Melhorar a sua gestão de viagens corporativas, reduzindo custos e ampliando os benefícios estratégicos representa um dos desafios mais relevantes enfrentados por diversas empresas.

Entretanto, diferentemente do que muitas pessoas tendem a pensar, não se trata de um “bicho de sete cabeças”. Pelo contrário, é preciso considerar, inicialmente, que todo gerenciamento requer mensuração e controle.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, algumas medidas que, a despeito de serem facilmente implementadas, são capazes de gerar resultados significativos para a gestão de suas viagens corporativas. Boa leitura!

Acompanhe a movimentação da concorrência

O sucesso de qualquer estratégia depende, em grande medida, da realização de benchmarking. Ou seja, ao acompanhar como empresas semelhantes lidam com as viagens corporativas, o seu negócio poderá extrair lições valiosas acerca de sua própria gestão.

Gere relatórios detalhados

Para gerar relatórios detalhados, você poderá utilizar ferramentas de gestão ou utilizar os dados brutos de suas planilhas. Seja como for, o mais indicado é que os números relacionados à gestão das viagens corporativas sejam organizados cuidadosamente. Para registrar esses eventos, relatórios precisos sobre os gastos e a logística são absolutamente essenciais.

Invista na automação de processos

Na atualidade, é altamente recomendável evitar a realização manual de projeções e cálculos. Desse modo, a sua empresa pode evitar a ocorrência de erros e falhas indesejadas. O mais indicado é automatizar todas as contas relacionadas às viagens corporativas, utilizando softwares especializados ou, até mesmo, planilhas potentes de dados.

Mantenha um rígido controle econômico

Nas viagens corporativas, os gastos representam, geralmente, o ponto mais crítico da gestão. Afinal, este é um fator determinante para o seu sucesso ou fracasso. Independentemente de contar com o apoio de uma empresa especializada, é altamente recomendável definir um profissional para se encarregar do controle de todas as transações efetuadas nos deslocamentos, incluindo alimentação, transportes, produtos adquiridos e/ou serviços contratados.

Capacite adequadamente os seus colaboradores

Dada a importância do estabelecimento de uma política apropriada para as viagens corporativas, tenha em mente que a capacitação e os conteúdos repassados aos funcionários é o que assegura um comportamento de acordo com as normas da empresa.

Conte com o apoio de uma empresa especializada

O correto funcionamento dos serviços relativos às viagens corporativas e a comunicação realizada em tempo integral são elementos imediatamente beneficiados a partir do estabelecimento de parcerias com empresas especializadas no ramo.

Aposte em ferramentas de gestão

Como resultado dos avanços tecnológicos, é possível contar, na atualidade, com ferramentas especializadas nas mais diversas áreas. Evidentemente, o gerenciamento de viagens corporativas pode extrair muitos benefícios dessas soluções.

Dito de outra forma, estes softwares podem efetuar toda a automação que se mostrar necessária para garantir o controle produtivo de custos e, também, a organização de fluxos, a manutenção de contatos, dentre outras tarefas.

Defina a sua política de viagens corporativas

Para maximizar e promover a sua gestão de viagens corporativas, o primeiro passo consiste na criação tanto de uma política quanto de um planejamento exclusivo para este setor.

Lembre-se de que essas normas podem ser consideradas como uma clara definição acerca dessas questões, de modo que as iniciativas possam ser bem-sucedidas em sua empresa.