O principal objetivo, na gestão de viagens corporativas, é a concretização de negócios fora do escritório. Nesse âmbito, o sucesso poderá ser definido como a assinatura de um contrato, uma prospecção comercial, reunião de acompanhamento, a implantação de um sistema ou software etc.

Seja qual for o segmento de atuação da sua empresa, fazer com que todos os membros da equipe se engajem na política interna de viagens é um grande desafio. Todavia, isso pode ser obtido por meio do equilíbrio entre as partes envolvidas – colaboradores e empresa.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, os princípios essenciais do método comprovado para elevar o engajamento dos funcionários da sua organização. Boa leitura!

Disponibilização de verbas

Tenha sempre em mente que cada viagem corporativa representa um importante investimento da empresa que, como tal, deve ter uma verba condizente à escala de retornos que a gestão deseja. Isso deve ficar claro, também, para os seus colaboradores.

É altamente recomendável saber o quanto é possível investir nesses deslocamentos e, partindo desses valores, elaborar a política de viagens. Um dos aspectos mais relevantes dessa construção, no entanto, pode ser encontrado no fato de que engajar os funcionários no processo eleva os níveis de autoconfiança nas tarefas – além de conscientizarem acerca dos custos reais das viagens corporativas.

Conscientização

A conscientização dos funcionários e, também, o consenso, é imprescindível para deixar claro quais são as coberturas existentes nas verbas oferecidas a cada deslocamento.

Hospedagem, táxi (ou aplicativos de carona compartilhada), passagens de avião, alimentação (tanto fora quanto dentro de eventos), e outros custos específicos, devem ser enviados para aprovação com o máximo de antecedência possível. Todos estes itens ficam contemplados na política de viagens corporativas.

Antes da assinatura de um contrato, o funcionário deve saber quais são os elementos que integram a cultura de sua empresa. Isso está diretamente vinculado às suas políticas e às formas de trabalho.

O profissional, enquanto “representante” da empresa e sua marca fora da sede, deve refletir sobre essas questões com cautela, respeito e a confiança que recebeu ao ser enviado para uma determinada viagem corporativa.

Incentivos

Conforme mencionado, a colaboração dos membros da equipe nos processos decisórios e o recebimento de todas as informações referentes às formas representam excelentes formas de incentivo.

Outro recurso muito útil para elevar os níveis de engajamento dos colaboradores com as viagens corporativas consiste em estimular o seu protagonismo, de modo que se entenda como corresponsável imediato do sucesso ou fracasso de todas as iniciativas do negócio.

Planejamento

Primordialmente, cada segmento profissional conta com métodos próprios para lidar com a política interna de viagens. Porém, ao estabelecer as diretrizes da sua empresa, o ideal é considerar detalhes importantes, visando evitar surpresas desagradáveis para os colaboradores e para a gestão. Dois itens devem ser privilegiados:

• Self Booking: um sistema automatizado, capaz de simplificar o agendamento das viagens;
• Calendário: há empresas que programam viagens com bastante antecedência, enquanto outras organizam deslocamentos para tratar urgências (isto é, organizando a viagem “de última hora”). No momento de estruturar o seu orçamento, tenha em mente qual é o seu tipo de planejamento.