Se a sua empresa possui uma equipe externa, o processo de reembolso de despesas certamente é uma atividade que já faz parte da sua rotina. Aliás, você já deve ter certa familiaridade com a prestação de contas de viagem, certo? Porém, para fazer uma gestão eficiente desse tipo de gastos, entender o que é prestação de contas de funcionários e conhecer suas melhores práticas é essencial.
Mesmo em companhias que articulam o reembolso de despesas com freqüência, a prestação de contas ainda é um ponto sensível para muitos gestores. E isso pode se tornar um grande problema, pois quando a gestão apresenta falhas, ela se torna vulnerável e mais suscetível a sofrer com fraudes e irregularidades.
Para evitar que isso aconteça, aqui neste artigo você vai entender como a prestação de contas pode afetar cada setor da empresa e aprender as melhores práticas para otimizar esse processo dentro da sua empresa. Acompanhe!
O que é prestação de contas?
Sempre que você recebe ou empresta determinada quantia a alguém para uma despesa específica, é preciso informar como, quando e para qual finalidade tal dinheiro foi usado. Isso acontece tanto no contexto empresarial como no contexto pessoal e é o que chamamos de prestação de contas.
Ou seja, um balanço financeiro no qual são apresentadas todas as movimentações e transações de âmbito financeiro realizadas durante um determinado período. No qual é comprovado que o dinheiro investido foi, de fato, usado na finalidade correta e dentro das diretrizes pré-estabelecidas.
No caso das viagens corporativas, por exemplo, a prestação de contas de diárias de viagem envolve todos os gastos do funcionário com alimentação, acomodação, deslocamento e outras atividades necessárias para que ele possa exercer o que lhe foi desempenhado. E deve ser feita através da apresentação de um relatório de viagem onde são especificadas e anexadas todas as notas fiscais e comprovante de despesas dos gastos realizados.
A prestação de contas é, então, um importante instrumento de transparência e fundamental para que todos os setores envolvidos na administração possam estar cientes das operações financeiras realizadas na empresa. Por isso, vale a pena dar mais atenção e dedicar um tempo a mais para estruturar o processo de forma a conter e evitar qualquer falha potencial.
Quais as consequências de uma prestação de contas mal feita?
Pensando rapidamente, a prestação de contas é uma ação relacionada apenas com o setor financeiro da empresa, certo?
Na verdade não. E esse pensamento errôneo de muitos gestores pode levar à má administração, causando vulnerabilidade da empresa.
A prestação de gastos com demandas corporativas é uma questão que envolve diversos setores desde o financeiro propriamente dito ao RH e o comercial. E vai muito além de preencher formulários e apresentar notas fiscais.
Prestações incorretas ou incompletas podem atrapalhar o fluxo de atividades do setor financeiro, no qual a contabilidade está atrelada. Assim como prejudicar o orçamento de outros projetos externos, atrapalhando o setor comercial a evoluir em suas metas. Sem contar que o setor jurídico pode ser acionado, dependendo do caso.
Assim, todos os funcionários envolvidos no projeto possuem a responsabilidade e obrigação de prestar contas sobre seus gastos.Uma vez que é esse processo que comprovará o cumprimento, de forma clara e correta, de cada meta, etapa e fase prevista e dentro do prazo estipulado para cada projeto.
Portanto, mais do que uma etapa necessária para o reembolso de gastos, a prestação de contas é vital para a administração adequada e bons resultados da empresa.
Como fazer uma prestação de contas simples e eficiente?
Em primeiro lugar, para fazer uma prestação de conta é essencial ter documentos que comprovem os gastos. Parece uma coisa bem óbvia, mas empresas que adotam viagens corporativas ou visitas constantes a clientes como estratégia de negócio, ainda sofrem com funcionários que perdem notas fiscais e outros que ultrapassam o limite de gasto.
