Muitos gestores utilizam as viagens corporativas para visitarem clientes, fechar acordos importantes ou resolverem assuntos de negócios. Sendo assim, é muito importante que as empresas que investem nesse tipo de alternativa fiquem atentas às tendências que vão surgindo no mercado, a fim de garantir mais economia e praticidade para todos os envolvidos.
Nesse sentido, o self booking surgiu como uma solução que visa proporcionar uma série de benefícios para as empresas que fazem uso das viagens corporativas como peça importante para o sucesso do negócio. Por esse motivo, é cada vez mais uma peça chave para os gestores que buscam medidas eficientes, econômicas e práticas.
Com grande penetração no mercado Brasileiro, as ferramentas de self booking garantem eficiência na rotina de gestão de viagens das empresas. Então, se você ainda não sabe o que é o self booking, este artigo foi feito especialmente para você! Por meio dele vamos explicar o que é, como funciona e quais são as vantagens dessa ferramenta. Confira!
O que é o self booking?
Self booking é uma expressão em inglês que, em uma tradução simplificada, significa fazer a própria reserva. Basicamente, trata-se de uma ferramenta de gestão de viagens corporativas que tem como características principais a disponibilização de um inventário de opções, fácil operação, integrações com sistemas e políticas de viagens configuradas de acordo com as necessidades de cada empresa. Sendo assim, sua função consiste em otimizar o planejamento, garantir controle e gestão, proporcionando mais autonomia aos usuários reduzindo o tempo gasto com o planejamento da viagem.
Além disso, permite reunir todas as informações em um único lugar, proporcionando mais agilidade e praticidade no acesso dos dados. Por meio disso, o gestor consegue aumentar a produtividade ao mesmo tempo em que otimiza os investimentos com:
- passagens aéreas;
- hoteis;
- mobilidade;
- gestão de despesas
Isso é possível porque a plataforma realiza atividades como:
- pesquisa de inventário;
- solicitar e emissão de reservas;
- geração de relatórios;
- registro de despesas realizadas durante a viagem;
- reúne informações importantes, a fim de tornar a gestão descomplicada;
Parte dessas funções foram definidas para agilizar o processo de planejamento e compra da viagem e facilitar a prestação de contas do colaborador para o gestor. No entanto, para garantir que tudo funcione da forma certa é preciso, primeiramente, respeitar a política de viagem da empresa e, sobretudo, obedecer ao limite dos valores estabelecidos, ok?
Como funciona o self booking?
Para que o self booking seja utilizado, é necessário que o gestor também contrate os serviços de uma agência de viagens especializada nesse tipo de serviço, já que ela será uma das partes responsáveis pela emissão dos bilhetes e compra dos produtos relacionados à viagem, de acordo com a demanda da empresa. De maneira geral, as opções de serviços mais contratadas são:
Lembre-se de que o self booking tem como característica seguir parâmetros configurados, já que na fase de implantação as políticas da empresa é que determinam o que os usuários poderão ou não reservar e comprar. Dessa maneira, os prazos das reservas, limites de valores e tipos de produtos disponíveis seguem estas regras.
Além disso, a plataforma também disponibiliza, em tempo real, relatórios completos para que o gestor possa acompanhar de perto cada etapa realizada. Isso significa que todos os dados são armazenados no sistema de forma automática, permitindo o acesso a qualquer momento e de qualquer lugar.
Essa ação tem como vantagem a delegação de tarefas, permitindo que o colaborador tenha mais tempo para focar no seu serviço durante a viagem. Outra característica bastante importante é a transparência dos dados que ficam disponíveis para todas as partes envolvidas.
Isso evita ações como desvios, desperdícios e queda de produtividade. Aliás, ao escolher as melhores opções disponíveis, a plataforma registra essa conduta. Assim, o gestor toma conhecimento do comportamento do usuário e pode tomar ações relacionadas.
Sendo assim, além do monitoramento, o self booking oferece as seguintes opções:
- pesquisas de passagens;
- cadastro de cartões corporativos;
- históricos e relatórios de atividades e negociações;
- perfis de acesso para gestores e colaboradores;
- personalização de acordo com a política de viagens;
- passagens emitidas, em aberto ou canceladas;
- dados estratégicos para monitoramento;
- personalização visual da plataforma, e-mails e mensagens;
- fluxo de autorização de atividades em trânsito;
- programa de fidelidade;
- trechos e períodos mais econômicos;
- lista de pendências;
- filtros para cada etapa do planejamento e execução do plano de viagem.
Quais são as vantagens do self booking?
Quando o self booking é utilizado, diversas vantagens na gestão de viagens podem ser percebidas. Confira a seguir as principais delas!
Menos burocracia
O planejamento de uma viagem requer bastante tempo, pois antes de reservar as passagens é necessário fazer uma pesquisa de valores e comparar as tarifas. Além disso, existem outras preocupações que influenciam na escolha, como os horários de voos disponíveis, as escalas e as conexões. Logo, para agilizar esse processo, o self booking reúne todas as informações necessárias em um único sistema de forma que o usuário consiga comparar ofertas e avaliar o custo-benefício de cada opção.
Essa mesma proposta de agilidade vale para a contratação de serviços referentes à hospedagem, mobilidade e assim por diante. Afinal, a ideia consiste em reduzir a burocracia para que o usuário tenha diante dele as melhores opções e, assim, possa fazer uma escolha mais consciente que esteja de acordo com o orçamento e com a política de viagem da empresa.
Mais autonomia
Por meio do self booking o usuário ganha mais autonomia para administrar suas reservas da maneira que for mais adequada para a empresa. Sendo assim, a própria equipe pode realizar o planejamento da viagem, de forma que ela mesma se torna responsável por resolver imprevistos ou realizar mudanças quando necessário.
Controle de processos
De acordo com as configurações, o self booking permite que todo o processo seja monitorado, a fim de constatar se segue conforme o planejado. Caso seja percebida uma ação que não estava nos planos, é possível buscar uma solução de forma imediata.
Gestão eficiente
Com a implementação de ferramentas tecnológicas na gestão da empresa, se torna mais fácil identificar falhas e providenciar melhorias de forma mais precisa. Assim, o self booking permite que o usuário não só planeje as viagens corporativas, como também conheça o funcionamento do seu negócio como um todo.
Ou seja, por meio do self booking, o gestor consegue realizar melhorias na política interna, criar um planejamento pessoal mais preciso, visualizar novas alternativas para economizar e alterar a escala de funcionários para os projetos. Nesse caso, fica mais fácil programar as viagens, escolher as datas e montar estratégias para a otimização do trabalho.
Portanto, com base nessas informações, é possível perceber que o self booking é uma ferramenta bastante útil na gestão de viagens corporativas. Por esse motivo, já existem no Brasil empresas como a Argo, que auxilia na obtenção e implantação de sistemas de self booking. Lembre que para obter êxito nas operações é sempre importante contar com o apoio de quem já possui expertise de mercado. Assim você pode garantir os melhores resultados!
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