Ao passo que as viagens corporativas podem somar uma ampla variedade de despesas para o seu negócio, é fundamental elaborar uma política específica para esta questão.

Imediatamente, uma política de viagens corporativas impacta, de forma positiva, no gerenciamento da área financeira, a partir da definição de deveres, direitos, normas e regras dos colaboradores que realizarão os deslocamentos.

Juntamente a isso, os processos para o reembolso devem ser considerados como um dos aspectos centrais, otimizando-os para reduzir os custos da sua empresa. Para tanto, o primeiro passo consiste em compreender, na prática, o que é a política de viagens corporativas e como implementá-la. Boa leitura!

Como conceituar a política de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas pode ser entendida como o documento responsável por definir as diretrizes que guiarão este processo em uma determinada empresa. Nele, devem constar todos os cenários e parâmetros que, de um modo ou outro, envolvem o deslocamento dos funcionários (seja para fora ou dentro do país).

Na política de viagens corporativas é necessário descrever, pormenorizadamente, tudo o que envolver a realização dos deslocamentos a trabalho. Dentre as informações mais relevantes, destacam-se:

• Regras para o reembolso de despesas;
• Limites de gastos;
• Fluxo de aprovação das despesas de viagem;
• Normas para a compra de passagens, o transporte corporativo e a hospedagem, entre outras.

Antecipadamente, é crucial que a sua política seja objetiva e clara. Dessa forma, não pode haver espaço para ambiguidades ou dúvidas. Caso todos os colaboradores que se deslocarão estiverem cientes das normas, será mais fácil incentivá-los a seguirem as diretrizes, reduzindo os riscos de que algum colaborador burle as regras.

Por que definir a sua política de viagens corporativas?

Conseguir reduzir os custos sem comprometer a qualidade dos serviços prestados aos colaboradores é, na prática, um dos maiores anseios de todas as organizações que contam com funcionários viajando constantemente.

Sempre que a política de viagens corporativas de uma empresa é estruturada e implementada corretamente, o processo decisório passa, também, a ser mais assertivo.

Antes de mais nada, isso faz com que os custos possam ser diminuídos sem, para tanto, comprometer a experiência dos colaboradores em viagens. Do mesmo modo, quando orientados por esse documento, são simplificados todos os caminhos percorridos para encontrar a melhor relação entre custo e benefício, independentemente da situação.

Como elaborar uma política eficiente para as suas viagens corporativas?

No momento de elaborar a sua política de viagens corporativas, não se esqueça de priorizar a objetividade e a clareza desse documento. Em contrapartida, ela deve ser completa, de modo a atender às necessidades do negócio e, também, estar em conformidade com as suas particularidades.

Tudo isso deve ser assegurado sem, para tanto, deixar de atender às demandas dos seus colaboradores. Ou seja, além dos aspectos financeiros, é de suma importância considerar as outras áreas de sua empresa ao elaborar uma política de viagens corporativas.

Afinal, isso garante uma maior amplitude nas diretrizes e decisões, ajudando a prever eventuais cenários positivos (e negativos) que possam envolver custos excessivos, dores de cabeça e imprevistos a serem superados tanto pelos gestores quanto pelos viajantes.