Sempre que uma empresa começa a crescer, uma tendência se repete: os gastos com as viagens corporativas passam a ser mais robustos, comprometendo os limites de crédito do negócio e fazendo com que a análise administrativa dos deslocamentos fique sobrecarregada.

Consequentemente, surge a necessidade de contratar novos colaboradores, não é mesmo? Nesse momento, a empresa considera redefinir os processos relativos à aquisição de passagens, percebendo que o auxílio de uma agência especializada em viagens corporativas pode ser crucial.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, algumas das principais funcionalidades das agências de viagens corporativas, a fim de ajudar você a compreender melhor as soluções que o seu negócio pode acessar e, principalmente, o que deve ser analisado antes de tomar essa decisão. Boa leitura!

Tecnologia e inovação

É de suma importância que a sua empresa busque por agências capazes de otimizar os processos e entregar ferramentas tecnológicas de ponta. Não é viável, por exemplo, requerer a aquisição de passagens de forma arcaica (via telefone ou e-mail) em plena era digital.

Igualmente, a agência de viagens corporativas deve oferecer processos rápidos e uma plataforma self booking, bem como uma equipe de atendimento com profissionais inteiramente focados no sucesso de seus clientes.

Ademais, a agência precisa ir além, isto é, não pode se restringir à função de mera emissora de passagens e de reservas. Ou seja, é imprescindível gerar valor para o seu negócio, oferecendo, por exemplo, relatórios de inteligência, visando auxiliar a empresa no aprimoramento da tomada de decisões.

Gestão de despesas

A plataforma de gerenciamento de despesas é um dos elementos indispensáveis para qualificar a gestão de viagens corporativas. Juntamente a isso, o jantar, o almoço e o café que o funcionário consome em suas viagens devem ser oportunamente pagos pela sua empresa, certo?

Nesse contexto, é preciso que os custos sejam lançados e, também, que um futuro reembolso seja solicitado. Vale lembrar que a política corporativa deve ser respeitada, tanto que existem organizações que efetuam, inclusive, a antecipação dos pagamentos aos colaboradores.

Fatura e conciliação financeira

Outro elemento crucial para a gestão de viagens corporativas pode ser encontrado nos relatórios financeiros. Portanto, caso a sua empresa utilize cartões de crédito para adquirir reservas de hospedagens e passagens aéreas, é fundamental relacionar essas despesas do modo mais transparente possível.

Infelizmente, muitas organizações se perdem em meio a este processo, gerando, com maior ou menor frequência, cobranças indevidas ou, até mesmo, fraudes. Não se esqueça de analisar se a agência conta com faturamentos por boleto, uma vez que o excesso de burocracia dos bancos tradicionais inviabiliza a emissão de cartões corporativos.

Plataforma self booking ágil e moderna

Esta é a plataforma na qual os funcionários de sua empresa podem reservar hospedagens e emitir bilhetes aéreos, dentre outras funcionalidades. Essa solução deve ser moderna, ágil, fácil e funcionar adequadamente em dispositivos móveis.

Além disso, a plataforma escolhida deve buscar e apresentar sempre as melhores alternativas, a partir de diferentes filtros, tais como aeroporto, companhia, horário, preço etc., permitindo qualquer tipo de pesquisa que atenda às demandas da sua empresa e as necessidades do seu segmento de atuação.