reserva feita com o fornecedor e depois trocar esses pontos ou milhas por benefícios como: descontos, upgrades, serviços extras, entre outros.

Existem diversos programas de fidelidade disponíveis no mercado, como: programas de companhias aéreas, programas de hotéis, programas de locadoras de veículos, programas de cartões de crédito, entre outros. Para aproveitar esses programas, é preciso se cadastrar nos sites ou aplicativos dos fornecedores e informar o número do programa a cada compra ou reserva.

Aproveitar os programas de fidelidade pode gerar uma economia significativa nas viagens corporativas, pois permite reduzir os custos com os serviços ou até mesmo viajar de graça. Além disso, os programas de fidelidade também podem aumentar a satisfação dos viajantes com a experiência da viagem, pois oferecem benefícios que melhoram o conforto e a conveniência das viagens.

Viagens corporativas são uma ótima oportunidade de investimento para as empresas, pois permitem ampliar os negócios, estreitar as relações com os clientes e desenvolver os profissionais. No entanto, para que as viagens corporativas sejam efetivas e rentáveis, é preciso planejar bem e buscar formas de economizar nos custos envolvidos.

Neste artigo, apresentamos 7 dicas práticas de como economizar em viagens corporativas, que são:

• Definir uma política de viagens corporativas
• Utilizar uma plataforma de gestão de viagens corporativas
• Negociar com os fornecedores
• Antecipar as reservas e compras
• Escolher bem o meio de transporte
• Optar por hospedagens alternativas
• Aproveitar as vantagens dos programas de fidelidade

Seguindo essas dicas, você pode reduzir os custos com as viagens corporativas e aumentar o retorno sobre o investimento. Além disso, você pode melhorar a experiência dos viajantes e a imagem da sua empresa no mercado.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Se você gostou, compartilhe com seus colegas. E se você quer saber mais sobre viagens corporativas, continue acompanhando o nosso blog. Até a próxima!