Para evitar essas situações, veja a seguir as melhores práticas de como fazer uma prestação de contas simples:
1. Estruture uma política de despesas corporativas
Esse é o primeiro passo para evitar a desorganização com o reembolso, gastos desenfreados e assim garantir a saúde financeira da empresa.
O conjunto de diretrizes que formam a política de viagens e reembolso de despesas deve ser claro, objetivo e bem estruturado. O intuito é facilitar a compreensão dos funcionários para que sejam cumpridas as regras, evitando problemas no financeiro.
2. Defina prazos para a prestação de contas
Quanto mais tempo for concedido, maiores são os riscos de esquecimento, perda de documento e procrastinação. E esse é um dos principais hábitos responsáveis por gerar grandes dores de cabeça para o setor financeiro na data limite.
Imagine se todos os funcionários da sua empresa resolverem entregar seus relatórios com notinhas anexadas para reembolso no mesmo dia. Imagine a pilha de papéis que você teria que conferir, aprovar ou não, fazer o lançamento no ERP, agendar o pagamento e ainda ter plena atenção para que não deixe passar nenhuma fraude.
Um cenário um tanto caótico, não é mesmo?
Por isso, a melhor dica que podemos te dar aqui é use a tecnologia a seu favor. A prestação de contas de diárias pode ser feita pelossoftwares de gestão de despesas, como o VExpenses, que disponibiliza o recebimento de notas fiscais através de fotografias tiradas pelo próprio celular. Ou seja, o funcionário pode incluir a nota no sistema assim que a transação é realizada, evitando assim um acúmulo de documentos.
Além disso, a integração que o VExpenses faz com o ERP da sua empresa torna esse processo mais automatizado, aumentando sua eficiência e simplicidade.
3. Escolha uma forma de controle
Definir um modelo único de prestação de conta é essencial para que a equipe possa manter o fluxo de trabalho adequado. Se for definido que a prestação de contas deve ser feita via plataforma online, utilizando o VExpenses por exemplo, todos os colaboradores devem seguir o mesmo padrão.
Além disso, é necessário definir um fluxo de aprovação das despesas dos colaboradores. E isso pode variar ou não de acordo com o setor ao qual o funcionário faz parte. Por exemplo: um funcionário do comercial precisa da aprovação do seu gestor direto e da pessoa do financeiro responsável pelos reembolsos para que consiga ser reembolsado.
Dessa forma, você conseguirá evitar lacunas e fraudes dentro do processo. O importante aqui é escolher a forma que mais se encaixa, de forma assertiva e eficaz, ao seu negócio.
4. Incentive as melhores práticas
Cerca de 77% das empresas não possuem qualquer programa que incentive os funcionários a cumprir a política de viagens corporativas. E essa é uma boa estratégia para que a cultura de controle de gastos em viagens seja absorvida e executada por todos.
Para conseguir ter êxito nessa prática, você pode começar mostrando a todos os benefícios que eles obterão em seguir a política de viagens e reembolsos corporativos. E isso pode abranger desde a economia de tempo até mesmo recompensas mais concretas para aqueles que fizerem tudo como manda o documento.
5. Conte com uma ferramenta especializada em prestação de contas financeira
Ter o suporte de uma equipe especializada em gestão de reembolso de viagens corporativas e uma ferramenta de automatização pode garantir mais transparência e eficiência ao processo. Além de impedir que as políticas da empresa sejam infringidas, adicionado imparcialidade ao contexto.
Com o VExpenses os comprovantes podem ser anexados como imagem através do próprio celular. Além disso, com a funcionalidade Intelliscan do app, essas notinhas são lidas e suas informações são preenchidas automaticamente no relatório de despesas. Além da agilidade, o VExpenses torna simples os processos burocráticos da empresa, adicionando transparência e facilidade de controle ao processo de reembolso de despesas de funcionários.
Se você deseja ter uma política de prestação de contas mais segura e eficiente, com garantia de menos dores de cabeça para os gestores, essa é a ferramenta que falta na gestão da sua empresa.
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