Tanto os eventos externos quanto as viagens corporativas são atividades bastante comuns em muitas empresas, sejam quais forem os seus segmentos de atuação e porte.

Constantemente, surgem tarefas que necessitam de uma presença física, a fim de assegurar que bons negócios sejam fechados. A despeito dos recentes progressos tecnológicos (como as conferências online e as transações via internet), há situações nas quais os encontros presenciais são indispensáveis, não é mesmo?

Bons exemplos disso podem ser encontrados nas buscas por clientes e fornecedores e a participação em congressos e workshops. Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, as principais informações acerca das viagens corporativas, incluindo a sua utilidade e as melhores formas de organizá-las. Boa leitura!

Para que servem as viagens corporativas?

As viagens corporativas servem, em grande medida, para que a empresa conquiste resultados positivos em seus negócios. As atividades envolvidas englobam, por exemplo, a capacitação de funcionários, a geração de conhecimentos, a integração de equipes profissionais, o fechamento de contratos, o fortalecimento de laços com os fornecedores etc.

Como organizar a sua viagem corporativa?

A organização das viagens corporativas pode ser algo bastante desafiador, sobretudo, sem a realização de um bom planejamento prévio. Visando esclarecer esse processo, dividimos as etapas em quatro fases distintas: os roteiros, o transporte, a hospedagem e as passagens. Fique atento a cada uma delas!

Roteiro

Conforme mencionado, a organização exitosa das viagens corporativas demanda roteiros bem planejados – capazes de otimizar o investimento de tempo e dinheiro da empresa.

Similarmente, bons roteiros contribuem, ainda, na manutenção do foco nos resultados almejados ao longo de cada viagem. Nesse sentido, uma dica útil consiste em organizar uma agenda que auxilie os profissionais durante a sua estadia na cidade.

Esta agenda deve ser repassada a todos os viajantes antes de seu embarque. Além disso, ela deve estar precisamente alinhada com as metas estratégicas e os objetivos do negócio em questão.

Transporte

O transporte é uma questão crucial para as viagens corporativas. Afinal, a sua empresa deve definir como o profissional se deslocará, a eventual utilização de táxis ou apps de transporte, o aluguel de automóveis etc.

Igualmente, todos esses detalhes devem ser “colocados no papel”, incluindo os compromissos de seus colabores e o tempo necessário para o deslocamento entre as localidades. Evidentemente, o conforto do viajante e os gastos devem ser equilibrados.

Hospedagem

A definição do hotel (ou hotéis, caso o viajante necessite efetuar deslocamentos para diferentes cidades) é de suma importância. Dessa forma, a escolha deve ser uma das preocupações centrais a ser observada.

Se você planejar a hospedagem com antecedência, poderá obter diversos benefícios, tais como a seleção de estruturas de excelência, a elaboração logística mais detalhada, descontos para grupos, dentre outros.

Passagens

As passagens representam um dos custos mais elevados das viagens corporativas. Por esse motivo, é necessário ser cauteloso no momento de sua aquisição. Afinal, quanto maior a antecedência tanto mais fácil será a compra junto aos sites de companhias aéreas.

Dessa forma, é altamente recomendável realizar muitas pesquisas e fazer cálculos com datas mais abrangentes, pois, em muitas situações, é indicado estender a estadia por alguns dias, visando deixar o pacote mais barato.