Mesa redonda do Gerenciamento de viagens corporativas: Como obter a adesão de funcionários para políticas e plataformas?

Quando os gerentes de viagens falam em reuniões, a conversa não leva muito tempo para enfrentar os desafios do trabalho: relatórios fora da política que não levam a lugar algum, canais de reservas não preferenciais, o custo crescente. Mas, no final, uma pergunta obscurece tudo o mais: Por que os viajantes não entendem? 

Em um painel de especialistas com quase um século de experiência no setor de viagens entre eles, representando programas com gastos de menos de US $ 10 milhões e mais de US $ 100 milhões. Em uma emocionante sessão de palestras, eles conversaram longamente sobre como os gerentes de viagens podem alcançar o que sua empresa precisa, enquanto dão aos funcionários o que desejam.

1. Coloque as pessoas antes dos preços.

A responsabilidade principal do gerente de viagens mudou. Não é mais simplesmente reduzir custos até os ossos. Em vez disso, é descobrir como se envolver, de alguma maneira real, com funcionários e suas necessidades. Em outras palavras, os desafios do trabalho não são questões contábeis; são questões de RH. Com a retenção de funcionários mais baixa do que nunca, manter o moral elevado e os funcionários felizes tem que importar tanto quanto dinheiro você economiza.

2. Nunca esqueça que viajante de negócios = ser humano.

A maioria dos gerentes de viagens, certamente os mais eficazes, se tornaram estudantes do comportamento humano. Eles esperam que mesmo os funcionários mais fiéis busquem atalhos e brechas que facilitem suas vidas, mesmo quando esses atalhos e brechas não se alinham exatamente aos melhores interesses da empresa. O fato é que o cumprimento obrigatório perdeu seu poder. Se você deseja que os viajantes maximizem os interesses de seus empregadores, precisa de “cenouras” para incentivar o bom comportamento. Perseguir criminosos com bastões frágeis desperdiça tempo e recursos.

3. Compartilhe. Explicar. Contar. Repetir.

Um dos membros do painel contou uma história poderosa que oferece duas lições: Um viajante, caminhando para uma reunião em uma cidade do outro lado do mundo, recebeu um aviso de texto para se abrigar no local devido a uma potencial ameaça terrorista. Como ele reservou sua viagem por um canal preferido, seu empregador conseguiu mantê-lo atualizado e fornecer soluções de segurança. De volta para casa, o viajante falou repetidamente sobre a sorte de ter usado esse canal preferido – se seu empregador não tivesse conseguido encontrá-lo, não tinha certeza de que teria saído vivo.

A primeira lição é que, embora os viajantes possam não se importar muito com as finanças ou o manual de seus empregadores, eles se preocupam com sua própria segurança. Para convencê-los a trabalhar dentro de suas diretrizes, mostre que você também se importa com a segurança deles. E deixe que eles saibam o que podem estar perdendo saindo dos canais escolhido pela empresa.

A segunda lição baseia-se nas idéias de transparência e comunicação. A maioria dos funcionários não está familiarizada com os motivos / vantagens da maioria (se não todos) dos aspectos das políticas de viagens corporativas. E poucos (se houver) vão gastar algum tempo corrigindo essa situação. Porém, os gerentes de viagens costumam ter acesso a esses tipos de histórias reveladoras, que podem e devem ser compartilhadas adequadamente com todos os viajantes da empresa. Os seres humanos aprendem melhor com as histórias, especialmente se as lições a serem colhidas tiverem o potencial de facilitar suas vidas.

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