As viagens a trabalho são uma grande oportunidade de uma empresa fechar e expandir os negócios. Quando bem executada, as chances de colher bons frutos são grandes. Porém, o contrário também pode acontecer. Se o colaborador designado a essa missão não cumprir os requisitos básicos em uma viagem corporativa, a possibilidade de sucesso vai por água abaixo.
E os fatores que irão determinar o sucesso de uma viagem corporativa são muitos e são diversos. Se a empresa não tiver uma política clara e um bom sistema de gestão de viagens corporativas, dúvidas podem surgir e colocar em risco os objetivos do deslocamento. Além disso, alguns comportamentos do próprio colaborador podem contribuir para o bem ou para o mal. Por isso é tão importante que todos os pontos sejam bem alinhados antes de uma viagem acontecer. Dúvidas quanto às políticas de viagens corporativas podem acabar se tornando um ponto negativo na gestão.
Mas, afinal, como conduzir bem uma viagem representando a empresa? Saiba o que deve ser evitado em uma viagem a trabalho. Confira essas dicas!
- Passeios demais, trabalho de menos
Para muitos colaboradores, as viagens corporativas podem ser uma oportunidade para conhecer novos lugares. Em alguns casos, o que pode acontecer é o funcionário passear em vez de trabalhar. E isso, sem dúvidas, vai se tornar um grande problema para a empresa. É preciso ter em mente que a viagem em questão tem como único objetivo representar a empresa. Esta, aliás, não deveria ser considerada uma dicas, mas um alerta para a falta de profissionalismo e responsabilidade por parte do colaborador.
É claro que não é impossível dar um passeio fora do horário de trabalho para conhecer o local. Mas é preciso lembrar sempre que se trata de viagem com finalidade corporativa e não de lazer. E principalmente saber que esta é uma viagem que envolve custos, como qualquer outra e que esses custos estão sendo custeados pela empresa. Então, para que os objetivos não sejam prejudicados, o melhor a fazer é cumprir todos os compromissos e deixar o lazer para uma outra viagem, com essa finalidade.
- Usar a viagem corporativa para buscar novas oportunidades de trabalho
As viagens corporativas são uma excelente oportunidades para o colaborador conhecer novas pessoas e empresas e fortalecer o networking em sua área. Mas, nada de excessos. Usar o networking proporcionado em uma viagem a trabalho para benefício próprio é um erro bastante grave.
Portanto, não se aproveite de viagens corporativas para buscar novas oportunidades de trabalho ou para tentar fazer carreira em uma outra empresa. Além de comprometer o seu cargo atual, certamente não será bem visto também para a empresa que está sendo abordada.
- Usar roupas inadequadas
É de extrema importância, na preparação de uma viagem corporativa ter cuidado ao arrumar a mala. Por isso, reveja a sua agenda e não deixe de levar a roupa adequada para cada compromisso. Um erro comum cometido em viagens corporativas é o funcionário se vestir como se estivesse de férias.
Como em todos os compromissos de trabalho, é necessário se vestir de acordo com os padrões estabelecidos pela empresa em que se trabalha e da área que atua, independente do local para o qual esteja viajando. Respeite a formalidade ou informalidade exigida em cada situação. Lembre-se de que a sua imagem é o que chegará primeiro para quem o conhecer.
- Usar o dinheiro da empresa para despesas pessoais
Toda empresa que possui um sistema de gestão de viagens ou que contrata uma empresa de viagens corporativas deve ter em mente que deve oferecer ao colaborador uma quantia para as necessidades básicas da viagem como deslocamento, hospedagem e alimentação, em valores equivalentes ao local visitado. Ter um diálogo claro quanto a isso, além de uma organização específica para os custos de uma viagem corporativa ajudam a evitar problemas.
É que pode acontecer de o colaborador usar o dinheiro da empresa para pagar por despesas pessoais, isto é, despesas que não são de responsabilidade da empresa.
Na política de viagens corporativas, é necessário estar bem especificado quais são as despesas cobertas pela empresas e quais delas são de responsabilidade do colaborador.
Uma solução interessante para a gestão de viagens corporativas é o uso de aplicativos para a prestação de contas, como este, em que o colaborador cadastra sua despesas, bem como os comprovantes para facilitar na hora do reembolso pela empresa.
Em geral, despesas que não estão inclusas nas políticas de viagem corporativas são
ingressos para teatro, cinema, hospedagem extra (quando o colaborador decide ficar mais uns dias no destino da viagem), compras, entre outros gastos que devem ser de responsabilidade do colaborador. Tudo o que não for da parte da empresa, deve sair do bolso do próprio colaborador.
- Ficar indisponível para a empresa
Quando um colaborador é designado a uma viagem corporativa, ele precisa ter em mente muito claramente que ele está trabalhando. Sendo assim, ele precisa ficar disponível para a empresa, como aconteceria se ele estivesse no escritório (salvo em casos de procedimento de embarque e durante o trajeto da viagem, é claro). É de suma importância que o funcionário se lembre a todo momento que essa é uma viagem importante para a empresa e que os seus gestores estão apostando as fichas em sua atuação. Por isso, foco no objetivo.
Quando em uma viagem corporativa o funcionário deixa de atender o celular, não envia relatórios e não repassa informações importantes para a empresa, ele está passando uma imagem de uma pessoa pouco profissional e pouco comprometida com a empresa e com o trabalho. Além disso, o contato constante com a empresa (desde que não seja invasivo e desconfortável) é um acompanhamento necessário para assegurar a segurança e integridade do funcionário que está viajando a trabalho.
- Abusar dos gastos com frigobar
De maneira geral, os gastos com o frigobar estão incluídos na política de viagens corporativas das empresas, uma vez que o funcionário pode ter a necessidade de consumir algum produto por falta de tempo de ir até um restaurante ou em horários como hora de dormir e de acordar, por exemplo.
Mas, isso não significa que o colaborador pode consumir tudo o que há no frigobar. Aqui o termômetro é e sempre será o bom senso. Então, nada de abusar com os gastos do frigobar e consumir tudo o que tiver oportunidade. Se você está em uma viagem a trabalho e precisa usar o frigobar, faça com consciência.
Empresas focadas em gestão de viagens corporativas possuem soluções para que o funcionário não ultrapasse o limite de gastos estipulado pela empresa, como o app da Kennedy que você pode conhecer melhor aqui.
