As viagens corporativas consistem em ferramentas que são frequentemente usadas pelas empresas, facilitando o fechamento de negócios e aproximando o relacionamento entre a empresa e os clientes.

Embora essas viagens sejam estritamente necessárias (e, a depender do segmento de atuação, indispensáveis), os gastos tendem a ser elevados. Felizmente, porém, existem organizações especializadas no gerenciamento de viagens corporativas, propiciando maior economia e segurança para a sua empresa.

Primeiramente, você deve buscar formas para cortar custos relacionados à utilização de aplicativos para mobilidade urbana, locação de automóveis, hospedagens, passagens aéreas e gastos a serem reembolsados.

Elabore uma política de reembolso eficiente

A ausência de um documento que descreva a sua política de reembolso pode colocar a gestão de despesas e o gerenciamento financeiro da sua empresa em risco. Por outro lado, quando bem realizada, essa medida é capaz de definir, com exatidão, os elementos que são ou não são reembolsáveis, assim como a forma e o tempo para as prestações de contas.

Imediatamente, ao definir quais são os tipos de comprovantes de gastos aceitos para a confirmação de despesas, eliminando os itens não reembolsáveis, os recursos são investidos com um maior nível de consciência.

Além de impedir ruídos na comunicação e esclarecer os aspectos que, de outro modo, poderiam ser nebulosos, no relacionamento entre empresa e colaboradores, este documento afasta, em grande medida, a possibilidade de fraudes e a instauração de processos trabalhistas.

Pesquise por preços

As pesquisas por preços constituem um elemento central dos planejamentos de viagens corporativas e, consequentemente, da redução dos custos. Em primeiro lugar, a comparação de preços de passagens das distintas companhias aéreas é fundamental, assim como as pesquisas referentes aos valores cobrados em hotéis.

Reservas e pesquisas feitas antecipadamente propiciam a projeção de gastos e, também, maior assertividade na tomada de decisões. As pesquisas cuidadosas possibilitam a adequação de estratégias para a contenção de custos.

Por outro lado, a necessidade de reduzir custos não pode suplantar o bem-estar e a segurança dos viajantes. Portanto, ao buscar por possibilidades viáveis (com antecedência), os gestores asseguram valores mais acessíveis e, ainda, a satisfação dos colaboradores.

Faça um bom planejamento

Para conseguir efetivar a redução de custos, a primeira etapa consiste em realizar um bom planejamento em suas viagens corporativas. Como resultado, sempre que os deslocamentos são calculados com antecedência fica mais fácil encontrar os melhores preços para a aquisição de passagens aéreas.

Desse modo, você pode comparar os valores praticados em diferentes hospedagens – mais distantes ou mais próximas dos locais em que serão realizadas as atividades profissionais que motivam cada viagem.

Calcule as despesas corretamente

Falhas nos cálculos das despesas em viagens corporativas tendem a ocasionar o indesejável desperdício de dinheiro. Quando os gestores não elaboram uma previsão média dos custos, fica praticamente inviável elaborar um orçamento realista para esses deslocamentos.

Porém, para chegar até esse valor médio e trabalhar com previsibilidade é altamente recomendável investir em planejamento e, inclusive, contar com um relatório ou histórico de despesas das suas viagens corporativas. Tais documentos permitem a verificação dos gastos efetuados, bem como das situações e dos locais em que os custos foram efetuados.