Aumentar os níveis de controle sobre as viagens corporativas dos seus colaboradores pode ser descrito como um procedimento administrativo. Ele é realizado de modo a conduzir viagens a partir do menor custo possível sem, para tanto, comprometer a qualidade dos serviços, trazendo diversos benefícios aos envolvidos.

Ao mesmo tempo, muitas organizações optam por firmar contratos com empresas terceirizadas, nas quais a prestação de serviços é voltada para o atendimento de necessidades corporativas, englobando as vantagens aos profissionais que serão deslocados.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, dicas úteis e práticas para ajudar você a otimizar o seu controle sobre as viagens corporativas dos profissionais que se encontram sob a sua gestão. Boa leitura!

Ofereça capacitação aos seus profissionais

Capacitar tanto os seus profissionais quanto todas as pessoas envolvidas nas viagens corporativas pode assegurar maior qualidade, impedindo o surgimento de eventuais complicações.

Afinal, de nada adiantará documentar as informações e, a seguir, elaborar uma política de viagens enquanto os profissionais não forem devidamente instruídos. Por esse motivo, é altamente recomendável fornecer dados importantes, enfatizando as regras estabelecidas em sua política e mantendo os documentos acessíveis.

Em síntese, faça as adaptações de linguagem que, porventura, se mostrem necessárias. Assim, os seus colaboradores terão condições de compreender os dados contidos nos documentos.

Elabore a sua política de viagens corporativas

É primordial, para evitar os desperdícios e garantir o controle e a ordem, elaborar uma política de viagens corporativas a ser seguida. Além disso, reúna uma equipe eficaz para efetuar um detalhamento acerca das responsabilidades dos viajantes, incluindo os critérios para a contratação de serviços especializados e a definição dos objetivos centrais de cada deslocamento.

Enfim, o mais importante é estabelecer limites claros para os gastos, de tal forma que eles não ultrapassem o orçamento preestabelecido. Se isso for feito, você impedirá o aparecimento de prejuízos. Para não ocorrerem problemas inesperados, faça a documentação referente a todos os dados, com foco na previsibilidade e na segurança das viagens corporativas.

Analise os reais objetivos das suas viagens corporativas

Em conclusão, priorize a análise dos objetivos reais das suas viagens corporativas, bem como as práticas que devem ser realizadas para atender as exigências empresariais.

Nesse caso, é preciso buscar um equilíbrio – nem sempre fácil de conseguir – entre o orçamento planejado e a comodidade e a segurança dos viajantes. Para que isso, de fato, ocorra, é indicado recorrer a profissionais especializados que estejam familiarizados com todas as práticas exigidas por essa área.

O controle será feito por meio de conceitos e métricas constantemente otimizados, a fim de assegurar a contínua incorporação das melhores técnicas para o gerenciamento de todas as etapas relacionadas às viagens corporativas.

Utilize um aplicativo adequado

Conforme mencionado, ter maior controle sobre as viagens corporativas é uma tarefa complexa e, consequentemente, demanda tempo. Todavia, uma excelente tática pode ser encontrada na implementação de um aplicativo capaz de oferecer facilidade e simplicidade na realização desses serviços.

Por exemplo, um sistema para gerenciar os reembolsos pode ser uma solução ideal (e bem mais simples) para estes processos em sua empresa. Primeiramente, tenha em mente que a realização manual de todas as tarefas pode comprometer a agilidade e, sobretudo, o controle destes deslocamentos.