O gerenciamento de viagens e despesas (T&E) é o processo de rastreamento e relatórios sobre o comportamento de viagens corporativas da sua empresa. Saiba mais sobre os prós e contras.

Viagens e despesas são um dos maiores custos que as empresas enfrentam – e as equipes financeiras costumam ter dificuldade em gerenciá-los. Mas, T&E (Travel e Expense) não precisa ser uma besta incontrolável.

Gerenciar os custos de viagens pode parecer uma batalha constante, especialmente sem os sistemas / soluções corretas no local. Qual deve ser o cronograma de reembolso? A política de viagens é entendida e seguida? Como a equipe de finanças pode controlar os relatórios e as despesas de previsão se eles estão constantemente tentando se atualizar? O gerenciamento de viagens e despesas é uma fera, mas com as ferramentas certas pode se tornar mais gerenciável. Além disso, um sofisticado sistema de gerenciamento de T&E deixará sua equipe financeira muito feliz.

O que é gerenciamento de viagens e despesas (T&E)?

O gerenciamento de viagens e despesas (T&E) é o processo de rastreamento e relatórios sobre o comportamento de viagens corporativas da sua empresa. Quanto e em que as pessoas gastam em viagens de negócios?

O elemento mais importante da gestão de viagens e despesas é o desenvolvimento de uma política corporativa de viagens clara. Uma política de viagens é a pedra angular para gerenciar todas as despesas de viagens corporativas. A política define diretrizes a serem seguidas por seus funcionários ao reservar viagens e deve incluir informações detalhadas para ajudar a orientar cada decisão durante o processo de reserva. Isso inclui faixas de preço para passagem aérea, tarifas de hotel por noite e diárias. As políticas de viagem também devem definir que tipo de transporte terrestre é preferido (carro alugado, táxi ou uber?), O que é ou não reembolsável, o procedimento de relatório exigido e o processo de reembolso de despesas.

As políticas de viagens corporativas não são do tamanho único. Eles devem refletir os valores e prioridades da sua empresa. Por exemplo, se sua empresa é extremamente preocupada com o orçamento, você desejará ter uma política relativamente rígida. Mas, se você valorizar mais a flexibilidade e a experiência do funcionário, poderá permitir que seus viajantes gastem um pouco mais para ficar no hotel da conferência para oportunidades fáceis de networking. As políticas de viagens também devem levar em consideração o número de funcionários que viajam em sua empresa, as preferências dos funcionários e o orçamento.

Outro elemento importante da gestão de viagens e despesas é o dever de cuidar. O dever de cuidar é a responsabilidade da sua organização pela segurança e bem-estar de todos os funcionários enquanto viajam a negócios. O gerenciamento de risco associado ao dever de cuidado inclui saber onde estão todos os funcionários em viagem, mantendo a consciência de quaisquer riscos potenciais de segurança que eles possam enfrentar e desenvolver um plano de contingência caso a segurança do funcionário seja comprometida em uma viagem de negócios.

Como gerenciar orçamentos de despesas e viagens corporativas

Como se a frustração de organizar e monitorar despesas de viagem não fosse suficiente … agora tente equilibrar a necessidade de viagens de negócios de sua empresa com os orçamentos definidos pela equipe de finanças. Difícil. As viagens de negócios são necessárias para o desenvolvimento de negócios de todos os tipos e tamanhos de empresas, mas podem ser caras. Então, como você equilibra viagens corporativas e as despesas que elas trazem? 

Aumente a visibilidade dos gastos

Usar uma ferramenta de reserva centralizada para todas as despesas de viagem é um bom primeiro passo. Com uma ferramenta de reserva centralizada, todos os funcionários reservam suas viagens no mesmo local . Isso significa que a equipe de finanças pode ver facilmente todos os gastos com acomodações de viagem em um só lugar, em vez de rastrear recibos de funcionários individuais. Com recursos de relatórios em tempo real, sua equipe financeira pode ficar em dia com o gerenciamento de gastos .

Automatizar relatórios de despesas

Introduza alguma automação em seu gerenciamento de despesas. Você ainda está coletando recibos em papel? Nesse caso, é hora de parar. A transição para uma solução digital de gerenciamento de despesas simplifica todo o processo de relatório de despesas . Os funcionários podem enviar recibos eletrônicos e transformá-los imediatamente em um relatório digital de despesas. Com muitas ferramentas de despesas, você pode até mesmo conectar seu cartão corporativo. Todo o processo se torna mais rápido e ágil, capacitando a equipe financeira com mais informações para estabelecer orçamentos e previsões realistas, sem a demora do relatório manual de despesas .

Adote uma ferramenta de gerenciamento de viagens corporativas

Se ao menos houvesse uma ferramenta unificada para ajudá-lo a aumentar a visibilidade de gastos e fazer despesas digitais … ah, espere. A adoção de um software de gerenciamento de viagens corporativas, como o da Kennedy, pode ajudá-lo a unificar o gerenciamento de orçamento, conformidade com a política de viagens e relatórios de despesas. O software de gerenciamento de viagens corporativas é a melhor maneira de equilibrar as necessidades e o orçamento para viagens de negócios. Uma ferramenta de reserva centralizada, significa que os gastos com viagens de toda a empresa podem ser rastreados em um só lugar. As equipes de finanças podem analisar os gastos por departamento ou por reservas de política para identificar os infratores regulares do orçamento.